Una storia di successo: AENOR e l'implementazione di un sistema di segnalazione interno
AENOR contribuisce alla trasformazione della società costruendo la fiducia tra le organizzazioni e gli individui attraverso servizi di valutazione della conformità (certificazione, ispezione e test), formazione e informazione, oltre alla consulenza sulla trasformazione aziendale fornita da AENOR Conocimiento.
In qualità di leader nella costruzione della fiducia in Spagna, più di 91.000 luoghi di lavoro in tutto il mondo possiedono certificati in settori come la gestione della qualità, l’intelligenza artificiale, la cybersicurezza e le aree legate all’ESG come la conformità penale, la buona governance aziendale, l’uguaglianza, la gestione ambientale e l’edilizia sostenibile.
I vantaggi competitivi di AENOR includono la massima riconoscibilità del marchio tra le aziende e i consumatori; l’impiego di personale proprio, che le consente di gestire le conoscenze accumulate a beneficio dei clienti; l’innovazione nella risoluzione di nuovi gap di competitività grazie alla vicinanza alle fonti di conoscenza; la capillarità geografica e settoriale.
Oggi AENOR è un’entità globale che opera già in 87 paesi. In Spagna ha uffici in tutte le comunità autonome con propri revisori dei conti e ha una presenza permanente in altri 12 paesi, principalmente in America Latina e in Europa.
La sfida: Promuovere l'etica come fondamento della cultura aziendale
In un ambiente commerciale sempre più esigente, AENOR ha riconosciuto la necessità di rafforzare la propria cultura etica e di conformità, allineandosi ai valori di trasparenza, integrità e responsabilità. La sfida consisteva nel creare un canale sicuro, confidenziale e accessibile – sia per i dipendenti che per i partner commerciali esterni – dove poter segnalare le proprie preoccupazioni senza temere ritorsioni.
In qualità di ente che certifica la conformità e i sistemi etici aziendali, AENOR si è impegnata a dare il buon esempio implementando meccanismi interni che proteggano i segnalanti e garantiscano la conformità alle leggi vigenti. Ciò include l’adesione alla Legge 2/2023 del 20 febbraio, che recepisce la Direttiva UE sulla protezione dei segnalanti nella legislazione spagnola.
Questa evoluzione le ha permesso di rafforzare il suo impegno per la buona governance e la conformità, posizionandosi all’avanguardia delle migliori pratiche di integrità e trasparenza aziendale. L’iniziativa Ethical Channel di AENOR non solo risponde ai requisiti normativi, ma riflette anche il fermo impegno a consolidare una solida cultura etica in tutto il Gruppo AENOR.
La soluzione: Whistlelink come piattaforma di segnalazione interna di AENOR
Per affrontare questa sfida, AENOR ha scelto la piattaforma tecnologica Whistlelink, una soluzione specializzata nella gestione dei canali di segnalazione interna. Il sistema Whistlelink soddisfa tutti i requisiti stabiliti dalla Legge 2/2023, tra cui la protezione dei dati in conformità con il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR), la tracciabilità dei casi, l’anonimato dei segnalanti e la gestione sicura delle comunicazioni.
Il Canale Etico di AENOR consente ai dipendenti e ai collaboratori di segnalare i propri dubbi in modo semplice, riservato e sicuro, garantendo l’indipendenza del sistema e la gestione imparziale dei casi.
✔️ Reputazione e imparzialità: In quanto organizzazione leader nella valutazione della conformità e nella trasformazione del business, AENOR applica internamente le migliori pratiche in materia di etica e governance.
✔️ Riservatezza e integrità dei dati: Operare in un ambiente ad alta fiducia richiede un sistema che garantisca la riservatezza e che sia conforme alle normative sulla protezione dei dati (GDPR).
✔️ Conformità legale e normativa: Con l'attuazione della Legge 2/2023, AENOR ha richiesto un sistema in grado di soddisfare i requisiti legislativi stabiliti dalle normative europee.
✔️ Adozione interfunzionale: Essendo un'organizzazione globale, AENOR aveva bisogno di una soluzione che potesse essere facilmente adottata da tutta la sua rete di filiali e da tutto il personale tecnico, legale e amministrativo, indipendentemente dal loro livello di competenza digitale.
✔️ La leadership si impegna a promuovere una cultura di integrità, trasparenza, onestà e conformità.
Implementazione e risultati:
L’implementazione del Canale Etico è stata agile ed efficiente, supportata da sessioni di formazione interna, comunicazioni aziendali e onboarding tecnico da parte di Whistlelink.
La piattaforma è stata integrata con successo nella cultura organizzativa di AENOR come strumento chiave di governance e conformità.
- I risultati di AENOR:
- Aumento della fiducia dei dipendenti: I dipendenti di AENOR hanno ora a disposizione un modo sicuro e riservato per segnalare comportamenti scorretti senza timore di ritorsioni, proteggendo i dati personali e l’anonimato.
- Piena conformità alla Legge 2/2023: La piattaforma garantisce che AENOR soddisfi tutti i requisiti legali per i canali di segnalazione interni, seguendo le linee guida ISO 37002.
- Rafforzamento culturale: AENOR rafforza la sua leadership in materia di governance, etica e conformità, dimostrando il suo costante impegno verso le migliori pratiche aziendali.
"L'integrazione del Canale Etico di AENOR con Whistlelink ci permette di garantire che la nostra integrità interna sia allineata ai rigorosi standard che certifichiamo per gli altri. Questa iniziativa rappresenta un'estensione logica e solida del nostro incrollabile impegno verso l'eccellenza."
- Carmen Morato Garcia, Responsabile Legale e della Conformità Interna di AENOR
Punti chiave: Segnalanti nei servizi professionali e di certificazione
L’esperienza di AENOR mette in luce lezioni fondamentali per le organizzazioni del settore della certificazione e dei servizi professionali:
- ✔️ La leadership etica inizia dall’interno. Le organizzazioni che valutano gli altri in base alla conformità devono dare un forte esempio interno.
- ✔️ Canali sicuri e anonimi incoraggiano le segnalazioni. I sistemi riservati aumentano la fiducia dei dipendenti e riducono la paura di ritorsioni.
- ✔️ L‘usabilità interfunzionale è importante. Le soluzioni devono essere intuitive per il personale di tutti i livelli e di tutti i reparti.
- ✔️ L’integrazione culturale aumenta l’impatto a lungo termine. Una piattaforma per segnalanti è più efficace quando è integrata nella governance e nei valori dell’organizzazione.
Vuoi saperne di più su Whistlelink?
Whistlelink offre soluzioni sicure per i segnalanti, progettate per aiutare le organizzazioni di servizi professionali e di certificazione a soddisfare i requisiti normativi e a promuovere una cultura di trasparenza e integrità. Grazie a funzioni come la messaggistica vocale, la segnalazione anonima e la gestione sicura dei casi, Whistlelink è la soluzione ideale per le aziende che vogliono rafforzare la governance, sostenere gli standard etici e garantire la conformità in operazioni complesse.
