Checkliste für den Umgang mit Whistleblower-Meldungen

Bei der Bearbeitung eingehender Meldungen von Whistleblowern müssen die Organisationen mit größter Sorgfalt und Liebe zum Detail vorgehen. Ein falscher Umgang mit diesen Meldungen kann schwerwiegende Folgen haben, einschließlich rechtlicher Konsequenzen und einer Schädigung des Rufs der Organisation. Um einen ordnungsgemäßen und effektiven Umgang mit Whistleblower-Meldungen zu gewährleisten, sind im Folgenden die wichtigsten Überlegungen aufgeführt, die beim Umgang mit Whistleblower-Meldungen zu beachten sind:

Stellen Sie sicher, dass:

• Das Unternehmen oder die Organisation hat offizielle Meldewege (sowohl mündlich als auch schriftlich) eingerichtet, die allen Mitarbeitern bekannt sind und von denen sie Gebrauch machen können.
  
  
• Die Lösungen sind sicher, anonym und leicht zugänglich.
  
  
• Die Whistleblower-Richtlinie der Organisation ist leicht zugänglich. Vergewissern Sie sich außerdem, dass alle Mitarbeiter mit der Richtlinie und dem Verfahren für den Umgang mit Whistleblower-Fällen innerhalb der Organisation vertraut sind.
  

Denken Sie daran:

• Behandeln Sie den Whistleblower stets mit Respekt. Die Meldung eines Hinweises kann für einen loyalen und geschätzten Mitarbeiter eine große Herausforderung darstellen, daher sollten Sie ihm Ihre Anerkennung für seine Entscheidung zur Wahrung der Integrität aussprechen.
  
  
• Gehen Sie objektiv an die Meldung des Hinweisgebers heran. Machen Sie sich keine Vorurteile und versuchen Sie, zwischen Fakten und Meinungen zu unterscheiden.
  
  
• Wenn das Whistleblowing mündlich oder während eines physischen Treffens erfolgt, lassen Sie den Whistleblower ohne Unterbrechung sprechen. Sie können bei Bedarf nachfragen, aber konzentrieren Sie sich auf das Zuhören, ohne zu urteilen, und machen Sie gründliche Notizen.
  
  
• Nicht alle Beschwerden stellen Whistleblowing dar. Beurteilen Sie, ob die Angelegenheit für den Whistleblower-Kanal geeignet ist oder ob es sich um eine persönliche Beschwerde handelt, die von der Personalabteilung des Unternehmens behandelt werden sollte.
  
  
• Wenn die Meldung weitere Untersuchungen erfordert, weisen Sie sie der entsprechenden Person oder Abteilung zu und stellen Sie entsprechend Ressourcen und Fachwissen zur Verfügung.
  
  
• Erinnern Sie die zuständige Person daran, dem Hinweisgeber innerhalb von drei Monaten eine Rückmeldung über die Untersuchung zu geben. Besprechen Sie die Art der Rückmeldung, die möglich ist.
  
  
• Wenn die Untersuchung die Meldung des Hinweisgebers nicht bestätigt, sollten Sie in Erwägung ziehen, dem Hinweisgeber das Ergebnis mitzuteilen, um ihm die Akzeptanz des Ergebnisses zu erleichtern.
  

Informieren Sie beim Umgang mit Meldungen den Whistleblower, dass:

• Ihre Identität wird vertraulich behandelt, obwohl es Fälle geben kann, in denen die Offenlegung ihrer Identität gesetzlich vorgeschrieben ist.
  
  
• Sie haben das Recht, sich einen unabhängigen Rechtsbeistand zu suchen, z. B. durch die internen Experten des Unternehmens oder durch ihre Gewerkschaft, wenn sie Mitglied sind.
  
  
• Sie haben das Recht, über das Ergebnis der Untersuchung informiert zu werden. Gemäß den Gesetzen für Hinweisgeber sollte die Rückmeldung innerhalb von drei Monaten nach Erhalt der Meldung erfolgen. Bitte beachten Sie jedoch, dass nicht alle Informationen aus triftigen Gründen weitergegeben werden dürfen (z. B. sensible Informationen oder Daten Dritter).
  
  
• Erfährt der Hinweisgeber irgendeine Form von Vergeltung innerhalb der Organisation, sollte er ermutigt werden, dies umgehend zu melden.
  

Vermeiden Sie beim Umgang mit Meldungen von Whistleblower:

• Vergeltungsmaßnahmen gegen Mitarbeiter, die sich entschlossen haben, einen Whistleblower-Meldung abzugeben. Der Hauptzweck der Whistleblower-Richtlinie der EU besteht darin, Whistleblowern einen besseren Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen des Arbeitgebers zu bieten. Die nationalen Whistleblower-Gesetze sehen Schadensersatzansprüche gegen Arbeitgeber vor, die dagegen verstoßen.
  
  
• Der Versuch, Beweise für Fehlverhalten, inakzeptables Verhalten oder andere Probleme, die durch Meldungen von Whistleblowern aufgedeckt wurden, zu verheimlichen oder abzutun. Das Ignorieren eines Hinweisgebers ist rechtswidrig, und solche Handlungen können den Ruf des Unternehmens schwer schädigen.
  
  
• Selbst wenn Sie glauben, dass die Meldung unbegründet ist, sollten Sie nicht negativ auf Bedenken in Bezug auf Gesundheit und Sicherheit reagieren. Für die Mitarbeiter ist es wichtig, dass sie darauf vertrauen können, dass ihre Gesundheit und Sicherheit ernst genommen werden.
  
  

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Umgang mit Whistleblower-Meldungen ein empfindliches Gleichgewicht aus Transparenz, Vertraulichkeit und Sorgfalt erfordert. Organisationen müssen vorrangig sichere Meldewege einrichten und sicherstellen, dass ihre Whistleblower-Richtlinien allen Mitarbeitern bekannt und zugänglich sind. Die Behandlung von Whistleblowern mit Respekt, Objektivität und Vertraulichkeit während des gesamten Prozesses ist von größter Bedeutung. Die unverzügliche Untersuchung von Meldungen, die Bereitstellung von Feedback innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens und der Schutz von Hinweisgebern vor Vergeltungsmaßnahmen sind wesentliche Schritte zur Förderung einer Kultur der Integrität und Verantwortlichkeit innerhalb einer Organisation.

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