Speak-up-Kultur: Wie Organisationen geschaffen werden, in denen jede Stimme gehört und ernst genommen wird

Von Elisabeta Grigoriu (Grigoriu C. Elisabeta Law Practice, Rumänien) – The HUMAN CENTRIC

Einleitung

Elisabeta Grigoriu, Gründerin der Kanzlei Grigoriu C. Elisabeta Law Practice, ist überzeugt, dass Führung auf Ethik basieren muss – nicht allein auf Leistung. In ihrer Arbeit unterstützt sie Organisationen dabei, Compliance zu stärken, indem der Mensch in den Mittelpunkt gestellt wird. Mit der Initiative THE HUMAN CENTRIC setzt sie sich für eine neue Art von Führung ein: eine Führung, die Vertrauen schafft, Sicherheit bietet und langfristigen Erfolg ermöglicht.

In diesem zweiten Artikel einer dreiteiligen Serie gibt sie praxisnahe Empfehlungen, wie ethische, menschenzentrierte Organisationen aufgebaut werden können – beginnend mit einer echten Speak-up-Kultur.

Eine Speak-up-Kultur schaffen

In vielen Organisationen wird „Speak Up“ noch immer eher als Schlagwort denn als echte kulturelle Verpflichtung verstanden. Dabei ist eine starke Speak-up-Kultur längst mehr als eine rechtliche oder Compliance-Anforderung – sie stellt einen strategischen Vorteil dar. Sie schützt die Organisation und ihre Mitarbeitenden, stärkt Vertrauen und befähigt Menschen, Bedenken zu äußern, bevor sie zu Krisen eskalieren.

Eine solche Kultur entsteht nicht allein durch ein gut formuliertes Richtliniendokument. Sie erfordert vor allem das richtige Führungsverhalten, offene Kommunikation und Prozesse, die das Hinweisgeben sowohl sicher als auch wirksam machen.

Dieser Artikel zeigt praxisnahe Schritte auf, mit denen Führungskräfte, HR- und Compliance-Teams eine Kultur aufbauen und erhalten können, in der Mitarbeitende sich sicher fühlen, Bedenken zu äußern – und darauf vertrauen, dass diese verantwortungsvoll behandelt werden.in der sich Mitarbeiter sicher fühlen, Bedenken zu äußern und darauf vertrauen, dass diese Bedenken ernsthaft und verantwortungsvoll behandelt werden.

Ein praxisnaher Leitfaden für Führungskräfte, HR- und Compliance-Teams

Der Aufbau einer Speak-up-Kultur ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher, gemeinsamer Prozess.

1. Zweck und Ablauf klar kommunizieren

Transparenz schafft Vertrauen – und Bewusstsein ist der erste Schritt dorthin. Mitarbeitende müssen verstehen, warum es den Speak-up-Prozess gibt und wie er funktioniert. Richtlinien müssen erklärt werden, um verstanden zu werden.

• Warum es den Prozess gibt: Menschen sind eher bereit, Bedenken zu äußern, wenn sie den Wert des Hinweisgebens verstehen und wissen, wie es zu einem sicheren und ethischen Arbeitsumfeld beiträgt.
• Was nach einer Meldung passiert: Klarheit über den Ablauf gibt Sicherheit, dass Hinweise fair geprüft und nicht ignoriert werden. Es muss klar sein, dass Vergeltungsmaßnahmen strikt untersagt sind.
• Wer die Hinweise bearbeitet: Die verantwortlichen Rollen oder Teams sollten eindeutig benannt werden.
• Wie Vertraulichkeit gewahrt wird: Mitarbeitende müssen darauf vertrauen können, dass Identität und Informationen in jeder Phase geschützt sind.

Klare Kommunikation reduziert Unsicherheit und unterstreicht das Bekenntnis der Organisation zu Transparenz und Integrität.

2. Führungskräfte im Umgang mit Hinweisen schulen

Führungskräfte sind häufig die erste Anlaufstelle, wenn Bedenken geäußert werden. Ihr Verhalten entscheidet darüber, ob Offenheit gefördert oder unterdrückt wird – ihre Rolle ist daher von zentraler Bedeutung.

DOs – Zentrale Verhaltensweisen, die Führungskräfte beherrschen sollten

✔ Mitarbeitende ermutigen, sich zu äußern, und den Mut anerkennen, den dies erfordert. Vorbild sein.
✔ Aktiv zuhören – ohne zu urteilen oder zu unterbrechen.
✔ Keine Versprechen machen, die nicht eingehalten werden können.
✔ Hinweise sachlich und korrekt dokumentieren.
✔ Themen über die vorgesehenen Kanäle weiterleiten.
✔ Respektvoll nachverfolgen – ausschließlich in Abstimmung mit dem Compliance-Team.

DON’Ts – Was Führungskräfte niemals tun sollten

✘ Hinweise abtun oder bagatellisieren.
✘ Informationen aufgrund persönlicher Meinungen umdeuten.
✘ Eigenständig Ermittlungen durchführen.
✘ Vergeltungsmaßnahmen ergreifen oder dulden.
✘ Informationen unnötig weitergeben.
✘ Auf eine Nachverfolgung verzichten.

Führungskräfte geben den Ton an. Werden Hinweise konsequent und respektvoll behandelt, fühlen sich Mitarbeitende sicherer, Probleme frühzeitig anzusprechen.

3. Sichere und zugängliche Meldekanäle schaffen

Ein Speak-up-Prozess ist nur dann wirksam, wenn Mitarbeitende wissen, wie er genutzt wird – und sich dabei wohlfühlen.

Den Prozess einfach gestalten

Klare Sprache, eindeutige Schritte und leicht zugängliche Tools sind entscheidend. Wirkt der Prozess kompliziert oder intransparent, sinkt die Bereitschaft, ihn zu nutzen.

Mehrere Meldeoptionen anbieten

Auswahl erhöht Zugänglichkeit und Komfort – gleichzeitig ist klare Kommunikation wichtig, um Verwirrung zu vermeiden. Mögliche Optionen sind:

• Eine vertrauliche interne Hotline
• Eine digitale Meldeplattform
• Direkte Meldung an Führungskräfte, HR oder Compliance
• Anonyme Meldungen (sofern rechtlich zulässig)
• Idealerweise eine benannte Speak-up-Beauftragte bzw. ein Beauftragter

Psychologische Sicherheit gewährleisten

Psychologische Sicherheit ist ein zentraler Bestandteil einer gesunden Speak-up-Kultur.

• Klare Kommunikation, dass Vergeltung nicht toleriert wird
• Schulung von Führungskräften im objektiven und vorurteilsfreien Umgang
• Zusicherung, dass Vertraulichkeit jederzeit gewahrt bleibt

Fühlen sich Mitarbeitende geschützt, äußern sie Bedenken früher – und ermöglichen so eine frühzeitige Klärung.

4. Schnell und fair reagieren

Hinweise dürfen nicht im Leeren verpuffen. Eine zeitnahe und konsistente Reaktion stärkt Vertrauen und zeigt Verantwortungsbewusstsein. Organisationen sollten sicherstellen:

• Zeitnahe Bestätigung des Eingangs
• Unparteiische und objektive Bewertung
• Transparente Kommunikation der nächsten Schritte (unter Wahrung der Vertraulichkeit)
• Faire und konsistente Entscheidungen
• Kontinuierlichen Schutz vor Vergeltung während und nach dem Prozess

Führung gibt die Richtung vor

Eine Speak-up-Kultur ist letztlich eine bewusste Führungsentscheidung. Führungskräfte müssen das vorleben, was sie von anderen erwarten: aktiv zuhören, verantwortungsvoll handeln und diejenigen unterstützen, die Bedenken äußern.

Wenn Menschen erleben, dass sie gehört werden und dass tatsächliche Maßnahmen folgen, stärkt dies sowohl die ethische Grundlage der Organisation als auch ihre Wettbewerbsfähigkeit. Eine echte Speak-up-Kultur wird damit nicht nur zur Compliance-Anforderung, sondern zu einem wesentlichen Bestandteil einer starken Arbeitgebermarke.

Mehr zu diesem Thema

If you’re interested in this topic, don’t miss Part 1: Redefining leadership and Part 3: A speak-up implementation checklist of Elisabeta Grigoriu’s series on ethics and leadership.

Weitere Informationen zu den juristischen Dienstleistungen von Elisabeta Grigoriu und zur Initiative THE HUMAN CENTRIC finden Sie unter thehumancentric.eu – People. Ethics. Data