Fallstudie: Logistik
Whistlelink-FallstudieMehr Transparenz in
Logistik und Transport
Wie Grupo Valora das interne Hinweisgebersystem mit Whistlelink verbessert hat
ist eine spanische Unternehmensgruppe mit Sitz auf den Kanarischen Inseln und über 40 Jahren Erfahrung in den Bereichen Transport, Logistik und Informationsmanagement. Das Unternehmen agiert unter der Marke SEUR auf den Kanaren und in Valladolid und betreibt spezialisierte Einheiten für fortschrittliche Logistiklösungen, Digitalisierung und Datenarchivierung – sowohl auf den Inseln als auch auf dem Festland.
Zur Stärkung ihrer Kultur von Verantwortung und Compliance setzte Grupo Valora auf Whistlelink, um ein sicheres und effizientes Hinweisgebersystem einzuführen, konzernweit zugänglich und konform mit nationalen sowie EU-Vorgaben.
Die Herausforderung: Vertrauen schaffen in einem hierarchischen, operativen Umfeld
Die größte Herausforderung bestand darin, Vertrauen in das Hinweisgebersystem aufzubauen – insbesondere in den logistiknahen Unternehmensteilen von Grupo Valora, die traditionell von einer hierarchischen und betriebsorientierten Kultur geprägt sind. Diese Bereiche sind häufig weniger vertraut mit Hinweisgeberkanälen und haben oft eingeschränkten Zugang zu digitalen Ressourcen.
Mitarbeitende brauchten die Gewissheit, dass:
– ihre Meldungen ernst genommen und ordnungsgemäß geprüft werden,
– die unternehmensinterne Richtlinie zum Schutz vor Repressalien konsequent angewendet wird,
– ein sicheres und funktionales System vertrauliche und anonyme Meldungen ermöglicht.
Obwohl nur eines der Unternehmen gesetzlich verpflichtet ist, einen Ethikkanal einzurichten, entschied sich Grupo Valora bewusst dafür, die Lösung konzernweit auszurollen. Diese Entscheidung basiert auf der Überzeugung, dass ein funktionierendes Hinweisgebersystem zur Stärkung der ethischen Unternehmenskultur beiträgt, Prävention fördert und kontinuierliche Verbesserungen ermöglicht. Sie unterstreicht das klare Engagement der Unternehmensführung für Compliance und Transparenz.
Das Compliance-Team unterstützt die Nutzung des Systems durch regelmäßige Kommunikation (vierteljährlich) und zielgerichtete Schulungsmaßnahmen – abgestimmt auf die jeweiligen Rollen und Arbeitsbereiche.
Führungskräfte spielen eine Schlüsselrolle bei der aktiven Förderung des Ethikkanals, indem sie seine Schutzfunktion vermitteln und ethisches Verhalten vorleben.
Die Whistlelink-Lösung: flexibel, sicher und skalierbar
Whistlelink stellte Grupo Valora ein Hinweisgebersystem zur Verfügung, das auf das Tempo und die Struktur von Logistikprozessen zugeschnitten ist. Wichtige Funktionen:
✔️ Schneller, mobilfreundlicher Zugriff – Einfache Meldung von überall und auf jedem Gerät.
✔️ Vertrauliche Meldekanäle – Verschlüsselte und sichere Einreichungen mit optionaler Anonymität und Sprachaufzeichnung.
✔️ Gesetzeskonform – Entspricht dem spanischen Hinweisgeberschutzgesetz und der EU-Richtlinie.
✔️ Fallmanagement-Tools – Integrierte Erinnerungen und Zugriffskontrollen für eine termingerechte und nachvollziehbare Bearbeitung.
Umsetzung und Ergebnisse: Strategische Rollout für Kultur und Compliance
Die Implementierung konzentrierte sich auf drei Hauptbereiche:
- Konzernweiter Rollout – Der Meldekanal wurde in allen Unternehmen der Gruppe eingeführt und über mehrere digitale Plattformen wie Website und Intranet zugänglich gemacht.
- Interne Kommunikationskampagnen – Regelmäßige, verständlich aufbereitete Inhalte erklärten den Zweck des Kanals, seine Nutzung sowie die zugesicherten Prinzipien wie Anonymität, Vertraulichkeit und Schutz vor Repressalien.
- Gezielte Schulungen – Präsenz- und Online-Schulungen zeigten den Mitarbeitenden, wann und wie sie Meldungen abgeben können und stärkten so eine Kultur der Integrität.
Besonders das mittlere Management wurde gezielt eingebunden, um deren Rolle als Multiplikator*innen und Vorbilder einer ethischen Unternehmenskultur zu stärken.
Ergebnisse:
- Vollständige Abdeckung – Alle Mitarbeitenden der Gruppe haben jetzt sicheren und zuverlässigen Zugang zum Hinweisgebersystem.
- Zunehmende Nutzung – Die Nutzung des Kanals ist gestiegen, insbesondere für Meldungen zur Prävention und Verbesserung des Arbeitsumfelds.
- Stärkere Wahrnehmung intern – Interne Umfragen zeigen, dass der Ethikkanal zunehmend als vertrauenswürdiges Schutzinstrument angesehen wird.
- Engagierte Führung – Führungskräfte fördern das System aktiv und leben ethisches Verhalten vor.
Der Ethikkanal wird heute nicht nur als Meldesystem, sondern als strategisches Instrument für Vertrauen und Transparenz im Unternehmen genutzt.
„Das Tool hat sich zu einem effektiven und diskreten Kanal für interne Kommunikation entwickelt. Es stärkt das Vertrauen der Mitarbeitenden in die Vertraulichkeit und die Möglichkeit zur Anonymität. Seine technische Ausgestaltung sowie die externe Verwaltung tragen wesentlich zu diesem Sicherheitsgefühl bei. Die Benutzerfreundlichkeit hat zu einer hohen Akzeptanz und einem erfolgreichen Betrieb geführt.
Laut der aktuellen Ethikumfrage vertrauen 90 % der Mitarbeitenden der Vertraulichkeit des Systems, und 77 % finden es einfach zu bedienen.“
— Raquel Pereyra McKillop, Compliance Officer, Grupo Valora
Zentrale Erkenntnisse: Lehren aus dem Logistiksektor
Die Erfahrungen von Grupo Valora zeigen, was bei Hinweisgebersystemen in dynamischen Branchen wie Logistik und Transport zählt:
- ✔️ Vertrauen entsteht durch Transparenz – Nur klare Kommunikation zu Anonymität, Vertraulichkeit und Schutz vor Repressalien schafft Sicherheit.
- ✔️ Führung auf allen Ebenen ist entscheidend – Führungskräfte sind Vorbilder und spielen eine Schlüsselrolle für ethisches Handeln.
- ✔️ Kommunikation und Schulungen müssen integriert werden – Regelmäßige, rollenspezifische Maßnahmen fördern langfristiges Engagement.
- ✔️ Einbettung in Compliance-Strukturen – Die Hinweisgeberlösung sollte Teil einer übergeordneten Integritätsstrategie sein.
- ✔️ Praxisnahe Umsetzung – Systeme müssen auf die Geschwindigkeit und Komplexität der Logistikprozesse abgestimmt sein.
Möchten Sie mehr über Whistlelink erfahren?
Whistlelink bietet sichere, umfassende Whistleblowing-Lösungen, die Unternehmen dabei unterstützen, gesetzliche Vorgaben einzuhalten und eine transparente Unternehmenskultur zu fördern. Mit Funktionen, die speziell für komplexe Arbeitsabläufe und geografisch verteilte Teams konzipiert wurden, ist Whistlelink der ideale Partner für Logistik- und Transportunternehmen.
