Ein internes Meldesystem sollte f\u00fcr den Whistleblower sicher sein, Vertraulichkeit gew\u00e4hrleisten und Ihnen helfen, Meldungen von Whistleblowern sicher und effizient zu verwalten. Lesen Sie unsere 6 Tipps f\u00fcr die Einf\u00fchrung eines Hinweisgebersystems, das alle Anforderungen der EU-Richtlinie zum Whistleblowing erf\u00fcllt. <\/p>\n\n\n\n
In diesem Artikel werden wir einen genaueren Blick darauf werfen: <\/p>\n\n\n\n
Whistleblower erweisen der Gesellschaft und der Organisation selbst einen gro\u00dfen Dienst, indem sie Fehlverhalten sowohl in privaten als auch in \u00f6ffentlichen Einrichtungen melden. Im Report To The Nations (ACFE, 2020)<\/a> wird gesch\u00e4tzt, dass Unternehmen im Durchschnitt etwa 5 % ihrer Einnahmen durch verschiedene Arten von Betrug verlieren. Deshalb m\u00fcssen wir betonen, wie wichtig es ist, eine gesunde Unternehmenskultur zu f\u00f6rdern, in der sich die Mitarbeiter sicher f\u00fchlen und sich nicht scheuen, illegale Aktivit\u00e4ten und anderes schwerwiegendes Fehlverhalten zu melden. <\/p>\n\n\n\n Lesen Sie weiter, um mehr \u00fcber die Einf\u00fchrung eines Hinweisgebersystems zu erfahren, dem die Mitarbeiter vertrauen k\u00f6nnen. <\/p>\n\n\n\n Ein Whistleblower-System umfasst verschiedene Prozesse und Verfahren f\u00fcr die anonyme Meldung von Fehlverhalten \u00fcber den Meldeweg der Organisation. Diese Verfahren k\u00f6nnen intern sein, die Organisation kann sich aber auch f\u00fcr ein Hinweisgebersystem eines externen Anbieters entscheiden. <\/p>\n\n\n\n Ein Whistleblowing-System sollte \u00fcber mehrere verschiedene Meldekan\u00e4le verf\u00fcgen, \u00fcber die ein Whistleblower seine Beschwerde anonym einreichen kann. Dazu k\u00f6nnen eine Telefon-Hotline und eine Website geh\u00f6ren. Die Organisation muss auch eine Whistleblower-Politik und andere ethische Richtlinien f\u00fcr die Nutzung der Meldekan\u00e4le einf\u00fchren. In der Richtlinie sollte dargelegt werden, wie das Meldeverfahren funktioniert, was gegen Vergeltungsma\u00dfnahmen gegen Whistleblower unternommen wird und wie die Informationen f\u00fcr kontinuierliche Verbesserungen genutzt werden. <\/p>\n\n\n\n Die neue EU-Whistleblowing-Richtlinie ist am 17. Dezember 2021 in Kraft getreten. Um die Anforderungen der Richtlinie zu erf\u00fcllen, m\u00fcssen Organisationen mit mehr als 50 Mitarbeitern und Gemeinden mit mehr als 10.000 Einwohnern sichere und effektive Meldewege einrichten. Allerdings haben noch nicht alle EU-Mitgliedstaaten die Richtlinie in nationales Recht umgesetzt. Um den aktuellen Stand der Frist in Ihrem Land zu erfahren, lesen Sie bitte Wo stehen die L\u00e4nder bei der Umsetzung der EU-Whistleblowing-Richtlinie<\/a>? <\/p>\n\n\n\n Wir raten davon ab, bis zur letzten Minute zu warten und empfehlen Organisationen, ihre Whistleblower-L\u00f6sungen so bald wie m\u00f6glich zu \u00fcberpr\u00fcfen. Weitere Informationen \u00fcber die Einhaltung der EU-Hinweisgeberrichtlinie finden Sie hier<\/a>. <\/p>\n\n\n\n Ziel der Einf\u00fchrung eines Hinweisgebersystems ist es, dass sich die Mitarbeiter sicher f\u00fchlen und darauf vertrauen k\u00f6nnen, dass Meldungen ernst genommen und professionell weiterverfolgt werden, ohne dass der Hinweisgeber Vergeltungsma\u00dfnahmen ausgesetzt ist. Das Whistleblower-System muss Teil der strategischen Arbeit der Organisation sein und den Verhaltenskodex erg\u00e4nzen. <\/p>\n\n\n\n Jeder (nicht nur die Mitarbeiter) muss wissen, wie und wo er eine Meldung einreichen kann. Die Einreichung von Hinweismeldungen sollte so einfach wie m\u00f6glich sein, unabh\u00e4ngig davon, welchen Meldeweg Sie w\u00e4hlen. Einige gute Beispiele sind ein Online-Meldesystem mit einer eigenen Website, die mit allen Ger\u00e4ten kompatibel und f\u00fcr jeden erreichbar ist, sowie eine rund um die Uhr erreichbare Telefon-Hotline. <\/p>\n\n\n\n In der EU-Whistleblower-Richtlinie hei\u00dft es, dass die Meldewege sicher und vertraulich sein m\u00fcssen. Das bedeutet, dass nur bestimmte, befugte Personen Zugang zu den Informationen in den Berichten haben und die Anonymit\u00e4t des Hinweisgebers w\u00e4hrend des gesamten Prozesses gew\u00e4hrleistet sein muss. Um die Vertraulichkeit zu wahren, sollte die anonyme Meldung genutzt werden. Dies erm\u00f6glicht eine wechselseitige Kommunikation mit dem anonymen Hinweisgeber. <\/p>\n\n\n\n Eine weitere Anforderung des Whistleblower-Gesetzes ist, dass das System mit der Datenschutzgrundverordnung vereinbar sein muss, wenn es um personenbezogene Daten geht. Dies gilt auch f\u00fcr alle Informationen in der Whistleblower-Meldung. Nach dem Schrems-II-Urteil ist es f\u00fcr europ\u00e4ische Unternehmen nicht mehr m\u00f6glich, das Privacy-Shield-Abkommen mit den Vereinigten Staaten f\u00fcr die \u00dcbermittlung personenbezogener Daten an Dritte zu nutzen. Sie sollten daher darauf achten, einen Anbieter von Hinweisgebersystemen zu w\u00e4hlen, bei dem alle Daten auf Servern innerhalb der EU \/ des EWR gespeichert werden. <\/p>\n\n\n\n Weitere Informationen \u00fcber Datensicherheit und Hosting finden Sie hier<\/a>. <\/p>\n\n\n\n Es ist wichtig, dass das Whistleblowing-System f\u00fcr die Personen, die die Meldungen entgegennehmen und weiterverfolgen, leicht zu handhaben ist. Die EU-Whistleblowing-Richtlinie sieht vor, dass der Hinweisgeber innerhalb von 7 Tagen eine Empfangsbest\u00e4tigung und innerhalb von drei Monaten eine R\u00fcckmeldung \u00fcber den Fall und m\u00f6gliche Ma\u00dfnahmen erh\u00e4lt. <\/p>\n\n\n\n Es ist wichtig, eine unparteiische und unabh\u00e4ngige Person oder Abteilung zu benennen, die Meldungen von Hinweisgebern entgegennimmt, \u00fcberpr\u00fcft und weiterverfolgt. Es darf keine Interessenkonflikte geben (z. B. wenn der Empf\u00e4nger in der Meldung erw\u00e4hnt wird), weshalb m\u00f6glicherweise mehrere Personen f\u00fcr verschiedene Aufgaben benannt werden m\u00fcssen. Die benannte Person oder Abteilung ist auch daf\u00fcr verantwortlich, mit dem Hinweisgeber zu kommunizieren, zus\u00e4tzliche Informationen anzufordern und\/oder R\u00fcckmeldung \u00fcber den Fortgang des Falls zu geben. <\/p>\n\n\n\n F\u00fchren Sie ein unkompliziertes Verfahren ein, bei dem die Meldung des Hinweisgebers innerhalb von 7 Tagen (wir empfehlen maximal 1-2 Tage) best\u00e4tigt wird und innerhalb von drei Monaten eine R\u00fcckmeldung \u00fcber den Fall erfolgt. Um sicherzustellen, dass das System als fair und unparteiisch wahrgenommen wird, sollten Sie konsequent sein. Eine zuverl\u00e4ssige und sichere Option ist die Wahl eines digitalen Whistleblowing-Systems. Es ist auch m\u00f6glich, ein externes Fallmanagement f\u00fcr die Bearbeitung von Whistleblower-Meldungen hinzuzuf\u00fcgen. <\/p>\n\n\n\n Wenn Sie eine Whistleblower-Meldung erhalten, m\u00fcssen Sie zun\u00e4chst entscheiden, wie die Untersuchung fortgef\u00fchrt werden soll. In einem digitalen Hinweisgebersystem ist es einfach, Erinnerungen und Fristen f\u00fcr F\u00e4lle zu erstellen und an die zust\u00e4ndige Abteilung innerhalb der Organisation zu \u00fcbermitteln. Ein automatisierter Prozess erleichtert die Einhaltung der Anforderungen der EU-Richtlinie. <\/p>\n\n\n\n Mehr \u00fcber die Do’s and Don’ts bei der Verwaltung von Whistleblower-Meldungen k\u00f6nnen Sie hier lesen<\/a>. <\/p>\n\n\n\n Die Anforderungen an ein Hinweisgebersystem und seine Meldewege sind je nach Art der Organisation leicht unterschiedlich. In erster Linie ist die Frist f\u00fcr die Einf\u00fchrung eines sicheren Hinweisgebersystems entweder der 17. Dezember 2021 (was bedeutet, dass es \u00fcberf\u00e4llig ist!) oder der 17. Dezember 2023, je nach Anzahl der Mitarbeiter. <\/p>\n\n\n\n Es gibt auch einige Ausnahmen. So k\u00f6nnen sich beispielsweise Gemeinden die Funktion des Whistleblowers untereinander aufteilen. Au\u00dferdem k\u00f6nnen Unternehmen mit weniger als 250 Besch\u00e4ftigten, die Teil einer Unternehmensgruppe sind, bis zu einem gewissen Grad die Ressourcen f\u00fcr die Untersuchung von Whistleblower-Meldungen mit dem Hauptunternehmen teilen. Die Meldewege m\u00fcssen jedoch auf der Ebene der Tochtergesellschaft aktiv und funktionsf\u00e4hig sein und d\u00fcrfen nicht in vollem Umfang mit anderen Unternehmen desselben Konzerns geteilt werden. <\/p>\n\n\n\n1. Was ist ein Hinweisgebersystem? <\/h2>\n\n\n\n
2. Was sind die gesetzlichen Anforderungen? <\/h2>\n\n\n\n
3. Was sind die wesentlichen Merkmale eines Hinweisgebersystems? <\/h2>\n\n\n\n
Das Hinweisgebersystem muss leicht zug\u00e4nglich sein.<\/strong> <\/h4>\n\n\n\n
Das Hinweisgebersystem muss sicher sein.<\/strong> <\/h4>\n\n\n\n
Das Hinweisgebersystem muss der DSGVO entsprechen.<\/strong> <\/h4>\n\n\n\n
Das Hinweisgebersystem muss effizient sein und Fristen einhalten<\/strong> <\/h4>\n\n\n\n
4. Bearbeitung und Untersuchung von eingegangenen Whistleblower-Meldungen <\/h2>\n\n\n\n
5. W\u00e4hlen Sie ein Hinweisgebersystem mit sowohl m\u00fcndlichen als auch schriftlichen Meldewegen <\/h2>\n\n\n\n