{"id":49112,"date":"2023-04-13T10:04:11","date_gmt":"2023-04-13T09:04:11","guid":{"rendered":"https:\/\/www.whistlelink.com\/?post_type=blog&p=49112"},"modified":"2023-04-13T11:25:15","modified_gmt":"2023-04-13T11:25:15","slug":"einige-tipps-zum-umgang-mit-hinweisen-von-whistleblowern","status":"publish","type":"blog","link":"https:\/\/www.whistlelink.com\/de\/blog\/einige-tipps-zum-umgang-mit-hinweisen-von-whistleblowern\/","title":{"rendered":"Einige Tipps zum Umgang mit Hinweisen von Whistleblowern"},"content":{"rendered":"\n

Gastbeitrag von B\u0142a\u017cej W\u0105giel<\/a> – Rechtsanwalt, Gr\u00fcnder von IPSO Legal<\/a> – einem Partner von Whistlelink<\/em><\/p>\n\n\n\n

Damit Ihre Organisation die Ziele der EU-Richtlinie zum Schutz von Hinweisgebern erf\u00fcllen kann, erhalten Sie von uns einige Tipps zum Umgang mit Hinweisen von Whistleblowern. Sie sollten Sie sich bewusst sein, dass neue Verfahren nicht einfach aufgeschrieben und in die Schublade gelegt werden k\u00f6nnen. Das eingef\u00fchrte Whistleblower-Schutzsystem sollte auf der Grundlage der Erfahrungen, die sich aus nachfolgenden Untersuchungen ergeben, aktualisiert und an die Ver\u00e4nderungen im Unternehmen angepasst werden. Nur so k\u00f6nnen Organisationen eine Gesch\u00e4ftst\u00e4tigkeit im Einklang mit CSR (Corporate Social Responsibility) und Speak Up sicherstellen.<\/p>\n\n\n\n

Management des Schutzes von Hinweisgebern<\/h2>\n\n\n\n

Beginnen wir damit, zu definieren, was ein Managementsystem ist. Nach den ISO-Normen ist es: „eine Reihe von miteinander verbundenen oder interagierenden Elementen einer Organisation zur Festlegung von Strategien und Zielen sowie von Verfahren zur Erreichung dieser Ziele“. Im Umgang mit Hinweisen von Whistleblowern kann das Managementsystem sich auf eine einzige Kategorie oder auf mehrere Kategorien beziehen. Das Managementsystem f\u00fcr Hinweisgeber bezieht sich daher auf die zusammenh\u00e4ngenden Elemente der etablierten Politiken und Verfahren, um den Schutz von Hinweisgebern (und insbesondere das Whistleblowing) in einer Organisation wirksam zu behandeln.<\/p>\n\n\n\n

Es wird davon ausgegangen, dass das Whistleblower-System aus vier Phasen besteht:<\/p>\n\n\n\n

    \n
  1. Annahme des Antrags,<\/li>\n\n\n\n
  2. Bewertung des Antrags,<\/li>\n\n\n\n
  3. erl\u00e4uterndes Verfahren,<\/li>\n\n\n\n
  4. Abschluss des Antrags.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n
    <\/div>\n\n\n\n

    Ein auf diese Weise aufgebautes System ist unerl\u00e4sslich, um Vertrauen in die Organisation und ihr Engagement f\u00fcr soziale Verantwortung aufzubauen. Ein solches System zeigt nicht nur das Engagement der Unternehmensleitung, unangemessenen Handlungen vorzubeugen und auf sie zu reagieren, sondern ermutigt auch Hinweisgeber, Verst\u00f6\u00dfe zu melden. Damit tr\u00e4gt es zur Verhinderung von Benachteiligung und Viktimisierung bei und f\u00f6rdert die Schaffung einer Kultur der Transparenz und Verantwortlichkeit.<\/p>\n\n\n\n

    Schritt 1 – Entgegennahme der Meldung<\/h2>\n\n\n\n

    Die Organisation muss sich bewusst sein, dass sie verschiedene Meldewege anbieten sollte. Es ist wichtig zu wissen, dass jeder von uns anders ist und dass manche Menschen laut \u00fcber unangemessenes Verhalten sprechen, ohne Angst zu haben, w\u00e4hrend andere aus Angst vor Vergeltungsma\u00dfnahmen ihre Identit\u00e4t nicht preisgeben wollen.<\/p>\n\n\n\n

    Die Aufgabe der F\u00fchrungskr\u00e4fte besteht darin, eine bequeme Auswahl von Whistleblowing-Kan\u00e4len zu erm\u00f6glichen, die allen Beteiligten eine freie Kommunikation im Rahmen des Meldemanagementsystems erm\u00f6glichen. Damit wird ein angemessenes Ma\u00df an Vertraulichkeit und Anonymit\u00e4t gew\u00e4hrleistet.<\/p>\n\n\n\n

    Vertrauliche Meldung versus anonyme Meldung<\/em><\/h5>\n\n\n\n

    Vertrauliches Melden bedeutet, dass die Person, die die Meldung erh\u00e4lt, die Identit\u00e4t der meldenden Person kennt, diese aber ohne deren Zustimmung an niemanden weitergibt – es sei denn, es besteht eine \u00fcbergeordnete rechtliche Verpflichtung dazu.<\/em><\/p>\n\n\n\n

    Bei einer anonymen Meldung muss der Hinweisgeber seine Identifikationsdaten nicht angeben, wenn er unethisches Verhalten meldet. Daher wei\u00df niemand, nicht einmal die Person, die die Meldung erh\u00e4lt, wer die Unregelm\u00e4\u00dfigkeiten gemeldet hat.<\/em><\/p>\n\n\n\n

    Die von den Organisationen bereitgestellten Meldekan\u00e4le sollten ein einheitliches \u00d6kosystem bilden. Es ist wichtig, dass diese Kan\u00e4le zusammenarbeiten. Diese Verkn\u00fcpfung spiegelt sich in einem wirksamen Whistleblowing-Management-System wider.<\/p>\n\n\n\n

    Die Verpflichtung zur Entgegennahme von Meldungen wird manchmal den Personen innerhalb der Organisation auferlegt. Die Mitarbeiter k\u00f6nnen Unregelm\u00e4\u00dfigkeiten an ihren Vorgesetzten, den Compliance-Spezialisten, die Rechtsabteilung oder eine andere benannte Person melden. Diese L\u00f6sung funktioniert nur dann, wenn die Mitarbeiter volles Vertrauen in diese Personen haben und wissen, dass sie keinen Vergeltungsma\u00dfnahmen ausgesetzt sind. Dies kann per Brief, Telefon, E-Mail und sogar m\u00fcndlich im Rahmen einer „Politik der offenen T\u00fcr“ geschehen.<\/p>\n\n\n\n

    Was aber, wenn die Organisation ihren Mitarbeitern diesen Komfort nicht bieten kann? Dann kann sich die Organisation an eine spezialisierte externe Einrichtung wie IPSO LEGAL wenden, eine Anwaltskanzlei, die ein angemessenes Qualit\u00e4tsniveau bei der Bearbeitung von Meldungen bietet und mit Whistlelink zusammenarbeitet, um einen Whistleblower-Kanal anzubieten, der vollst\u00e4ndig mit der EU-Richtlinie \u00fcbereinstimmt.<\/p>\n\n\n\n

    Whistleblowing-Politik – der Fahrplan f\u00fcr Manager<\/h4>\n\n\n\n

    Unsere Erfahrung zeigt, dass viele Organisationen trotz des Inkrafttretens der Richtlinie immer noch nicht \u00fcber Strategien und Verfahren verf\u00fcgen, die es Managern erm\u00f6glichen, eingegangene Meldungen zu melden. Nat\u00fcrlich warten viele noch auf die Umsetzung in den einzelnen Mitgliedstaaten, aber wir sprechen hier \u00fcber den Ansatz des Unternehmens f\u00fcr die CSR-Politik, f\u00fcr den dieses „Hindernis“ nicht bestehen sollte.<\/p>\n\n\n\n

    Das Ergebnis ist, dass die Berichte zwar stattfinden, aber nirgendwo registriert und katalogisiert werden. Dies kann wiederum dazu f\u00fchren, dass die Berichte nicht untersucht werden oder dass die Statistiken \u00fcber die Anzahl der Berichte (oder vielmehr das Fehlen von Berichten) und ihre Art verzerrt und unbrauchbar sind.<\/p>\n\n\n\n

    Schritt 2 – Bewertung des Antrags<\/h2>\n\n\n\n

    Die zweite Stufe im Umgang mit Hinweisen von Whistleblowern ist die Bewertung der Meldungen.<\/p>\n\n\n\n

    Die Organisation sollte angemessene funktionale und objektive Verfahren einrichten, um eine erste Bewertung der Meldungen zu erm\u00f6glichen. Der Zweck der vorl\u00e4ufigen Bewertung sollte darin bestehen, Folgendes festzustellen<\/p>\n\n\n\n