Po wej\u015bciu w \u017cycie unijnej dyrektywy w sprawie whistleblowingu 17 grudnia 2021 r. organizacje w Europie musz\u0105 wdro\u017cy\u0107 kana\u0142y whistleblowingowe. Ale jak zdecydowa\u0107, kt\u00f3re rozwi\u0105zanie jest najlepsze dla Twojej organizacji? Oto kilka wa\u017cnych rzeczy, o kt\u00f3rych nale\u017cy pami\u0119ta\u0107 przy wyborze systemu zewn\u0119trznego dla swojego kana\u0142u informowania o nieprawid\u0142owo\u015bciach. <\/p>\n\n\n\n
Dyrektywa nie okre\u015bla \u017cadnych wymaga\u0144 dotycz\u0105cych dok\u0142adnego zaprojektowania kana\u0142u zg\u0142aszania nieprawid\u0142owo\u015bci w organizacji, z wyj\u0105tkiem tego, \u017ce rozwi\u0105zania wewn\u0119trzne musz\u0105 umo\u017cliwia\u0107 zg\u0142aszanie na pi\u015bmie i\/lub ustnie. Mo\u017cna r\u00f3wnie\u017c poprosi\u0107 o spotkanie fizyczne, je\u015bli dana osoba sobie tego \u017cyczy. <\/p>\n\n\n\n
Prawo okre\u015bla r\u00f3wnie\u017c, \u017ce organizacja musi potwierdzi\u0107 otrzymanie zg\u0142oszenia w ci\u0105gu siedmiu dni i przekaza\u0107 informacj\u0119 zwrotn\u0105 sygnali\u015bcie w ci\u0105gu trzech miesi\u0119cy. Organizacja musi r\u00f3wnie\u017c wyznaczy\u0107 osob\u0119 lub dzia\u0142 odpowiedzialny za kana\u0142y, a raporty musz\u0105 by\u0107 zapisywane w odpowiedni spos\u00f3b. Zasady i procedury dotycz\u0105ce informowania o nieprawid\u0142owo\u015bciach nale\u017cy r\u00f3wnie\u017c dokumentowa\u0107 na pi\u015bmie. <\/p>\n\n\n\n
Zgodnie z prawem kana\u0142y musz\u0105: <\/p>\n\n\n\n
Organizacja mo\u017ce zdecydowa\u0107 si\u0119 na zbudowanie w\u0142asnych kana\u0142\u00f3w i proces\u00f3w raportowania. Ale po co niepotrzebnie blokowa\u0107 zasoby, skoro s\u0105 to gotowe systemy sygnalizowania<\/a> nieprawid\u0142owo\u015bci na rynku? <\/p>\n\n\n\n Wiele organizacji decyduje si\u0119 na korzystanie z zewn\u0119trznego systemu strony trzeciej jako kana\u0142u whistleblowingowego. S\u0105 to rozwi\u0105zania SaaS zbudowane do tego celu i gotowe do natychmiastowego u\u017cycia.\u00a0<\/p>\n\n\n\n Nie ma gwarancji, \u017ce wszystkie systemy spe\u0142niaj\u0105 wymagania dyrektywy UE w sprawie whistleblowingu lub lokalnych przepis\u00f3w dotycz\u0105cych ochrony sygnalist\u00f3w. <\/p>\n\n\n\n Wiele zewn\u0119trznych system\u00f3w dost\u0119pnych na rynku mo\u017ce wydawa\u0107 si\u0119 funkcjonalnych i zgodnych, na podstawie tego, co m\u00f3wi na swojej stronie internetowej lub w wersji demonstracyjnej. Ale nadal musisz si\u0119 upewni\u0107, \u017ce faktycznie pomaga to Twojej organizacji w przestrzeganiu przepis\u00f3w. R\u00f3wnie wa\u017cne jest upewnienie si\u0119, \u017ce wybrany system jest zar\u00f3wno przyjazny dla u\u017cytkownika, jak i \u0142atwy we wdro\u017ceniu i utrzymaniu. <\/p>\n\n\n\n Zastan\u00f3w si\u0119, jaki jest Tw\u00f3j g\u0142\u00f3wny cel zwi\u0105zany z systemem informowania o nieprawid\u0142owo\u015bciach. Je\u015bli chcesz zach\u0119ci\u0107 pracownik\u00f3w do zg\u0142aszania nadu\u017cy\u0107 i stworzy\u0107 do tego bezpieczne \u015brodowisko, powiniene\u015b nada\u0107 priorytet systemowi, kt\u00f3ry oferuje szereg funkcji, a tak\u017ce anonimow\u0105 lub poufn\u0105 dwustronn\u0105 komunikacj\u0119 z sygnalist\u0105. Powinno to by\u0107 r\u00f3wnie\u017c rozwi\u0105zanie, kt\u00f3re mo\u017cesz dostosowa\u0107 do swojej organizacji, aby by\u0142o natychmiast rozpoznawalne dla pracownik\u00f3w. <\/p>\n\n\n\n Zastan\u00f3w si\u0119 r\u00f3wnie\u017c, jak przyjazny i intuicyjny jest interfejs u\u017cytkownika oraz czy system dzia\u0142a na r\u00f3\u017cnych typach urz\u0105dze\u0144, takich jak komputer PC i telefon kom\u00f3rkowy. Czy dostawca systemu pomaga r\u00f3wnie\u017c w przewodnikach u\u017cytkownika i pomocy technicznej? <\/p>\n\n\n\n Dane osobowe s\u0105 bezpieczne tylko wtedy, gdy system jest bezpieczny. Sprawd\u017a, jakie \u015brodki podejmuje si\u0119, aby chroni\u0107 Twoj\u0105 organizacj\u0119 przed zagro\u017ceniami. Na przyk\u0142ad szyfrowanie danych, weryfikacja wielosk\u0142adnikowa, kontrola dost\u0119pu i dzia\u0142a\u0144 oraz ochrona przed atakami zewn\u0119trznymi. Pomy\u015bl o tym tak\u017ce z perspektywy sygnalisty \u2013 czy rozwi\u0105zania informowania o nieprawid\u0142owo\u015bciach wydaj\u0105 si\u0119 bezpieczne i wiarygodne?\u00a0<\/p>\n\n\n\n Dyrektywa UE wymaga przestrzegania GDPR, kt\u00f3re obejmuje przetwarzanie danych osobowych i danych w kanale informowania o nieprawid\u0142owo\u015bciach. Sprawd\u017a, gdzie wybrany przez Ciebie system przechowuje poufne materia\u0142y i jakie \u015brodki bezpiecze\u0144stwa stosuje. Zgodnie z orzeczeniem Schrems II<\/a> firmy przetwarzaj\u0105ce dane osobowe obywateli Europy nie mog\u0105 ju\u017c korzysta\u0107 z umowy Tarcza Prywatno\u015bci UE-USA w celu przekazywania danych osobowych. Wybieraj\u0105c system przechowuj\u0105cy daty w Europie (obszar UE\/EOG), unikniesz tego zmartwienia.\u00a0<\/p>\n\n\n\n Wewn\u0119trzne procesy system\u00f3w zazwyczaj r\u00f3\u017cni\u0105 si\u0119, je\u015bli chodzi o spos\u00f3b zbierania i obs\u0142ugi zg\u0142osze\u0144, czy te\u017c przekazywania spraw do wyznaczonej osoby w organizacji. Sprawd\u017a, jak wygl\u0105da modu\u0142 zarz\u0105dzania sprawami w preferowanym przez Ciebie systemie zg\u0142aszania nieprawid\u0142owo\u015bci. Sprawd\u017a, czy jest mo\u017cliwe zapewnienie ograniczonego dost\u0119pu do okre\u015blonych r\u00f3l dla poszczeg\u00f3lnych spraw. Niekt\u00f3re systemy mog\u0105 oferowa\u0107 wi\u0119ksz\u0105 elastyczno\u015b\u0107 i niestandardowe procesy dla Twojej organizacji. <\/p>\n\n\n\n R\u00f3\u017cne systemy wykorzystuj\u0105 r\u00f3\u017cne rozwi\u0105zania techniczne do procesu raportowania i oprogramowania obs\u0142uguj\u0105cego sprawy. Sprawd\u017a, czy system oferuje funkcje, kt\u00f3re s\u0105 dla Ciebie wa\u017cne, oraz czy jest przyjazny dla u\u017cytkownika i jest bezpieczny. Zastan\u00f3w si\u0119, czy istniej\u0105 wbudowane funkcje bezpiecznej, poufnej dwukierunkowej komunikacji mi\u0119dzy odbiorc\u0105 zg\u0142oszenia a sygnalist\u0105. <\/p>\n\n\n\n Cz\u0119sto mo\u017cesz uzyska\u0107 lepszy og\u00f3lny obraz systemu, prosz\u0105c o demo<\/a>. <\/p>\n\n\n\n Niekt\u00f3rzy dostawcy rozwi\u0105za\u0144 oferuj\u0105 inne us\u0142ugi opr\u00f3cz samego systemu zg\u0142aszania nieprawid\u0142owo\u015bci. Na przyk\u0142ad dostawca mo\u017ce oferowa\u0107 zewn\u0119trzn\u0105 us\u0142ug\u0119 Intake Management<\/a> lub doradztwo w zakresie obs\u0142ugi poszczeg\u00f3lnych spraw. <\/p>\n\n\n\n Cz\u0119sto bardziej op\u0142acalne jest rozwa\u017cenie bardziej kompleksowego rozwi\u0105zania, kt\u00f3re b\u0119dzie dobre na d\u0142u\u017csz\u0105 met\u0119. Jest to szczeg\u00f3lnie wa\u017cne, je\u015bli Tw\u00f3j kana\u0142 whistleblowingowy jest pierwszym krokiem do opracowania bardziej kompleksowego programu zarz\u0105dzania ryzykiem i zgodno\u015bci\u0105.\u00a0<\/p>\n\n\n\nCo zatem nale\u017cy wzi\u0105\u0107 pod uwag\u0119 przed wyborem systemu? <\/h3>\n\n\n\n
Jak \u0142atwo z\u0142o\u017cy\u0107 raport? <\/h3>\n\n\n\n
RODO i bezpiecze\u0144stwo danych <\/h3>\n\n\n\n
Zarz\u0105dzanie raportami <\/h3>\n\n\n\n
Zewn\u0119trzna us\u0142uga sygnalisty: Rozwi\u0105zania techniczne <\/h3>\n\n\n\n
Inne us\u0142ugi <\/h3>\n\n\n\n
Wybierz odpowiednie zewn\u0119trzne rozwi\u0105zania w zakresie informowania o nieprawid\u0142owo\u015bciach <\/h3>\n\n\n\n