Investigația internă a presupusei abateri corporative

Care este cea mai bună practică pentru gestionarea rapoartelor de avertizare? În această postare, Tove Tullberg de la firma de avocatură Vinge din Stockholm, Suedia, va discuta despre cum se desfășoară corect investigația internă a presupusei abateri corporative.

Cu un total de 500 de colegi la birourile lor din Stockholm, Göteborg, Malmö, Helsingborg și Bruxelles, Vinge este o firmă de avocatură cu servicii complete, cu expertiză de top în toate domeniile dreptului afacerilor.

Investigația internă

Canalele de avertizare oferă oportunitatea de investigație internă și de rezolvare a problemelor sensibile. Ele pot crește eficacitatea și impactul codurilor de etică și ale altor politici de conformitate prin instituționalizarea procesului pe care angajații și alții îl pot folosi pentru a-și împărtăși suspiciunile de conduită greșită. Cu toate acestea, este important ca organizația dumneavoastră nu doar să implementeze un canal de avertizare, ci să se asigure și că există proceduri pentru gestionarea rapoartelor transmise prin sistemul de avertizare.

Dacă organizația dumneavoastră primește un raport de avertizare, ar trebui inițiată o investigație internă pentru a stabili dacă acuzațiile făcute în raport sunt corecte sau care este adevăratul curs al evenimentelor. Pentru a răspunde la această întrebare, avem adesea nevoie de detalii privind, de exemplu, comportamentul suspectat, dovezile care arată care persoană sau persoanele care au fost implicate, precum și când, unde și cum a avut loc comportamentul respectiv. Ne punem astfel următoarele întrebări:

• Ce?
• Cine?
• Când?
• Unde?
• Cum?
• De ce?

Colectăm și analizăm diverse tipuri de dovezi; adesea sub formă de documente, informații financiare, conținut de e-mail-uri/telefoane de serviciu și informații primite prin interviuri. Întrucât există anumite termene de respectat, munca de investigație trebuie efectuată eficient, mai ales în cadrul legislației muncii.

Rezultatul investigației interne

Rezultatul investigației și probele care au fost strânse în cursul acesteia vor constitui baza pentru diferite evaluări și decizii. De exemplu, dacă există motive pentru concediere și/sau dacă ar trebui depus un raport de poliție. Cunoștințele și informațiile în timpul investigației pot fi, de asemenea, utilizate pentru a implementa măsuri preventive de conformitate. Probele ar putea fi utilizate și în eventualele proceduri civile ulterioare. Astfel, o investigație are scopul de a obține documente justificative care să asigure luarea unor decizii în cunoștință de cauză și întemeiate.

Mai jos sunt cinci elemente centrale care guvernează efectuarea unei investigații interne:

1. Independență și obiectivitate

Punctul de plecare pentru orice activitate de investigație este că funcția de investigator are mandatul de a lua decizii independente. În plus, toate persoanele care sunt responsabile de și care efectuează investigația trebuie să fie imparțiale. Imparțial înseamnă că niciun investigator nu este afectat de vreo dorință de a exonera sau de a condamna, dar că dovezile constituie baza oricăror evaluări sau decizii. Asigurarea faptului că nimeni din echipa de investigație nu este supus unor conflicte de interese este astfel pertinentă.

2. Vina organizației

Când primiți un raport de avertizare cu privire la o conduită incorectă suspectată – evaluați dacă presupusa abatere este îndreptată sau nu către organizație. Poate fi considerată vinovată organizația sau aceasta este echivalată reclamantului? Concluzia va constitui un ghid pentru măsurile dumneavoastră pe parcursul întregii anchete interne.

3. Evidența și evaluarea probelor

Diferite tipuri de probe au scopuri diferite (de exemplu, declarațiile verbale sunt de obicei considerate a fi mai puțin convingătoare decât probele criminalistice). În plus, dovezile pot pierde valoare dacă sunt tratate în mod greșit. Un exemplu este atunci când anchetatorul examinează un computer în loc să lucreze cu o copie și, prin urmare, modifică însăși conținutul original al computerului.

Rezultatul investigației interne poate constitui baza pentru diferite tipuri de proceduri ulterioare cu cerințe diferite în materie de probe. În timpul anchetei, probele trebuie evaluate cu atenție pentru a determina dacă puterea probelor este suficientă pentru procedurile care pot deveni relevante în cazul individual.

4. Documentație

În mod ideal, fiecare măsură luată în cadrul investigației ar trebui să fie documentată. Aceasta pentru a vă asigura că după câțiva ani – poate când este timpul pentru arbitraj – este ușor să găsiți răspunsuri la întrebări precum: „care a fost scopul…” și „care a fost motivul …”. Există, totuși, diferite măsuri de investigare care, trebuie documentate cu și mai multă atenție. Acestea includ:

• Investigații ale spațiilor și altor locații
• Manipularea și depozitarea dovezilor (de exemplu, anumite echipamente și documente)
• Întâlniri și interviuri

Pentru a păstra validitatea probelor, anchetatorul trebuie să se asigure că poate depune mărturie în viitor despre unde, când, cum și de la cine au fost colectate probele.

5. Raportare

Modul în care ar trebui prezentate rezultatele investigației interne depinde de cazul specific și de modul în care vor fi utilizate constatările. Ocazional, există motive pentru a scrie mai multe rapoarte. De exemplu, unul pentru măsurile de drept al muncii, unul care constituie baza procedurilor civile și unul care identifică deficiențele actualului program de conformitate. Este esențial ca factorul de decizie corect să primească informațiile relevante, ca răspunsurile la întrebările specifice să fie raportate clar și să fie evident cum (și pe baza ce dovezi) a ajuns investigatorul la rezultate.

Despre Vinge:

Echipa Vinge de angajare și criminalitate corporativă are specialiști cu experiență considerabilă în domeniul abaterilor financiare și de altă natură, precum și în investigații interne. Avem membri ai echipei cu experiență de la Autoritatea suedeză pentru crime economice, Unitatea Națională Anticorupție și organismul de investigații interne al Națiunilor Unite. Un incident mai mare și mai complex necesită adesea expertiză juridică în mai multe domenii juridice. Atunci când ne întâlniți în legătură cu un incident care fie a fost descoperit, fie este suspectat, aveți la dispoziție întreaga competență a firmei, pentru a putea identifica rapid ce măsuri trebuie luate.

Despre autor:

Tove Tullberg lucrează ca specialist în conformitate în grupul Vinge pentru angajare și criminalitate corporativă și are o experiență vastă în furnizarea de consiliere clienților în legătură cu investigațiile privind acuzațiile de conduită greșită, ca urmare, de exemplu, rapoarte de avertizare sau acoperire media negativă. Tove Tullberg asistă, de asemenea, clienții în proiectarea și implementarea politicilor și instruirii referitoare la combaterea corupției, sancțiuni și avertizare, printre altele.

***

Date de contact:

tove.tullberg@vinge.se

Vrei să afli mai multe despre avertizarea de integritate și canalele sigure? Citește mai multe despre legea avertizorilor de integritate a UE aici și pe EUR-Lex.

Cauți un canal de avertizare de integritate sigur? Citește mai multe aici.

Contactează-ne sau cere un Demo gratis!