Cultura de Speak-Up: Cómo construir organizaciones en las que se escuchen todas las voces y se actúe en consecuencia

Por Elisabeta Grigoriu, del bufete Grigoriu C. Elisabeta, Rumanía – THE HUMAN CENTRIC

Introducción

Elisabeta Grigoriu, fundadora de Grigoriu C. Elisabeta Law Practice, cree que el liderazgo debe basarse en la ética, no sólo en el rendimiento. A través de su bufete, Elisabeta ayuda a las organizaciones a reforzar el cumplimiento poniendo a las personas en primer lugar. Con la iniciativa CENTRO HUMANO, promueve un nuevo tipo de liderazgo, que genere confianza, seguridad y éxito a largo plazo.

En este segundo artículo de una serie de tres partes, comparte orientaciones prácticas sobre cómo construir organizaciones éticas y centradas en las personas, empezando por una verdadera Cultura de Speak-Up.

Crear una cultura de la palabra

En muchas organizaciones, Speak-Up sigue siendo un eslogan más que un auténtico compromiso cultural. Sin embargo, más allá del cumplimiento de las obligaciones legales o de conformidad, una cultura fuerte de speak-up se ha convertido en una ventaja estratégica. Protege a la organización y a su personal, refuerza la confianza y capacita a las personas para plantear sus preocupaciones antes de que se conviertan en crisis.

Crear una cultura así requiere algo más que un bonito documento político. Exige comportamientos de liderazgo, comunicación abierta y procesos que hagan que denunciar irregularidades sea seguro y eficaz.

Este artículo ofrece algunos pasos prácticos para que los directivos, los equipos de RRHH y de cumplimiento creen y mantengan una cultura en la que los empleados se sientan seguros para expresar sus preocupaciones y confíen en que esas preocupaciones se tratarán con seriedad y responsabilidad.

Una guía práctica para directivos, equipos de RRHH y de cumplimiento normativo

Construir una cultura de la palabra no es una iniciativa puntual, sino un esfuerzo continuo y colectivo.

1. Comunica claramente el objetivo y el proceso

La transparencia genera confianza y la concienciación es el primer paso para conseguirlo. Los empleados deben entender por qué existe el proceso de «hablar claro» y cómo funciona. Las políticas deben explicarse para que se entiendan.

• Por qué existe el proceso: La gente está más dispuesta a comprometerse cuando comprende el valor de plantear preocupaciones y cómo contribuye a un lugar de trabajo seguro y ético.
• Qué ocurre una vez que se presenta una denuncia: La claridad en el flujo de trabajo tranquiliza a los empleados en el sentido de que las preocupaciones se examinarán con imparcialidad y no se ignorarán. Todos deben comprender que las represalias están estrictamente prohibidas.
• Quién gestiona la información: Los equipos o funciones responsables de recibir y gestionar las preocupaciones deben comunicarse con claridad.
• Cómo se mantiene la confidencialidad: Los empleados necesitan confiar en que su identidad y su información estarán protegidas en todas las fases del proceso.

Una comunicación clara reduce la incertidumbre y refuerza el compromiso de la organización con la transparencia y la integridad.

2. Formar a los directivos para que gestionen eficazmente las preocupaciones

Los directivos suelen ser el primer punto de contacto cuando surgen preocupaciones. Su comportamiento puede fomentar una cultura de apertura o cerrarla por completo, de ahí que su papel sea muy relevante.

SI: Los comportamientos clave que deben dominar los directivos

✔ Animar a la gente a dar la cara y reconocer el valor que hace falta para hablar. Actúa como modelo.
✔ Escuchar activamente, sin juzgar ni interrumpir.
✔ Evitar hacer promesas que no puedan cumplir.
✔ Documentar las preocupaciones con precisión.
✔ Escalar los problemas a través de los canales adecuados.
✔ Hacer un seguimiento respetuoso, y sólo con la orientación del equipo de cumplimiento.

NO: Lo que los directivos nunca deben hacer

✘ Desestimar o minimizar las preocupaciones.
✘ Reinterpretar la información basándose en opiniones personales.
✘ Intentan investigar por su cuenta.
✘ Tomar represalias o permitirlas.
✘ Revelar información innecesariamente.
✘ Ignora la necesidad de seguimiento.

Los jefes marcan la pauta. Cuando gestionan las preocupaciones de forma coherente y respetuosa, los empleados se sienten más seguros planteando los problemas desde el principio.

3. Construir canales de denuncia seguros y accesibles

Un proceso de Speak Up sólo es eficaz si los empleados saben cómo utilizarlo y se sienten cómodos haciéndolo.

Simplifica el proceso

Utiliza un lenguaje sencillo, pasos claramente definidos y herramientas accesibles. Si el proceso parece complejo u oscuro, la gente será reacia a participar en él.

Ofrecer múltiples opciones para denunciar

La elección aumenta la accesibilidad y la comodidad. Sin embargo, asegúrate de que la información sea clara para evitar cualquier confusión. Tenlo en cuenta:

• Una Hotline interna confidencial
• Una plataforma digital
• Dependencia directa de un superior jerárquico, RRHH o Cumplimiento Normativo
• Informes anónimos (cuando esté permitido)
• Lo ideal sería designar a un responsable de Speak-Up

Garantizar la seguridad psicológica

La seguridad psicológica también es fundamental para una cultura de Speak-Up y una organización sanas.

• Comunicar claramente que no se tolerarán las represalias
• Formar a los directivos para que respondan con imparcialidad y sin prejuicios
• Asegurar a los empleados que se respeta la confidencialidad en todas las fases

Cuando los empleados saben que están protegidos, es más probable que denuncien pronto, lo que permite resolver los problemas antes de que se agraven.

4. Responder con rapidez y equidad

Las preocupaciones nunca deben desaparecer en el vacío. Una respuesta oportuna y coherente demuestra compromiso y refuerza la confianza. Las organizaciones deben garantizar:

• Acuse de recibo rápido para las denuncias
• Evaluación imparcial y objetiva
• Comunicación transparente de los próximos pasos, dentro de los límites de la confidencialidad
• Resultados justos y coherentes
• Protección continua frente a represalias durante y después del proceso

El liderazgo marca la pauta

Una cultura de Speak-Up es, en última instancia, una opción de liderazgo. Los líderes deben modelar los comportamientos que esperan de los demás escuchando activamente, respondiendo con responsabilidad y apoyando a quienes plantean sus preocupaciones.

Cuando la gente se siente escuchada y ve que se toman medidas reales, la organización refuerza tanto sus fundamentos éticos como su ventaja competitiva. Una auténtica cultura de la denuncia se convierte no sólo en un requisito de cumplimiento, sino en un sello distintivo de una sólida marca de empleador.

Más sobre este tema

If you’re interested in this topic, don’t miss Part 1: Redefining leadership and Part 3: A speak-up implementation checklist of Elisabeta Grigoriu’s series on ethics and leadership.

Para saber más sobre los servicios jurídicos de Elisabeta Grigoriu y la iniciativa The HUMAN CENTRIC, visita thehumancentric.eu – Personas. Ética. Datos