Un sistem intern de raportare ar trebui s\u0103 fie sigur de utilizat de c\u0103tre avertizor, s\u0103 asigure confiden\u021bialitatea \u0219i s\u0103 v\u0103 ajute s\u0103 gestiona\u021bi rapoartele avertiz\u0103rilor de integritate \u00een mod sigur \u0219i eficient. Citi\u021bi cele 6 sfaturi ale noastre pentru implementarea unui sistem de avertizare, care s\u0103 \u00eendeplineasc\u0103 toate cerin\u021bele Directivei UE privind raportarea. <\/p>\n\n\n\n
\u00cen acest articol, vom arunca o privire mai atent\u0103 la: <\/p>\n\n\n\n
Avertizorii fac un serviciu grozav societ\u0103\u021bii \u0219i organiza\u021biei \u00eens\u0103\u0219i, raport\u00e2nd abateri at\u00e2t \u00een entit\u0103\u021bile private, c\u00e2t \u0219i \u00een cele publice. \u00cen Report To The Nations (ACFE, 2020)<\/a> se estimeaz\u0103 c\u0103 companiile pierd, \u00een medie, \u00een jur de 5% din venituri din cauza diferitelor tipuri de fraud\u0103. Prin urmare, trebuie s\u0103 subliniem importan\u021ba promov\u0103rii unei culturi corporative s\u0103n\u0103toase, \u00een care angaja\u021bii s\u0103 se simt\u0103 \u00een siguran\u021b\u0103 \u0219i s\u0103 nu le fie fric\u0103 s\u0103 atrag\u0103 aten\u021bia asupra activit\u0103\u021bilor ilegale \u0219i a altor abateri grave.\u00a0<\/p>\n\n\n\n Citi\u021bi mai departe pentru a afla mai multe despre procesul de implementare a unui sistem de avertizare \u00een care angaja\u021bii pot avea \u00eencredere. <\/p>\n\n\n\n Un sistem de avertizare include diverse procese \u0219i proceduri pentru raportarea anonim\u0103 a abaterilor prin canalul de raportare al organiza\u021biei. Aceste procese pot fi interne, dar organiza\u021bia poate alege \u0219i un sistem de avertizare de la un furnizor extern. <\/p>\n\n\n\n Un sistem de avertizare ar trebui s\u0103 aib\u0103 mai multe canale de raportare diferite prin care un avertizor poate trimite \u00een mod anonim reclama\u021bia. Acestea pot include o linie telefonic\u0103 telefonic\u0103 \u0219i un site web. Organiza\u021bia va trebui, de asemenea, s\u0103 implementeze o politic\u0103 de avertizare \u0219i alte ghiduri de conduita etic\u0103 pentru utilizarea canalelor de raportare. Politica ar trebui s\u0103 sublinieze modul \u00een care func\u021bioneaz\u0103 procesul de raportare, ce se face pentru a contracara represaliile \u00eempotriva avertizorilor \u0219i modul \u00een care informa\u021biile vor fi utilizate pentru \u00eembun\u0103t\u0103\u021biri continue. <\/p>\n\n\n\n Noua directiv\u0103 a UE privind avertizarea de integritate a intrat \u00een vigoare la 17 decembrie 2021. Pentru a \u00eendeplini cerin\u021bele directivei, organiza\u021biile cu peste 50 de angaja\u021bi \u0219i municipalit\u0103\u021bile cu peste 10.000 de locuitori trebuie s\u0103 implementeze canale de raportare sigure \u0219i eficiente. Cu toate acestea, nu toate statele membre UE au adoptat \u00eenc\u0103 directiva \u00een legisla\u021bia na\u021bional\u0103. Pentru a vedea stadiul actual al termenului limit\u0103 \u00een \u021bara dumneavoastr\u0103, v\u0103 rug\u0103m s\u0103 citi\u021bi Unde sunt \u021b\u0103rile p\u00e2n\u0103 la adoptarea Directivei UE de avertizare. <\/a><\/p>\n\n\n\n Nu recomand\u0103m s\u0103 a\u0219tepta\u021bi p\u00e2n\u0103 \u00een ultimul minut \u0219i \u00eencuraj\u0103m organiza\u021biile s\u0103-\u0219i revizuiasc\u0103 solu\u021biile de avertizare c\u00e2t mai cur\u00e2nd posibil. Pentru mai multe informa\u021bii despre conformitatea cu Directiva UE privind avertizorii, v\u0103 rug\u0103m s\u0103 citi\u021bi mai multe aici. <\/p>\n\n\n\n Scopul implement\u0103rii unui sistem de avertizare este ca angaja\u021bii s\u0103 se simt\u0103 \u00een siguran\u021b\u0103 \u0219i s\u0103 poat\u0103 avea \u00eencredere c\u0103 sesiz\u0103rile sunt luate \u00een serios \u0219i urm\u0103rite \u00eentr-un mod profesional, f\u0103r\u0103 ca avertizorul s\u0103 fie supus unor ac\u021biuni de represalii. Sistemul de avertizare trebuie s\u0103 fac\u0103 parte din activitatea strategic\u0103 a organiza\u021biei \u0219i s\u0103 completeze codul de conduit\u0103. <\/p>\n\n\n\n Sistemul de avertizare trebuie s\u0103 fie u\u0219or accesibil.<\/strong> <\/p>\n\n\n\n Toat\u0103 lumea (nu doar angaja\u021bii) trebuie s\u0103 \u0219tie cum \u0219i unde s\u0103 depun\u0103 un raport. Trimiterea rapoartelor avertizorilor ar trebui s\u0103 fie c\u00e2t se poate de simpl\u0103, indiferent de canalul de raportare pe care \u00eel alege\u021bi. C\u00e2teva exemple bune sunt un sistem de avertizare online cu propriul site web, compatibil cu toate dispozitivele \u0219i accesibil tuturor, precum \u0219i o linie telefonic\u0103 non-stop. <\/p>\n\n\n\n Sistemul de avertizare trebuie s\u0103 fie sigur.<\/strong> <\/p>\n\n\n\n Directiva UE privind avertizorii prevede c\u0103 canalele de raportare trebuie s\u0103 fie sigure \u0219i confiden\u021biale. Aceasta \u00eenseamn\u0103 c\u0103 doar persoanele desemnate, autorizate pot avea acces la informa\u021biile din rapoarte, iar anonimatul raportului trebuie garantat pe tot parcursul procesului. Pentru a men\u021bine confiden\u021bialitatea, trebuie utilizat\u0103 raportarea anonim\u0103. Acest lucru permite comunicarea bidirec\u021bional\u0103 cu avertizorul anonim. <\/p>\n\n\n\n Sistemul de avertizare trebuie s\u0103 respecte GDPR.<\/strong> <\/p>\n\n\n\n O alt\u0103 cerin\u021b\u0103 a Legii avertizorilor este ca sistemul s\u0103 fie compatibil cu GDPR atunci c\u00e2nd vine vorba de date personale. Aceasta include, de asemenea, toate informa\u021biile din raportul avertizorilor. \u00cen urma hot\u0103r\u00e2rii Schrems II, companiile europene nu mai pot utiliza Acordul privind Scutul de confiden\u021bialitate cu Statele Unite pentru transferul de date cu caracter personal c\u0103tre ter\u021bi. Prin urmare, ar trebui s\u0103 v\u0103 asigura\u021bi c\u0103 alege\u021bi un furnizor de sisteme de avertizare \u00een care toate datele sunt stocate pe servere din UE\/SEE. <\/p>\n\n\n\n Pute\u021bi citi mai multe despre securitatea datelor \u0219i g\u0103zduire aici. <\/a><\/p>\n\n\n\n Sistemul de avertizare trebuie s\u0103 fie eficient \u0219i s\u0103 respecte termenele limit\u0103<\/strong> <\/p>\n\n\n\n Este important ca sistemul de avertizare s\u0103 fie u\u0219or de navigat pentru persoanele care vor primi \u0219i vor urm\u0103ri rapoartele de avertizare de integritate. Directiva UE privind avertiz\u0103rile stipuleaz\u0103 c\u0103 avertizorul va primi o confirmare de primire \u00een termen de 7 zile \u0219i feedback despre caz \u0219i posibilele m\u0103suri \u00een termen de trei luni. <\/p>\n\n\n\n Este important s\u0103 numi\u021bi o persoan\u0103 sau un departament impar\u021bial \u0219i independent care s\u0103 primeasc\u0103, s\u0103 revizuiasc\u0103 \u0219i s\u0103 urm\u0103reasc\u0103 rapoartele avertizorilor. Nu trebuie s\u0103 existe conflicte de interese (de exemplu, \u00een cazul \u00een care destinatarul este men\u021bionat \u00een raport) \u0219i, prin urmare, poate fi necesar s\u0103 fie desemnate mai multe persoane pentru diferite roluri. Persoana sau departamentul desemnat este, de asemenea, responsabil pentru comunicarea cu avertizorul, solicitarea de informa\u021bii suplimentare \u0219i\/sau furnizarea de feedback cu privire la modul \u00een care evolueaz\u0103 cazul. <\/p>\n\n\n\n Implementa\u021bi un proces simplu, cu o chitan\u021b\u0103 de confirmare pentru raportul avertizarii \u00een termen de 7 zile (recomand\u0103m max 1-2 zile) \u0219i feedback despre caz \u00een termen de trei luni. Pentru a v\u0103 asigura c\u0103 sistemul este perceput ca echitabil \u0219i impar\u021bial, fi\u021bi consecven\u021bi. O op\u021biune fiabil\u0103 \u0219i sigur\u0103 este selectarea unui sistem digital de avertizare<\/a>. <\/p>\n\n\n\n C\u00e2nd primi\u021bi un raport de avertizare, trebuie mai \u00eent\u00e2i s\u0103 decide\u021bi cum urmeaz\u0103 s\u0103 se deruleze investiga\u021bia. \u00centr-un sistem digital de avertizare, este u\u0219or s\u0103 crea\u021bi mementouri \u0219i termene limit\u0103 pentru cazuri \u0219i s\u0103 le transfera\u021bi c\u0103tre departamentul relevant din cadrul organiza\u021biei. Un proces automatizat faciliteaz\u0103 conformitatea cu cerin\u021bele Directivei UE. <\/p>\n\n\n\n Pute\u021bi citi mai multe despre ce se poate \u0219i despre ce nu se face atunci c\u00e2nd vine vorba de gestionarea rapoartelor avertizorilor aici<\/a>. <\/p>\n\n\n\n Cerin\u021bele pentru un sistem de avertizare \u0219i canalele sale de raportare difer\u0103 u\u0219or \u00een func\u021bie de tipul de organiza\u021bie. \u00cen primul r\u00e2nd, termenul limit\u0103 pentru implementarea unui serviciu de avertizare securizat este fie 17 decembrie 2021 (ceea ce \u00eenseamn\u0103 c\u0103 este \u00eent\u00e2rziat!), fie 17 decembrie 2023, \u00een func\u021bie de num\u0103rul de angaja\u021bi. <\/p>\n\n\n\n Exist\u0103 \u0219i c\u00e2teva excep\u021bii. De exemplu, municipalit\u0103\u021bile pot \u00eemp\u0103rt\u0103\u0219i func\u021bii de avertizare \u00eentre ele. \u00cen plus, companiile cu mai pu\u021bin de 250 de angaja\u021bi care fac parte dintr-un grup de companii pot, \u00eentr-o anumit\u0103 m\u0103sur\u0103, s\u0103 \u00eemp\u0103rt\u0103\u0219easc\u0103 resurse pentru investigarea rapoartelor avertizorilor cu compania principal\u0103. Canalele de raportare trebuie, totu\u0219i, s\u0103 fie active \u0219i func\u021bionale la nivel de filial\u0103 \u0219i nu pot fi partajate pe deplin cu alte companii din acela\u0219i grup. <\/p>\n\n\n\n1. Ce este un sistem de avertizare? <\/h3>\n\n\n\n
2. Care sunt cerin\u021bele legii? <\/h3>\n\n\n\n
3. Care sunt caracteristicile cheie ale unui sistem de avertizare? <\/h3>\n\n\n\n
Un serviciu de avertizare de succes ar trebui s\u0103 con\u021bin\u0103 urm\u0103toarele caracteristici: <\/h4>\n\n\n\n
4. Gestionarea \u0219i investigarea rapoartelor primite de la avertizori <\/h3>\n\n\n\n
5. Alege\u021bi un sistem de avertizare cu canale de raportare at\u00e2t verbale, c\u00e2t \u0219i scrise <\/h3>\n\n\n\n