Poveste de succes: AENOR și implementarea unui sistem intern de raportare
AENOR contribuie la transformarea societății prin construirea încrederii între organizații și persoane prin servicii de evaluare a conformității (certificare, inspecție și testare), formare și informare, precum și consultanță pentru transformarea afacerilor oferită de AENOR Conocimiento.
Ca lider în construirea încrederii în Spania, peste 91 000 de locuri de muncă din întreaga lume dețin unul dintre certificatele sale în domenii precum managementul calității, inteligența artificială, securitatea cibernetică și domenii legate de ESG, cum ar fi conformitatea penală, buna guvernanță corporativă, egalitatea, managementul mediului și construcțiile durabile.
Avantajele competitive ale AENOR includ cea mai înaltă recunoaștere a mărcii în rândul companiilor și consumatorilor; angajarea propriului personal, ceea ce îi permite să gestioneze cunoștințele acumulate în beneficiul clienților; inovarea în rezolvarea noilor decalaje de competitivitate datorită proximității față de sursele de cunoaștere; și capilaritatea sa geografică și sectorială.
Astăzi, AENOR este o entitate globală, care operează deja în 87 de țări. În Spania, deține birouri în toate comunitățile autonome, cu auditori proprii, și are o prezență permanentă în alte 12 țări, în special în America Latină și Europa.
Provocarea: Promovarea eticii ca fundament al culturii corporative
Într-un mediu de afaceri din ce în ce mai exigent, AENOR a recunoscut necesitatea de a-și consolida cultura etică și de conformitate, aliniindu-se valorilor de transparență, integritate și responsabilitate. Provocarea a constat în stabilirea unui canal sigur, confidențial și accesibil – atât pentru angajați, cât și pentru partenerii de afaceri externi – în care preocupările să poată fi raportate fără teama de represalii.
În calitate de entitate care certifică conformitatea și sistemele de etică corporativă, AENOR s-a angajat să dea un exemplu prin punerea în aplicare a mecanismelor interne care protejează avertizorii și asigură conformitatea cu legile aplicabile. Aceasta a inclus aderarea la Legea 2/2023 din 20 februarie, care transpune Directiva UE privind protecția avertizorilor în legislația spaniolă.
Această evoluție i-a permis să își consolideze angajamentul față de buna guvernanță și conformitate, poziționându-se în fruntea celor mai bune practici în materie de integritate și transparență corporativă. Inițiativa „Canalul etic” a AENOR nu răspunde doar cerințelor de reglementare, ci reflectă, de asemenea, un angajament ferm de consolidare a unei culturi etice solide în întregul grup AENOR.
Soluția: Whistlelink ca platformă internă de raportare a AENOR
Pentru a face față acestei provocări, AENOR a selectat platforma tehnologică Whistlelink, o soluție specializată pentru gestionarea canalelor interne de avertizare. Sistemul Whistlelink îndeplinește toate cerințele stabilite de Legea 2/2023, inclusiv protecția datelor în conformitate cu Regulamentul general privind protecția datelor (GDPR), trasabilitatea cazurilor, anonimatul avertizorilor și gestionarea comunicațiilor securizate.
Canalul de avertizare al AENOR permite angajaților și colaboratorilor să raporteze preocupările cu ușurință, confidențialitate și siguranță, garantând independența sistemului și gestionarea imparțială a cazurilor.
✔️ Reputație și imparțialitate: În calitate de organizație lider în evaluarea conformității și transformarea afacerilor, AENOR aplică cele mai bune practici în materie de etică și guvernanță la nivel intern.
✔️ Confidențialitatea și integritatea datelor: Operarea într-un mediu cu grad ridicat de încredere necesită un sistem care să asigure confidențialitatea, respectând în același timp reglementările privind protecția datelor (GDPR).
✔️ Conformitate juridică și de reglementare: Odată cu punerea în aplicare a Legii 2/2023, AENOR a avut nevoie de un sistem capabil să îndeplinească cerințele legislative stabilite de reglementările europene.
✔️ Adoptare interfuncțională: Fiind o organizație globală, AENOR avea nevoie de o soluție care să poată fi adoptată cu ușurință în întreaga sa rețea de filiale și de către întregul personal tehnic, juridic și administrativ, indiferent de nivelul lor de competență digitală.
✔️ Conducerea se angajează să promoveze o cultură a integrității, transparenței, onestității și conformității.
Punere în aplicare și rezultate:
Implementarea canalului etic a fost agilă și eficientă, susținută de sesiuni de instruire internă, comunicare corporativă și integrare tehnică din partea Whistlelink.
Platforma a fost integrată cu succes în cultura organizațională a AENOR ca instrument-cheie de guvernanță și conformitate.
- Realizările AENOR:
- Creșterea încrederii angajaților: Angajații AENOR au acum la dispoziție o modalitate sigură și confidențială de a raporta abateri fără teama de represalii, în timp ce datele personale și anonimatul sunt protejate.
- Conformitate deplină cu Legea 2/2023: Platforma asigură că AENOR îndeplinește toate cerințele legale pentru canalele de avertizare interne, în conformitate cu orientările ISO 37002.
- Consolidarea culturii: AENOR își consolidează poziția de lider în guvernanță, etică și conformitate, demonstrându-și angajamentul continuu față de cele mai bune practici de afaceri.
"Implementarea canalului de avertizare al AENOR cu Whistlelink ne permite să ne asigurăm că integritatea noastră internă este aliniată la standardele riguroase pe care le certificăm pentru alții. Această inițiativă reprezintă o extindere logică și solidă a angajamentului nostru neclintit față de excelență."
- Carmen Morato Garcia, Chief Legal and Internal Compliance Officer la AENOR
Principalele concluzii: Avertizarea de integritate în serviciile profesionale și de certificare
Experiența AENOR evidențiază lecții-cheie pentru organizațiile din sectorul serviciilor de certificare și profesionale:
- ✔️ Conducerea etică începe din interior. Organizațiile care evaluează conformitatea altora trebuie să dea un exemplu intern puternic.
- ✔️ Canalele de avertizare sigure și anonime încurajează raportarea. Sistemele confidențiale sporesc încrederea angajaților și reduc teama de represalii.
- ✔️ Utilizabilitatea interfuncțională este importantă. Soluțiile trebuie să fie intuitive pentru personalul de la toate nivelurile și din toate departamentele.
- ✔️ Integrarea culturală stimulează impactul pe termen lung. O platformă de avertizare a neregulilor este mai eficientă atunci când este integrată în guvernanța și valorile organizației.
Doriți să aflați mai multe despre Whistlelink?
Whistlelink oferă soluții sigure de avertizare de integritate, concepute pentru a ajuta organizațiile de servicii profesionale și de certificare să îndeplinească cerințele de reglementare, promovând în același timp o cultură a transparenței și integrității. Cu funcții precum mesageria vocală, raportarea anonimă și gestionarea sigură a cazurilor, Whistlelink este soluția ideală pentru organizatiile care doresc să consolideze guvernanța, să susțină standardele etice și să asigure conformitatea în cadrul operațiunilor complexe.
