Folgen Sie unserem Leitfaden unten oder sehen Sie sich unser Einführungsvideo an, das Ihnen praktisch zeigt, wie Sie Whistlelink konfigurieren und eingehende Fälle verwalten. Benutzer und Rollen.
Sobald Sie die Personen benannt haben, die die eingehenden Fälle verwalten sollen, müssen Sie sie zu Whistlelink einladen. Es gibt vier verschiedene Benutzerrollen im System: Eigentümer, Administrator, Fallbearbeiter und Betrachter. Unten
Sie laden Benutzer ein und verwalten sie unter Benutzerverwaltung, die Sie im Hauptmenü finden. Sie können Benutzer hinzufügen, bearbeiten oder entfernen. Um einen neuen Benutzer hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Neuen Benutzer hinzufügen und geben Sie die erforderlichen Daten im Pop-up-Fenster ein. Um die Sicherheit zu erhöhen, sollten Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren.
Die Berichtsseite wird mit einem Standardtext geliefert, den Sie jedoch individuell anpassen können. Entscheiden Sie, was Sie mitteilen möchten, und ersetzen Sie es einfach. Wenn Sie mehr als eine Sprache haben, wiederholen Sie den Vorgang für jede Sprache.
Beispiele dafür, was auf der Startseite hinzugefügt werden könnte
Rufen Sie die Whistleblowing-Website über das Hauptmenü auf und klicken Sie auf Startseite. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Text, den Sie bearbeiten möchten, klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol und nehmen Sie Ihre Änderungen im Pop-up-Fenster vor. Um einen neuen Block oder eine URL hinzuzufügen, bewegen Sie den Mauszeiger über einen Textblock und klicken Sie auf das grüne Pluszeichen. Sie können Ihre Elemente auch neu anordnen, indem Sie auf die Pfeile nach oben oder unten klicken.
Sobald Sie mit Ihren Änderungen zufrieden sind, sollten Sie Ihre Website veröffentlichen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Veröffentlichen auf der rechten Seite, um Ihre Änderungen zu veröffentlichen. Neben dieser Schaltfläche können Sie die veröffentlichte Website anzeigen.
Das Berichtsformular enthält eine Reihe von Standardfragen, die in der Regel von den meisten Benutzern geändert werden. Sie können die vorhandenen Fragen beibehalten, sie ändern oder nach Belieben Fragen hinzufügen oder entfernen. Je mehr Fragen das Berichtsformular enthält, desto einfacher ist es, den Bericht zu sortieren. Die Fragen helfen Ihnen zum Beispiel dabei, herauszufinden;
Gehen Sie über das Hauptmenü auf die Seite Whistleblowing und klicken Sie auf Meldeformular. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Frage, die Sie bearbeiten möchten, klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol und nehmen Sie Ihre Änderungen im Pop-up-Fenster vor. Wenn Sie ein neues Element hinzufügen möchten, klicken Sie auf das grüne Pluszeichen. Sie können Ihre Elemente auch neu anordnen, indem Sie auf die Pfeile nach oben oder unten klicken.
Wenn Sie mit Ihren Änderungen zufrieden sind, sollten Sie Ihre Website veröffentlichen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Aktualisieren rechts auf der Seite, um Ihre Änderungen sichtbar zu machen. Neben dieser Schaltfläche können Sie die veröffentlichte Website anzeigen.
Sobald diese Funktion aktiviert ist, erscheint ein Symbol auf dem Meldeformular. Die meldende Person kann wählen, ob sie eine Sprachnachricht aufzeichnen oder den Standardfragebogen ausfüllen möchte. Die Sprachaufzeichnung kann bis zu 10 Minuten lang sein und legt einen neuen Fall im Fallmanagementmodul an.
Gehen Sie zu Whistleblowing-Website – Einstellungen – Website-Informationen, um die Sprachnachricht zu aktivieren. Vergewissern Sie sich, dass Sie Ihre Änderungen veröffentlichen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Aktualisieren auf der rechten Seite, um Ihre Änderungen sichtbar zu machen.
Auf der linken Seite der Meldeseite können Sie Informationen über zusätzliche Meldemöglichkeiten (per Telefon und Post/E-Mail) hinzufügen.
Gehen Sie zu Whistleblowing Site – Einstellungen – Meldekanäle. Markieren Sie die Kontrollkästchen und füllen Sie die Informationen aus. Vergewissern Sie sich, dass Sie Ihre Änderungen veröffentlichen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Aktualisieren auf der rechten Seite, um Ihre Änderungen sichtbar zu machen.
Sowohl die Berichtsseite als auch das Fallverwaltungssystem können umfassend angepasst werden. Nachfolgend finden Sie einige zusätzliche Möglichkeiten, Ihre Einrichtung zu personalisieren.
Jede Berichtsseite wird mit einer Hauptsprache geliefert. Je nach Plan können Sie weitere Sprachen hinzufügen.
Gehen Sie zu Whistleblowing Site – Einstellungen – Sprachen. Markieren Sie die Sprachen und „verschieben“ Sie sie mit dem Pfeil. Vergewissern Sie sich, dass Sie Ihre Änderungen veröffentlichen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Aktualisieren auf der rechten Seite, um Ihre Änderungen sichtbar zu machen. Bitte beachten Sie, dass alle neu hinzugefügten Textblöcke oder Fragen in die von Ihnen hinzugefügten Sprachen übersetzt werden müssen.
Die Berichtsseite kann mit einem eigenen Logo personalisiert werden. Je nach Plan können auch ein Kopfbild (Banner Logo) und eine Farbe für die Überschrift hinzugefügt werden.
Gehen Sie zu Whistleblowing Site – Einstellungen – Branding, um das Design zu personalisieren. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Änderungen veröffentlichen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Aktualisieren auf der rechten Seite, um Ihre Änderungen sichtbar zu machen.
Für Organisationen, die ein größeres Volumen an Fällen erhalten, sind Vorlagen für Fallmeldungen sinnvoll und sparen Zeit und Mühe. Mit Case Messages können Sie Nachrichten erstellen, die Sie bei der Kommunikation mit der meldenden Person verwenden können.
Um eine neue Vorlage hinzuzufügen, gehen Sie zu Whistleblowing Site – Einstellungen – Fallmeldung. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Vorlage hinzufügen und speichern Sie, sobald die Nachricht erstellt ist. Die Vorlage kann auch in weitere Sprachen übersetzt werden. Um eine Vorlage in der Kommunikation mit der meldenden Person zu verwenden, klicken Sie auf das Dropdown-Element, das in einem Fall unter Nachrichten sichtbar ist.
Gehen Sie zu Whistleblowing Site – Einstellungen – Meldekanäle. Markieren Sie die Kontrollkästchen und füllen Sie die Informationen aus. Vergewissern Sie sich, dass Sie Ihre Änderungen veröffentlichen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Aktualisieren auf der rechten Seite, um Ihre Änderungen sichtbar zu machen.
Interne Kategorien sind einfach eine Möglichkeit, die Fälle zu kategorisieren. Ein Fall bleibt so lange unkategorisiert, bis ein Benutzer eine Kategorie auswählt. Es sind die internen Kategorien, die sich auf die Statistiken auswirken, was bedeutet, dass die von der meldenden Person gewählte Kategorie nur ein Hinweis darauf ist, um welche Kategorie es sich handeln könnte.
Um interne Kategorien zu bearbeiten, hinzuzufügen oder zu löschen, gehen Sie zu Einstellungen – Interne Kategorien.
Es ist von entscheidender Bedeutung, sicherzustellen, dass Informationen sicher und geschützt sind und gemäß den Vorschriften verwaltet werden.
Ein abgeschlossener Fall bleibt zugänglich, bis er gelöscht wird. Während dieses Zeitraums kann er wieder geöffnet werden, und alle Informationen sind für jeden, der Zugriff auf den Fall hat, lesbar. Ein gelöschter Fall kann nicht mehr eingesehen oder wieder geöffnet werden. Gemäß den GDPR-Vorschriften müssen Fälle innerhalb bestimmter Fristen gelöscht werden.
In der Standardeinstellung von Whistlelink wird ein abgeschlossener Fall 12 Monate lang gespeichert, bevor er gelöscht wird. Um dies zu ändern, gehen Sie zu Einstellungen – Compliance.
Stellen Sie sicher, dass persönliche Benutzerkonten durch die Aktivierung der Zwei-Faktor-Authentifizierung geschützt sind. Dies kann auf Organisationsebene unter Benutzerverwaltung erzwungen werden oder jeder einzelne Benutzer kann dies selbst entscheiden.
Bevor Sie Ihren neuen Berichtskanal kommunizieren, führen Sie einen kurzen Testfall durch.
Gehen Sie auf Ihre Whistlelink-Seite (z. B. firmenname.whistlelink.com), füllen Sie ein Meldeformular aus und senden Sie es ab.
Loggen Sie sich dann in Ihr Whistlelink Dashboard ein und überprüfen Sie, ob Sie den Bericht sehen können, den Sie gerade eingereicht haben. Überprüfen Sie auch, ob die vorgesehenen Eigentümer und Administratoren eine Benachrichtigung über einen neuen Bericht erhalten haben. Falls nicht, stellen Sie sicher, dass alle E-Mail-Adressen im System korrekt sind.
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