{"id":49119,"date":"2023-04-13T10:04:11","date_gmt":"2023-04-13T09:04:11","guid":{"rendered":"https:\/\/www.whistlelink.com\/?post_type=blog&#038;p=49119"},"modified":"2023-08-25T07:01:09","modified_gmt":"2023-08-25T07:01:09","slug":"consejos-sobre-como-gestionar-las-denuncias","status":"publish","type":"blog","link":"https:\/\/www.whistlelink.com\/es\/blog\/consejos-sobre-como-gestionar-las-denuncias\/","title":{"rendered":"Consejos sobre c\u00f3mo gestionar las comunicaciones del canal de denuncias"},"content":{"rendered":"\n<p><em>Articulo por B\u0142a\u017cej W\u0105giel &#8211; abogado, fundador de IPSO Legal &#8211; Partner de Whistlelink.<\/em><\/p>\n\n\n\n<p>Para que su organizaci\u00f3n cumpla con los objetivos y metas de la Directiva de la UE sobre la protecci\u00f3n de Informantes, debe saber como aplicar los nuevos procedimientos. El canal de denuncias debe actualizarse en funci\u00f3n de la experiencia resultante de las investigaciones posteriores y adaptarse a los cambios que se produzcan en la empresa. S\u00f3lo de este modo podr\u00e1n las organizaciones garantizar el desarrollo de su actividad empresarial de conformidad con la RSC (Responsabilidad Social Corporativa).<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-gestion-de-la-proteccion-de-los-informantes\">Gesti\u00f3n de la protecci\u00f3n de los informantes<\/h2>\n\n\n\n<p>Empecemos por definir qu\u00e9 es un sistema de informaci\u00f3n. Seg\u00fan las normas ISO es: \u00abun conjunto de elementos interrelacionados o que interact\u00faan, de una organizaci\u00f3n, para establecer pol\u00edticas y objetivos, y procesos para alcanzar estos objetivos\u00bb. El sistema puede referirse a una sola categor\u00eda o a varias. Por lo tanto, el sistema de gesti\u00f3n de comunicaciones se referir\u00e1 a los elementos interrelacionados de las pol\u00edticas y procedimientos establecidos para abordar eficazmente la protecci\u00f3n de los denunciantes (y, m\u00e1s concretamente, la denuncia de irregularidades) en una organizaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n<p>Se supone que el sistema de gesti\u00f3n de los informantes constar\u00e1 de cuatro etapas:<\/p>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\">\n<li>aceptaci\u00f3n de la solicitud<\/li>\n\n\n\n<li>evaluaci\u00f3n de la solicitud<\/li>\n\n\n\n<li>procedimientos explicativos,<\/li>\n\n\n\n<li>finalizaci\u00f3n de la solicitud.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<p><\/p>\n\n\n\n<p>Un sistema construido de este modo es esencial para generar confianza en la organizaci\u00f3n y en su compromiso con la responsabilidad social. Un sistema de este tipo no s\u00f3lo demuestra el compromiso de la direcci\u00f3n con la prevenci\u00f3n y la respuesta a acciones inadecuadas, sino que tambi\u00e9n anima a los denunciantes a informar de las infracciones. Como resultado, contribuye a prevenir el trato desfavorable y la victimizaci\u00f3n, adem\u00e1s de fomentar la creaci\u00f3n de una cultura de transparencia y responsabilidad.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Paso 1 &#8211; Recepci\u00f3n de la comunicaci\u00f3n<\/h2>\n\n\n\n<p>La organizaci\u00f3n debe ser consciente de que debe ofrecer diferentes canales de comunicaci\u00f3n. Es importante saber que cada uno de nosotros es diferente y que algunas personas comunican comportamientos inapropiados sin miedo, mientras que otras no quieren revelar su identidad por temor a represalias.<\/p>\n\n\n\n<p>La tarea de los gerentes es habilitar una selecci\u00f3n conveniente de canales de informaci\u00f3n, lo que ayudar\u00e1 a todas las personas involucradas a comunicarse libremente dentro del sistema de gesti\u00f3n de casos. Esto garantizar\u00e1 un nivel adecuado de confidencialidad y anonimato.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"has-text-align-center\"><em>Comunicaci\u00f3n confidencial vs. comunicaci\u00f3n an\u00f3nim<\/em>a<\/p>\n\n\n\n<p class=\"has-text-align-center\"><em>La comunicaci\u00f3n confidencial significa que la persona que recibe el informe conocer\u00e1 la identidad del denunciante, pero no la revelar\u00e1 a nadie m\u00e1s sin el consentimiento del denunciante, a menos que exista una obligaci\u00f3n legal imperiosa de hacerlo.<\/em><\/p>\n\n\n\n<p class=\"has-text-align-center\"><em>Con la comunicaci\u00f3n an\u00f3nima, el denunciante no tiene que proporcionar sus datos de identificaci\u00f3n cuando denuncia una irregularidad. Por lo tanto, nadie, ni siquiera la persona que recibe la informaci\u00f3n, sabr\u00e1 qui\u00e9n denunci\u00f3 las irregularidades.<\/em><\/p>\n\n\n\n<p>Los canales de denuncia proporcionados por las organizaciones deben formar un solo ecosistema. Es esencial que estos canales trabajen juntos. Esta interconexi\u00f3n se refleja en un sistema eficaz de gesti\u00f3n de denuncias.<\/p>\n\n\n\n<p>La obligaci\u00f3n de recibir denuncias  a veces se impone a las personas dentro de la organizaci\u00f3n. Los empleados pueden informar irregularidades a su supervisor, especialista en cumplimiento, departamento legal u otra persona designada. Esta soluci\u00f3n solo funcionar\u00e1 si los empleados tienen plena confianza en estas personas y saben que no estar\u00e1n expuestos a represalias. Esto se puede hacer por carta, tel\u00e9fono, correo electr\u00f3nico e incluso oralmente con una \u201cpol\u00edtica de puertas abiertas\u201d.<\/p>\n\n\n\n<p>\u00bfQu\u00e9 pasa si la organizaci\u00f3n no proporciona esa comodidad a sus empleados? Luego, la organizaci\u00f3n puede recurrir a una entidad externa especializada, como IPSO LEGAL. Un bufete de abogados que brinda un nivel de calidad adecuado en el manejo de informes y coopera con Whistlelink para ofrecer un canal de denuncias que cumple con la Directiva de la UE.<\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">Pol\u00edtica de denuncia de irregularidades: hoja de ruta del directivo<\/h4>\n\n\n\n<p>Nuestra experiencia muestra que muchas organizaciones, a pesar de la entrada en vigor de la Directiva, a\u00fan no cuentan con pol\u00edticas y procesos que permitan a los gerentes registrar los informes recibidos. Por supuesto, muchos todav\u00eda est\u00e1n esperando su implementaci\u00f3n en los Estados miembros individuales, pero estamos hablando del enfoque de la pol\u00edtica de RSC de la empresa para el cual este \u00abobst\u00e1culo\u00bb no deber\u00eda existir.<\/p>\n\n\n\n<p>Como resultado, aunque los informes se realizan, no est\u00e1n registrados ni catalogados en ninguna parte. Esto a su vez puede dar lugar a que las denuncias no se investiguen o que las estad\u00edsticas sobre el n\u00famero de denuncias (o m\u00e1s bien la falta de ellas) y su tipo sean distorsionadas e in\u00fatiles.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Paso 2 &#8211; Evaluaci\u00f3n de la solicitud<\/h2>\n\n\n\n<p>La segunda etapa del sistema de gesti\u00f3n de denunciantes es la evaluaci\u00f3n de las denuncias.<\/p>\n\n\n\n<p>La organizaci\u00f3n deber\u00eda establecer procedimientos funcionales y objetivos adecuados para permitir una evaluaci\u00f3n inicial de las notificaciones. El prop\u00f3sito de la evaluaci\u00f3n preliminar debe ser determinar:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>el tipo de incumplimiento,<\/li>\n\n\n\n<li>qu\u00e9 tan completa es la informaci\u00f3n,<\/li>\n\n\n\n<li>qu\u00e9 riesgo representa la infracci\u00f3n para la organizaci\u00f3n,<\/li>\n\n\n\n<li>nivel de prioridad para la notificaci\u00f3n,<\/li>\n\n\n\n<li>qu\u00e9 precauciones deben tomarse para prevenir los efectos de las irregularidades denunciadas,<\/li>\n\n\n\n<li>a qui\u00e9n debe asignarse el caso.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p><\/p>\n\n\n\n<p>Pero esto no es todo, despu\u00e9s de la evaluaci\u00f3n inicial, se debe realizar una evaluaci\u00f3n m\u00e1s profunda, para responder preguntas como:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>\u00bfSon cre\u00edbles y verificables las alegaciones del denunciante?<\/li>\n\n\n\n<li>\u00bfLa informaci\u00f3n disponible permite el inicio de una investigaci\u00f3n?<\/li>\n\n\n\n<li>\u00bfSe se\u00f1alan las irregularidades por primera vez o se han informado antes?<\/li>\n\n\n\n<li>\u00bfEs necesario asegurar las pruebas y c\u00f3mo?<\/li>\n\n\n\n<li>\u00bfDebe informarse el asunto a las autoridades pertinentes?<\/li>\n\n\n\n<li>\u00bfExiste el riesgo de que la informaci\u00f3n se filtre a los medios y, en ese caso, afectar\u00e1 la reputaci\u00f3n de la organizaci\u00f3n, la gerencia u otras personas asociadas con ella?<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p><\/p>\n\n\n\n<p>Las respuestas a estas preguntas dar\u00e1n como resultado (seg\u00fan el caso) la adopci\u00f3n de medidas adecuadas, por ejemplo, involucrar a otros departamentos o entidades externas en el caso del denunciante, recopilar m\u00e1s informaci\u00f3n, garantizar la protecci\u00f3n del denunciante contra represalias, remitir el caso a las autoridades correspondientes o utilizar medidas preventivas contra el infractor.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Paso 3 &#8211; Investigaci\u00f3n<\/h2>\n\n\n\n<p>Ahora, la tercera etapa: la investigaci\u00f3n. Sin esto, el sistema de gesti\u00f3n no podr\u00e1 funcionar de manera eficiente, es decir, realizar procedimientos explicativos.<\/p>\n\n\n\n<p>No hay nada peor para una organizaci\u00f3n que promueve una cultura de expresi\u00f3n positiva e implementa los principios de la RSC que una investigaci\u00f3n realizada de manera incorrecta. Las consecuencias pueden da\u00f1ar la reputaci\u00f3n de la empresa y tambi\u00e9n pueden causar da\u00f1os graves a las personas. Por lo tanto, los procedimientos bajo los cuales se lleva a cabo la investigaci\u00f3n deben brindar un enfoque consistente y garantizar siempre la protecci\u00f3n de todas las personas involucradas.<\/p>\n\n\n\n<p>Por otro lado, los procedimientos explicativos de meses de duraci\u00f3n erosionan la confianza en la organizaci\u00f3n y pueden desalentar a los denunciantes, lo que a su vez puede hacer que los denunciantes recurran, por ejemplo, a la divulgaci\u00f3n p\u00fablica.<\/p>\n\n\n\n<p>Por estas razones, la empresa debe asegurarse de que el proceso de investigaci\u00f3n se lleve a cabo de manera eficiente e independiente por un equipo de expertos debidamente calificado. La experiencia demuestra que las organizaciones suelen confiar las investigaciones a los directores o gerentes de los departamentos donde se ha producido la infracci\u00f3n. En la mayor\u00eda de los casos, no tienen experiencia en la realizaci\u00f3n de una investigaci\u00f3n o conocimiento sobre las reglas para llevarla a cabo, lo que significa que la investigaci\u00f3n no cumple con sus objetivos.<\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">\u00bfQu\u00e9 pautas debe seguir la investigaci\u00f3n?<\/h4>\n\n\n\n<p>Al realizar una investigaci\u00f3n despu\u00e9s de una comunicaci\u00f3n de un informante, es importante tener en cuenta lo siguiente:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>determinar su alcance,<\/li>\n\n\n\n<li>planificar todo el proceso,<\/li>\n\n\n\n<li>especificar las personas de contacto,<\/li>\n\n\n\n<li>garantizar la confidencialidad del denunciante,<\/li>\n\n\n\n<li>recopilar informaci\u00f3n y pruebas que permitan resolver el caso,<\/li>\n\n\n\n<li>pruebas de fiar!<\/li>\n\n\n\n<li>emitir un informe.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p><\/p>\n\n\n\n<p>Las personas que realicen la investigaci\u00f3n deben, en particular, recordar que el prop\u00f3sito es establecer qu\u00e9 sucedi\u00f3 y garantizar un examen justo e imparcial del caso tanto para el denunciante como para la persona a la que se refieren las denuncias.<\/p>\n\n\n\n<p>Si no tiene una persona o departamento interno responsable de las investigaciones, considere contratar una empresa externa con experiencia en este campo. Adem\u00e1s, para algunos tipos de violaciones, la unidad interna puede no ser suficiente, pero el caso debe ser gestionado por un equipo multidisciplinario.<\/p>\n\n\n\n<p>\u00a1Recuerda que si compras barato lo pagas caro!<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Paso 4 &#8211; finalizaci\u00f3n de la investigaci\u00f3n<\/h2>\n\n\n\n<p>El \u00faltimo paso en un sistema eficaz de gesti\u00f3n de protecci\u00f3n de denunciantes es cerrar el caso. Extremadamente importante en esta etapa: la conclusi\u00f3n de la investigaci\u00f3n debe tener lugar lo antes posible.<\/p>\n\n\n\n<p>Es f\u00e1cil de decir pero m\u00e1s dif\u00edcil de lograr. Entonces, \u00bfcu\u00e1ndo se puede cerrar el caso?<\/p>\n\n\n\n<p>La diligencia aclaratoria deber\u00e1 concluir cuando se hayan confirmado o refutado las alegaciones o afirmaciones de la comunicaci\u00f3n enviada por el denunciante. Los hallazgos del equipo de investigaci\u00f3n no deben ser ambiguos y no deben plantear la necesidad de acciones adicionales. <\/p>\n\n\n\n<p>Despu\u00e9s de completar el procedimiento, el equipo debe crear un informe para la direcci\u00f3n de la organizaci\u00f3n, que puede incluir elementos como:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>un resumen de las acciones realizadas,<\/li>\n\n\n\n<li>conclusiones resultantes de las acciones realizadas,<\/li>\n\n\n\n<li>recomendaciones para acciones adicionales (por ejemplo, cambios en los procedimientos que se encontraron defectuosos, sanciones contra las personas afectadas por el informe u otras acciones correctivas propuestas),<\/li>\n\n\n\n<li>proporcionar feedback al denunciante.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p><\/p>\n\n\n\n<p>Una organizaci\u00f3n nunca puede dar por sentado que incluso la mejor investigaci\u00f3n significa evitar las denuncias externas o la divulgaci\u00f3n p\u00fablica. No obstante, si se ejecuta bien, permitir\u00e1 identificar y abordar los problemas de la organizaci\u00f3n antes de que se salgan de control.<\/p>\n\n\n\n<p>Sin embargo, incluso si el resultado de los procedimientos no es satisfactorio para el denunciante y, por lo tanto, puede ser motivo de divulgaci\u00f3n p\u00fablica, vale la pena realizar una investigaci\u00f3n bien documentada. Una investigaci\u00f3n exhaustiva, junto con las acciones apropiadas tomadas dentro de la organizaci\u00f3n, colocar\u00e1 a la organizaci\u00f3n bajo una mejor luz y minimizar\u00e1 la responsabilidad de la direcci\u00f3n. <\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Acerca de IPSO Legal<\/h2>\n\n\n\n<p>La protecci\u00f3n de los denunciantes es una de las especializaciones de IPSO Legal. La oferta de servicios de nuestro despacho de abogados incluye, entre otros, servicios integrales en materia de denuncias. Esto incluye la identificaci\u00f3n de amenazas y \u00e1reas que requieren atenci\u00f3n especial en t\u00e9rminos de cumplimiento, la creaci\u00f3n de procedimientos efectivos para las denuncias de irregularidades, la verificaci\u00f3n de notificaciones y la realizaci\u00f3n de diligencias aclaratorias.<\/p>\n\n\n\n<p>Adem\u00e1s, IPSO Legal ofrece el servicio de actuar como entidad externa encargada de recibir y tramitar las notificaciones en nombre de nuestros clientes.<\/p>\n\n\n\n<p>Hay m\u00e1s informaci\u00f3n disponible en nuestra web dedicada: <a href=\"http:\/\/www.ochronasygnalistow.info\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">www.ochronasygnalistow.info<\/a><\/p>\n\n\n\n<p>Sobre el Autor<\/p>\n\n\n\n<p>B\u0142a\u017cej W\u0105giel &#8211; abogado, fundador de IPSO Legal, especializado en asuntos corporativos, cumplimiento y derecho m\u00e9dico y farmac\u00e9utico.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-\"><\/h2>\n\n\n\n<p>Quieres saber m\u00e1s sobre nuestro canal de denuncias ? Lee m\u00e1s acerca de la Directiva Whistleblowing <a href=\"https:\/\/www.whistlelink.com\/es\/la-directiva-sobre-denuncia-de-irregularidades-de-la-ue\/\">aqu\u00ed<\/a> y en <a href=\"https:\/\/eur-lex.europa.eu\/legal-content\/EN\/TXT\/?qid=1579618900833&amp;uri=CELEX:32019L1937\">EUR-Lex<\/a>.<\/p>\n\n\n\n<p>Buscas un canal \u00e9tico seguro? Lee m\u00e1s<a href=\"https:\/\/www.whistlelink.com\/es\/producto\/\"> aqu\u00ed<\/a>.<\/p>\n\n\n\n<p>Quieres sabe m\u00e1s sobre un canal de denuncias seguro para tu organizaci\u00f3n?<\/p>\n\n\n\n<p><a href=\"https:\/\/www.whistlelink.com\/es\/contacto\/\">Contacta con nosotros<\/a> o <a href=\"https:\/\/www.whistlelink.com\/es\/solicita-un-demo\/\">pide una Demo gratis<\/a>!<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Articulo por B\u0142a\u017cej W\u0105giel &#8211; abogado, fundador de IPSO Legal &#8211; Partner de Whistlelink. 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