{"id":49121,"date":"2023-04-13T10:04:11","date_gmt":"2023-04-13T09:04:11","guid":{"rendered":"https:\/\/www.whistlelink.com\/?post_type=blog&p=49121"},"modified":"2023-04-13T10:08:43","modified_gmt":"2023-04-13T10:08:43","slug":"kilka-wskazowek-jak-zarzadzac-zgloszeniami-sygnalistow","status":"publish","type":"blog","link":"https:\/\/www.whistlelink.com\/pl\/blog\/kilka-wskazowek-jak-zarzadzac-zgloszeniami-sygnalistow\/","title":{"rendered":"Kilka wskaz\u00f3wek, jak zarz\u0105dza\u0107 zg\u0142oszeniami sygnalist\u00f3w\u00a0"},"content":{"rendered":"\n

Wpis go\u015bcinny mec. B\u0142a\u017ceja W\u0105giel <\/a>– radcy prawnego, za\u0142o\u017cyciela kancelarii prawnej IPSO Legal<\/a> \u2013 partnera Whistlelink\u00a0<\/em><\/p>\n\n\n\n

Aby Twoja organizacja spe\u0142nia\u0142a cele i zadania unijnej dyrektywy o ochronie sygnalist\u00f3w, powiniene\u015b mie\u0107 \u015bwiadomo\u015b\u0107, \u017ce nowych procedur nie da si\u0119 spisa\u0107 i od\u0142o\u017cy\u0107 na p\u00f3\u0142k\u0119. Wdro\u017cony system ochrony sygnalist\u00f3w<\/a> powinien by\u0107 aktualizowany na podstawie do\u015bwiadcze\u0144 wynikaj\u0105cych z kolejnych post\u0119powa\u0144 wyja\u015bniaj\u0105cych i dostosowywany do zmian zachodz\u0105cych w firmie. Tylko w ten spos\u00f3b organizacje b\u0119d\u0105 w stanie zapewni\u0107 prowadzenie biznesu zgodnie z CSR (Corporate Social Responsibility) i Speak Up. <\/p>\n\n\n\n

Zarz\u0105dzanie ochron\u0105 sygnalist\u00f3w <\/h2>\n\n\n\n

Zacznijmy od zdefiniowania czym jest system zarz\u0105dzania. Zgodnie z normami ISO jest to: \u201ezbi\u00f3r wzajemnie powi\u0105zanych lub oddzia\u0142uj\u0105cych na siebie element\u00f3w organizacji w celu ustanowienia polityk i cel\u00f3w oraz proces\u00f3w prowadz\u0105cych do osi\u0105gni\u0119cia tych cel\u00f3w\u201d. System zarz\u0105dzania mo\u017ce odnosi\u0107 si\u0119 do jednej kategorii lub do kilku kategorii. System zarz\u0105dzania zg\u0142oszeniami sygnalist\u00f3w b\u0119dzie zatem odnosi\u0142 si\u0119 do powi\u0105zanych ze sob\u0105 element\u00f3w ustalonych polityk i procedur, aby skutecznie zaj\u0105\u0107 si\u0119 ochron\u0105 sygnalist\u00f3w (a dok\u0142adniej whistleblowingu) w organizacji. <\/p>\n\n\n\n

Zak\u0142ada si\u0119, \u017ce system informowania o nieprawid\u0142owo\u015bciach b\u0119dzie sk\u0142ada\u0142 si\u0119 z czterech etap\u00f3w: <\/p>\n\n\n\n

    \n
  1. przyj\u0119cie zg\u0142oszenia, <\/li>\n\n\n\n
  2. ocena zg\u0142oszenia, <\/li>\n\n\n\n
  3. post\u0119powanie wyja\u015bniaj\u0105ce, <\/li>\n\n\n\n
  4. zako\u0144czenie zg\u0142oszenia. <\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n
    <\/div>\n\n\n\n

    Tak skonstruowany system jest niezb\u0119dny do budowania zaufania do organizacji i jej zaanga\u017cowania w odpowiedzialno\u015b\u0107 spo\u0142eczn\u0105. Taki system nie tylko pokazuje zaanga\u017cowanie kierownictwa w zapobieganie niew\u0142a\u015bciwym dzia\u0142aniom i reagowanie na nie, ale tak\u017ce zach\u0119ca sygnalist\u00f3w do zg\u0142aszania narusze\u0144. W efekcie przyczynia si\u0119 do przeciwdzia\u0142ania niekorzystnemu traktowaniu i wiktymizacji oraz zach\u0119ca do tworzenia kultury przejrzysto\u015bci i odpowiedzialno\u015bci. <\/p>\n\n\n\n

    Krok 1 \u2013 Przyj\u0119cie zg\u0142oszenia <\/h2>\n\n\n\n

    Organizacja musi mie\u0107 \u015bwiadomo\u015b\u0107, \u017ce powinna oferowa\u0107 r\u00f3\u017cne kana\u0142y zg\u0142aszania nieprawid\u0142owo\u015bci. Warto wiedzie\u0107, \u017ce ka\u017cdy z nas jest inny i \u017ce jedni m\u00f3wi\u0105 g\u0142o\u015bno o niew\u0142a\u015bciwym zachowaniu bez strachu, a inni nie chc\u0105 ujawnia\u0107 swojej to\u017csamo\u015bci w obawie przed odwetem. <\/p>\n\n\n\n

    Zadaniem zarz\u0105dzaj\u0105cych jest umo\u017cliwienie dogodnego wyboru kana\u0142\u00f3w zg\u0142aszania nieprawid\u0142owo\u015bci, co pozwoli wszystkim zaanga\u017cowanym osobom na swobodn\u0105 komunikacj\u0119 w ramach systemu zarz\u0105dzania zg\u0142oszeniami. Zapewni to odpowiedni poziom poufno\u015bci i anonimowo\u015bci. <\/p>\n\n\n\n

    Raportowanie poufne a raportowanie anonimowe<\/a> <\/em><\/h4>\n\n\n\n

    Zg\u0142oszenie poufne oznacza, \u017ce osoba otrzymuj\u0105ca zg\u0142oszenie b\u0119dzie zna\u0142a to\u017csamo\u015b\u0107 osoby zg\u0142aszaj\u0105cej, ale nie ujawni jej nikomu innemu bez zgody osoby zg\u0142aszaj\u0105cej – chyba \u017ce istnieje ku temu nadrz\u0119dny obowi\u0105zek prawny. <\/em><\/p>\n\n\n\n

    Dzi\u0119ki zg\u0142oszeniu anonimowemu sygnalista nie musi podawa\u0107 swoich danych identyfikacyjnych przy zg\u0142aszaniu nieetycznego zachowania. Dlatego nikt, nawet osoba otrzymuj\u0105ca zg\u0142oszenie, nie b\u0119dzie wiedzia\u0142a, kto zg\u0142osi\u0142 nieprawid\u0142owo\u015bci. <\/em><\/p>\n\n\n\n

    Kana\u0142y raportowania zapewniane przez organizacje powinny tworzy\u0107 jeden ekosystem. Istotne jest, aby te kana\u0142y wsp\u00f3\u0142dzia\u0142a\u0142y ze sob\u0105. Takie wzajemne powi\u0105zanie znajduje wyraz w efektywnym systemie zarz\u0105dzania whistleblowingiem. <\/p>\n\n\n\n

    Obowi\u0105zek odbierania zg\u0142osze\u0144 niekiedy jest nak\u0142adany na osoby wewn\u0105trz organizacji. Pracownicy maj\u0105 w\u00f3wczas mo\u017cliwo\u015b\u0107 zg\u0142aszania nieprawid\u0142owo\u015bci do prze\u0142o\u017conego, specjalisty od compilance, dzia\u0142u prawnego czy innej wyznaczonej do tego osoby. Takie rozwi\u0105zanie sprawdzi si\u0119 tylko wtedy, gdy pracownicy maj\u0105 pe\u0142ne zaufanie do tych os\u00f3b i wiedz\u0105, \u017ce nie b\u0119d\u0105 nara\u017ceni na dzia\u0142ania odwetowe. Mo\u017cna to zrobi\u0107 listownie, telefonicznie, e-mailem, a nawet ustnie w ramach \u201epolityki otwartych drzwi\u201d. <\/p>\n\n\n\n

    Co je\u015bli organizacja nie zapewni takiego komfortu swoim pracownikom? Wtedy organizacja mo\u017ce zwr\u00f3ci\u0107 si\u0119 do wyspecjalizowanego podmiotu zewn\u0119trznego, jakim jest IPSO LEGAL, kancelarii kt\u00f3ra zapewnia odpowiedni poziom jako\u015bciowy obs\u0142ugi zg\u0142osze\u0144 i wsp\u00f3\u0142pracuje z Whistlelink, kt\u00f3ry oferuje kana\u0142 zg\u0142aszania nieprawid\u0142owo\u015bci w pe\u0142ni zgodny z dyrektyw\u0105. <\/p>\n\n\n\n

    Polityka informowania o nieprawid\u0142owo\u015bciach \u2013 mapa drogowa mened\u017cera <\/h4>\n\n\n\n

    Z naszego do\u015bwiadczenia wynika, \u017ce wiele organizacji, pomimo wej\u015bcia w \u017cycie Dyrektywy, nadal nie posiada polityk i proces\u00f3w umo\u017cliwiaj\u0105cych mened\u017cerom rejestracj\u0119 otrzymanych zg\u0142osze\u0144. Oczywi\u015bcie wielu wci\u0105\u017c czeka na jego wdro\u017cenie w poszczeg\u00f3lnych pa\u0144stwach cz\u0142onkowskich, ale m\u00f3wimy o podej\u015bciu firmy do polityki CSR, dla kt\u00f3rej ta \u201eprzeszkoda\u201d nie powinna mie\u0107 znaczenia. <\/p>\n\n\n\n

    W rezultacie, mimo \u017ce zg\u0142oszenia faktycznie maj\u0105 miejsce, nie s\u0105 nigdzie rejestrowane i katalogowane. To z kolei mo\u017ce prowadzi\u0107 do tego, \u017ce zg\u0142oszenia nie s\u0105 badane lub \u017ce statystyki dotycz\u0105ce liczby zg\u0142osze\u0144 (a raczej ich braku) oraz ich rodzaju s\u0105 zniekszta\u0142cone i bezu\u017cyteczne. <\/p>\n\n\n\n

    Krok 2 – Ocena wniosku <\/h2>\n\n\n\n

    Drugi etap systemu zarz\u0105dzania sygnalistami jest ocena zg\u0142osze\u0144. <\/p>\n\n\n\n

    Organizacja powinna ustanowi\u0107 odpowiednio funkcjonuj\u0105ce i obiektywne procedury umo\u017cliwiaj\u0105ce wst\u0119pn\u0105 ocen\u0119 zg\u0142osze\u0144. Celem wst\u0119pnej oceny powinny by\u0107 kwestie umo\u017cliwiaj\u0105ce ustalenie: <\/p>\n\n\n\n