{"id":49114,"date":"2023-04-13T10:04:11","date_gmt":"2023-04-13T09:04:11","guid":{"rendered":"https:\/\/www.whistlelink.com\/?post_type=blog&p=49114"},"modified":"2023-07-31T11:56:30","modified_gmt":"2023-07-31T11:56:30","slug":"alcuni-consigli-su-come-gestire-le-segnalazioni","status":"publish","type":"blog","link":"https:\/\/www.whistlelink.com\/it\/blog\/alcuni-consigli-su-come-gestire-le-segnalazioni\/","title":{"rendered":"Alcuni consigli su come gestire le segnalazioni"},"content":{"rendered":"\n

Articolo di B\u0142a\u017cej W\u0105giel<\/a> – avvocato, fondatore di IPSO Legal<\/a> – partner di Whistlelink<\/em><\/p>\n\n\n\n

Affinch\u00e9 la vostra organizzazione possa raggiungere gli obiettivi<\/a> e le finalit\u00e0 della direttiva europea sul whistleblowing, dovete essere consapevoli che le nuove procedure non possono essere scritte e messe da parte. Il sistema di protezione del segnalante<\/a> implementato deve essere aggiornato sulla base dell’esperienza derivante dalle indagini successive e adattato ai cambiamenti che avvengono in azienda. Solo in questo modo le organizzazioni potranno gestire le segnalazioni in conformit\u00e0 alla CSR (Responsabilit\u00e0 sociale d’impresa) e a Speak Up.<\/p>\n\n\n\n

Gestire le segnalazioni e la protezione dei segnalanti<\/h2>\n\n\n\n

Iniziamo col definire cosa sia un sistema di gestione. Secondo gli standard ISO<\/a> si tratta di: “un insieme di elementi interconnessi o interagenti di un’organizzazione per stabilire politiche e obiettivi, e processi per raggiungere tali obiettivi”. Il sistema di gestione<\/a> pu\u00f2 riferirsi a una singola categoria o a pi\u00f9 categorie. Il sistema di gestione dei whistleblower si riferisce quindi agli elementi interrelati delle politiche e delle procedure stabilite per affrontare efficacemente la protezione dei whistleblower (e pi\u00f9 specificamente il whistleblowing) in un’organizzazione.<\/p>\n\n\n\n

Si presume che il sistema di gestione dei whistleblower consista di quattro fasi:<\/p>\n\n\n\n

    \n
  1. accettazione della domanda<\/li>\n\n\n\n
  2. valutazione della domanda<\/li>\n\n\n\n
  3. procedimento esplicativo<\/li>\n\n\n\n
  4. completamento della domanda<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n
    <\/div>\n\n\n\n

    Un sistema costruito in questo modo \u00e8 essenziale per creare fiducia nell’organizzazione e nel suo impegno verso la responsabilit\u00e0 sociale. Un sistema di questo tipo non solo dimostra l’impegno della direzione a prevenire e rispondere alle azioni inappropriate, ma incoraggia anche gli informatori a segnalare le violazioni. Di conseguenza, contribuisce a prevenire trattamenti sfavorevoli e vittimizzazioni, oltre a favorire la creazione di una cultura della trasparenza e della responsabilit\u00e0.<\/p>\n\n\n\n

    Fase 1 – Ricezione della dichiarazione<\/h2>\n\n\n\n

    L’organizzazione deve essere consapevole di dover offrire diversi canali di segnalazione. \u00c8 importante sapere che ognuno di noi \u00e8 diverso e che alcune persone parlano ad alta voce di comportamenti inappropriati senza timore, mentre altre non vogliono rivelare la propria identit\u00e0 per paura di ritorsioni.<\/p>\n\n\n\n

    Il compito dei dirigenti \u00e8 quello di consentire una selezione appropriata dei canali di segnalazione, che aiutino tutte le persone coinvolte a comunicare liberamente all’interno del sistema per gestire le segnalazioni. Ci\u00f2 garantir\u00e0 un livello adeguato di riservatezza e anonimato.<\/p>\n\n\n\n

    Segnalazione confidenziale e segnalazione anonima<\/em><\/h5>\n\n\n\n

    Segnalazione confidenziale significa che la persona che riceve la segnalazione conoscer\u00e0 l’identit\u00e0 del segnalante, ma non la riveler\u00e0 a nessun altro senza il suo consenso, a meno che non vi sia un obbligo legale prevalente in tal senso.<\/em><\/p>\n\n\n\n

    Con la segnalazione anonima, il whistleblower non deve fornire i propri dati identificativi quando segnala una condotta non etica. Pertanto, nessuno, nemmeno la persona che riceve la segnalazione, sapr\u00e0 chi ha segnalato le irregolarit\u00e0.<\/em><\/p>\n\n\n\n

    I canali di segnalazione messi a disposizione dalle organizzazioni dovrebbero formare un unico ecosistema. \u00c8 essenziale che questi canali lavorino insieme. Questa interconnessione si riflette in un efficace sistema per gestire le segnalazioni.<\/p>\n\n\n\n

    L’obbligo di ricevere segnalazioni \u00e8 talvolta imposto alle persone all’interno dell’organizzazione. I dipendenti possono segnalare le irregolarit\u00e0 al proprio supervisore, allo specialista della compliance, all’ufficio legale o ad altra persona designata. Questa soluzione funziona solo se i dipendenti hanno piena fiducia in queste persone e sanno che non saranno esposti a ritorsioni. Questo pu\u00f2 essere fatto per lettera, telefono, e-mail e anche oralmente con una “politica della porta aperta”.<\/p>\n\n\n\n

    E se l’organizzazione non riesce a fornire questo tipo di conforto ai propri dipendenti? In tal caso, l’organizzazione pu\u00f2 rivolgersi a un ente esterno specializzato, come IPSO LEGAL<\/a>. Uno studio legale che fornisce un livello di qualit\u00e0 adeguato nel gestire le segnalazioni e collabora con Whistlelink per offrire un canale di segnalazione pienamente conforme alla direttiva UE.<\/p>\n\n\n\n

    Politica di whistleblowing – tabella di marcia per i manager<\/h4>\n\n\n\n

    La nostra esperienza dimostra che molte organizzazioni, nonostante l’entrata in vigore della direttiva, non dispongono ancora di politiche e processi che consentano ai dirigenti di registrare le segnalazioni ricevute. Certo, molti stanno ancora aspettando la sua attuazione nei singoli Stati membri, ma stiamo parlando dell’approccio aziendale alla politica di CSR per il quale questo “ostacolo” non dovrebbe esistere.<\/p>\n\n\n\n

    Di conseguenza, anche se le relazioni vengono effettuate, non sono registrate e catalogate da nessuna parte. Questo pu\u00f2 a sua volta portare a non indagare sulle relazioni o a distorcere e rendere inutili le statistiche sul numero di relazioni (o piuttosto sulla loro mancanza) e sulla loro tipologia.<\/p>\n\n\n\n

    Fase 2 – Valutazione della domanda<\/h2>\n\n\n\n

    La seconda fase del sistema di gestione dei whistleblower \u00e8 la valutazione delle segnalazioni.<\/p>\n\n\n\n

    L’organizzazione dovrebbe stabilire adeguate procedure funzionali e oggettive per consentire una valutazione iniziale delle segnalazioni. Lo scopo della valutazione preliminare dovrebbe essere quello di determinare:<\/p>\n\n\n\n