Studiu de caz: Logistică
Studiu de caz WhistlelinkConsolidarea transparenței
în logistică și transport
Cum a îmbunătățit Grupo Valora raportarea internă cu Whistlelink
Grupo Valora este un grup spaniol cu sediul în Insulele Canare, având peste 40 de ani de experiență în transport, logistică și managementul informațiilor. Activează sub marca SEUR în Insulele Canare și în Valladolid și deține unități specializate în soluții logistice avansate, digitalizare și custodia datelor, atât în Insulele Canare, cât și în restul Spaniei.
Pentru a consolida cultura responsabilității și a conformității, Grupo Valora a implementat prin intermediul Whistlelink un sistem de avertizare securizat și eficient – accesibil în toate operațiunile și conform legislației naționale și europene.
Provocarea: Construirea încrederii într-un mediu operațional ierarhic
Cea mai mare provocare a fost construirea încrederii în canalul de avertizare, în special în cadrul companiilor Grupului Valora din domeniul logisticii, unde predomină o cultură organizațională tradițional ierarhică și operațională. Aceste medii sunt mai puțin familiare cu instrumentele de avertizare și au acces digital limitat.
Angajații aveau nevoie de certitudinea că:
- – Raportările lor vor fi tratate cu seriozitate și investigate corespunzător
- – Politica împotriva represaliilor va fi respectată
- – Vor avea la dispoziție un canal sigur și eficient pentru raportări confidențiale și anonime
Deși doar o companie din grup este obligată legal să implementeze un canal de avertizare, Grupo Valora a ales să extindă soluția la nivelul întregii organizații. Decizia reflectă convingerea fermă în beneficiile pe termen lung: consolidarea culturii etice, promovarea prevenirii și încurajarea îmbunătățirii continue. Aceasta subliniază angajamentul clar al conducerii față de conformitate și transparență.
Pentru ca sistemul să fie înțeles și utilizat corect, echipa de conformitate transmite comunicări trimestriale și oferă instruiri adaptate rolurilor și contextului fiecărei echipe.
Conducerea are un rol esențial în promovarea canalului de eavertizare, evidențiind rolul și importanța exemplului personal.
Soluția Whistlelink: simplă, sigură și scalabilă
Whistlelink a oferit Grupo Valora un sistem de raportare adaptat ritmului și structurii operațiunilor logistice. Caracteristici cheie:
✔️ Acces rapid și compatibil cu dispozitive mobile – Raportare ușoară, de oriunde, de pe orice dispozitiv.
✔️ Canale confidențiale – Rapoarte criptate, cu opțiune de anonimat și înregistrare vocală.
✔️ Conformitate legală – Aliniat cu legislația din Spania și Directiva UE privind protecția avertizorilor.
✔️ Instrumente de gestionare a cazurilor – Mementouri și control al accesului pentru un proces sigur și trasabil.
Implementare și rezultate: O lansare strategică pentru cultură și conformitate
Implementarea s-a concentrat pe trei elemente cheie:
- Implementarea la nivel de grup – Canalul de raportare a fost implementat în toate companiile din grup, accesul fiind posibil prin intermediul mai multor platforme digitale, inclusiv site-ul web și intranetul.
- Campanii de comunicare internă – Actualizări periodice, utilizând materiale clare și accesibile, au explicat scopul canalului, modul de utilizare și garanțiile pe care le oferă, inclusiv anonimatul, confidențialitatea și lipsa represaliilor.
- Formare specifică – Sesiuni personalizate, atât în persoană, cât și digitale, au oferit angajaților îndrumări cu privire la momentul și modul de raportare, promovând o cultură a integrității la toate nivelurile.
S-au depus eforturi suplimentare din partea managementului de nivel mediu pentru a consolida rolul acestuia ca facilitator și ambasador al culturii etice.
Ca rezultat, Grupo Valora a obținut:
- Acoperire organizațională completă – Toți angajații din cadrul grupului au acum acces sigur și fiabil la canal.
- Creșterea implicării – Utilizarea canalului a crescut treptat, rapoartele concentrându-se pe prevenire și îmbunătățirea mediului de lucru.
- Percepție internă mai puternică – Feedback-ul din sondajele interne arată că angajații consideră din ce în ce mai mult Canalul de avertizare un instrument de protecție demn de încredere.
- Angajamentul consolidat al conducerii – Conducerea superioară a promovat activ sistemul și a dat exemple de comportament etic, consolidând tonul dat de la vârf.
Aceste evoluții au poziționat Canalul de avertizare ca un instrument strategic nu doar pentru raportarea neregulilor, ci și pentru consolidarea încrederii interne și a transparenței.
„Instrumentul a devenit un canal eficient și discret pentru gestionarea comunicărilor interne, consolidând încrederea angajaților în asigurarea confidențialității și posibilitatea anonimatului. Natura sa tehnologică și gestionarea externă au contribuit la această percepție de securitate, iar ușurința sa în utilizare a dus la o acceptare puternică și la o funcționare cu succes.
Conform sondajului de conformitate din acest an, 90% dintre angajați au încredere în confidențialitatea sistemului, iar 77% îl consideră ușor de utilizat.”
— Raquel Pereyra McKillop, responsabilă cu conformitatea, Grupo Valora
Concluzii cheie: Lecții din sectorul logistic
Experiența Grupo Valora prezintă cele mai bune practici în materie de denunțare a neregulilor în sectoare cu ritm rapid, precum logistica și transporturile.
- ✔️ Construirea încrederii prin transparență necesită o comunicare clară cu privire la confidențialitate, anonimat și protecție împotriva represaliilor.
- ✔️ Implicarea conducerii la toate nivelurile este esențială, deoarece managerii joacă un rol cheie în promovarea unei culturi etice și în încurajarea raportării responsabile.
- ✔️ Formarea și comunicarea trebuie integrate în operațiuni, cu actualizări periodice și instruire specifică rolului, pentru a sprijini angajamentul pe termen lung.
- ✔️ Alinierea raportării abuzurilor la eforturile mai ample de conformitate și etică asigură integrarea acesteia într-o strategie cuprinzătoare de integritate.
- ✔️ Adaptarea operațională este esențială – sistemele trebuie să corespundă vitezei și complexității mediilor logistice și fluxurilor de lucru.
Doriți să aflați mai multe despre Whistlelink?
Whistlelink oferă soluții sigure și complete pentru raportarea neregulilor, care ajută organizațiile să respecte obligațiile legale și să promoveze o cultură a transparenței. Cu funcții concepute pentru operațiuni complexe și echipe dispersate geografic, Whistlelink este partenerul ideal pentru companiile de logistică și transport.
