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Partner interview with Alexandra Mota Gomes, Partner at Antas da Cunha, Portugal

Antas de Cunha ECIJA, new whistleblowing law in Portugal.

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How to get compliant with the Whistleblowing Law

In this interview we speak with Alexandra Mota Gomes, from the law firm Antas da Cunha ECIJA, Portugal, to learn more about whistleblowing in Portugal. She discusses the differences between the EU Whistleblowing Directive and the national whistleblower law in Portugal, which came into effect on 18 June 2022.

For the interview in Portuguese, please scroll to the end of the article.

1. Tell us more about your law firm.

ANTAS DA CUNHA ECIJA is an international law firm with a specific focus on Digital Law. It is part of the ECIJA Group which has a total of 30 offices in 17 countries. Despite its strategy of internationalization and innovation, ANTAS DA CUNHA ECIJA stays faithful to its culture, based on a close relationship with its customers. In the last two years, the company has experienced exponential growth. Today, ANTAS DA CUNHA ECIJA has a team of more than 100 professionals in Portugal with diverse experience for Portuguese legal practice, which allows a global vision of the market and the anticipation of our clients´ needs.

ANTAS DA CUNHA ECIJA’s Criminal, Contravention and Compliance team is made up of highly specialized professionals, recognized for their experience in monitoring the most complex and mediated trials. They are  also well versed in regulatory and preventive aspects, especially in the field of prevention of corruption, money laundering and terrorist financing. ANTAS DA CUNHA ECIJA provides its clients with audit services for the detection of incidents and the subsequent corrective advice and compliance with best practices.

2. Are there essential differences between the EU Whistleblowing Directive and the whistleblowing law in Portugal?

We can highlight two major differences between the EU Directive and the national law. First, the EU Directive allows whistleblowers to access external reporting channels belonging to the appropriate authorities directly, without the need for prior internal reporting. The Portuguese law, however, directly links the protection of whistleblowers to prior reporting through internal complaint channels. This must precede the external reporting or any public disclosure of the infringements.

In other words, the national law establishes a successive sequence of reporting (internal, then external reporting followed by public disclosure of infringements), thus excluding the possibility for whistleblower to make their disclosures directly with the authorities.

Another significant difference between the EU Directive and the whistleblowing law in Portugal is the Directive’s requirement for Member States to establish an obligation to implement reporting channels. For private and public sector companies with 250 employees or more, this deadline was December 17, 2021. According to the Directive, smaller companies with between 50 to 249 employees, may have to implement this law on December 17, 2023.

The Portuguese law transposing the EU Directive did not accept this distinction between medium and large companies when establishing the terms to implement whistleblowing channels. All organisations in Portugal with 50 or more employees have the obligation to implement internal reporting channels before the Portuguese law entered into force on June 18, 2022.

3. What are your clients’ most common reasons for implementing a whistleblowing channel in Portugal?

Even before the existence of the EU Directive and the national whistleblowing law in Portugal, companies already had several reasons to have such channels in place. Specifically, to prevent the practice of corporate crime, as many companies believe the implementation of whistleblowing channels allows them to prevent this. In addition, these tools reinforce the image that the company has strong ethics. This is increasingly important as both customers and business partners place more  significance on corporate social commitments when choosing business relationships.

The attraction of talent is also a factor to consider, as the future generation has placed an emphasis on these issues when selecting employers and workplaces.

To maintain a competent workforce, companies are committed to attracting and retaining the best employees, presenting themselves as an “example to follow” in the industry. They also strive to instil a sense of pride in candidates as it relates to integrating a responsible and active organization in the fight against crime. In fact, a company’s good reputation generates a strong confidence from all industry players, allowing it to differentiate in the market and create a competitive advantage. Therefore, companies feel the need to direct their efforts to avoid reputational risks associated with breach of the duties to which they are obliged.

Finally, there is the reduction of costs and risks, as non-compliance can result in enormous costs. These can be expressed either immediately in terms of fines, compensation, and legal representation, or in terms of reputation and image costs, most of which are often irreparable.

4. What worries your clients when it comes to implementing a whistleblowing channel and how does your firm help them?

The main concern of our clients in the process of implementing a reporting channel is to understand and comply with the legal obligations that already came into force. As such, they also want to  avoid the applicable fines.

Our work stands out for the advice we provide to our clients in the implementation of whistleblowing channels. In addition to supporting the preparation of the channel, this also includes the creation of a whistleblowing policy, the preparation of follow-up procedures and handling of reports, as well as support in conducting internal investigations and in the preparation of any reports / communications to the authorities.

This advisory service is also part of our clients’ compliance with the general corruption prevention regime. The whistleblowing channel is one of the mandatory elements of the Regulatory Compliance Programs, the elaboration of which will also be mandatory (from June 7, 2022) for companies based in Portugal that have 50 or more employees. Although the respective sanctioning regime will only be effective from June 2023 for large companies, and from June 2024 for medium-sized companies.

5. Do you believe that the EU Whistleblowing Directive will bring greater benefits to organizations and society as a whole?

Yes, the creation of the EU Whistleblower Directive represents a crucial step forward in crime prevention. It is also a valuable tool as it relates to the evolution of a culture of ethics within public and private entities.

The EU Whistleblowing Directive was formulated with the aim of establishing a minimum level of protection for all Member States for bona fide whistleblowers. This was created based on the information obtained during their professional activity, thus levelling the framework throughout EU.

The transposition of the Directive will help increase transparency in organisations and create an opportunity for them to re-evaluate their ethical culture.

Whistlelink is recognized for its experience in providing a secure whistleblowing system that ensures confidentiality and anonymity. The whistleblowing platform is easy to implement, with an intuitive interface that ensures the safe reception and treatment of disclosures of inappropriate behaviour.

Whistlelink’s approach to the needs and requirements of each company is very flexible, shows great availability in obtaining the best solutions and easily adapts to different scenarios.

In this sense, the decision to partner with Whistlelink turned out to be a natural choice when we needed to present our customers with a solution that balanced the required security with ease of use.

Please visit the website of Antas da Cunha ECIJA to learn more about their work.

Entrevista com Alexandra Mota Gomes, Sócia, Antas da Cunha ECIJA, Portugal

Nesta entrevista falamos com Alexandra Mota Gomes, Sócia da Antas da Cunha ECIJA, Portugal, para sabermos mais sobre a denúncia de infrações em Portugal e sobre as diferenças entre a Diretiva da UE e a lei portuguesa, que entrou em vigor no dia 18 de junho de 2022.

1. Fale-nos mais sobre a Sociedade.

A ANTAS DA CUNHA ECIJA é um escritório de advocacia internacional com especial enfoque no Direito Digital. Faz parte do Grupo ECIJA, presente em 17 países, com um total de 30 escritórios.

Apesar da sua estratégia de internacionalização e inovação, a ANTAS DA CUNHA ECIJA não abdica da sua cultura, baseada numa relação próxima com os seus Clientes.

Nos últimos 2 anos, a Sociedade viu a sua estrutura crescer exponencialmente. Hoje, a ANTAS DA CUNHA ECIJA conta com uma equipa de mais de 100 profissionais em Portugal com experiência diversificada no contexto da advocacia portuguesa, o que possibilita uma visão global do mercado e a antecipação das necessidades dos nossos Clientes.

A equipa de Criminal, Contraordenacional e Compliance da ANTAS DA CUNHA ECIJA é integrada por profissionais com elevada especialização, reconhecidos pela sua experiência no acompanhamento dos mais complexos e mediatizados processos e também na vertente regulatória e preventiva, em especial no domínio da prevenção da corrupção, do branqueamento de capitais e do financiamento do terrorismo, possibilitando aos seus Clientes serviços de auditoria para deteção de potenciais contingências e o subsequente aconselhamento corretivo e de conformação com as melhores práticas.

2. Existem diferenças essenciais entre a Diretiva da UE e a legislação portuguesa?

Podemos destacar duas grandes diferenças entre a Diretiva UE e a Lei que a transpôs para o ordenamento jurídico português.

Em primeiro lugar, a Diretiva UE admite que os denunciantes recorram diretamente aos canais de denúncia externa das autoridades competentes, sem necessidade da prévia existência de uma denúncia interna.

Distintamente, a Lei portuguesa faz depender a proteção ao denunciante da apresentação prévia de uma denúncia através dos canais de denúncia interna que deve ser anterior à denúncia externa e à eventual divulgação pública das infrações. Ou seja, a Lei nacional estabelece uma precedência sucessiva entre os meios de denúncia (interna e externa e divulgação pública de infrações).

A possibilidade de os denunciantes fazerem as suas denúncias diretamente às autoridades ficou assim excluída da transposição da Diretiva UE para o ordenamento português.

Outra diferença significativa prende-se com o prazo concedido às entidades sujeitas para a implementação dos canais. A Diretiva UE previa que, na data limite para a transposição, os Estados-Membros deveriam estabelecer a obrigação de implementação dos canais de denúncia apenas para as entidades públicas e as empresas do setor privado que tivessem 250 ou mais colaboradores. Quanto às empresas de menor dimensão, entre 50 a 249 colaboradores, a Diretiva UE admitia que essa obrigação pudesse ocorrer mais tarde, até ao dia 17 de dezembro de 2023.

O legislador português, na lei que transpõe a Diretiva, não acolheu esta distinção entre médias e grandes empresas para efeitos do prazo de estabelecimento da obrigação de implementação de canais de denúncia, determinando que todas as empresas, com 50 ou mais trabalhadores, têm a obrigação de implementar canais de denúncia até dia 18 de junho de 2022, data em que entrou em vigor a Lei portuguesa.

3. Quais são as razões mais comuns dos seus clientes para implementar um canal ético?

Ainda antes da existência da Diretiva UE e da Lei portuguesa, as empresas tinham já diversos motivos para dispor de um canal de denúncias, nomeadamente, prevenir a prática de crimes, uma vez que muitas empresas já reconheciam que a implementação deste tipo de mecanismos e regras lhes permitia combater a criminalidade no seio da pessoa coletiva.

A par disso, estas ferramentas permitem reforçar a imagem de que a empresa é ética, pois os clientes e parceiros atribuem cada vez mais importância aos compromissos sociais assumidos pelas empresas quando as elegem para o estabelecimento de relações de negócio.

Também a atração de talento é um fator considerado, pois a preocupação para com estes temas por parte das novas gerações, aquando da escolha do local de trabalho, é cada vez maior. Como forma de cativar mão de obra competente, as empresas dedicam esforços para atrair e satisfazer os melhores colaboradores, apresentando-se como um “exemplo a seguir” no setor e pugnam por criar nos candidatos um sentimento de orgulho por integrarem uma organização responsável e ativa na luta contra a criminalidade. Com efeito, a boa reputação de uma empresa gera uma forte confiança por parte de todos os intervenientes do setor, permite a diferenciação no mercado e cria vantagens competitivas. Por essa razão, as empresas sentem a necessidade de direcionar os seus esforços para evitar ao máximo os riscos reputacionais associados ao incumprimento dos deveres a que se encontram adstritas.

Por último, a redução de custos e de riscos, dado que a não conformidade acarreta custos incomportáveis, expressos quer de forma imediata em termos de multas, indemnizações e representação legal, quer em custos reputacionais e de imagem, a maioria das vezes irremediáveis.

4. Quais são as preocupações dos seus clientes quando implementam um canal ético e como é que a sua empresa os ajuda?

A principal preocupação dos nossos clientes neste processo de implementação de um canal de denúncias é, de facto, compreender e cumprir as obrigações legais que já entraram em vigor, de forma a evitar as coimas aplicáveis.

Para o efeito, em termos práticos, o nosso trabalho destaca-se pela assessoria que prestamos aos nossos clientes na implementação dos canais de denúncia, que, para além do apoio na preparação dos canais, compreende também a criação de uma política de denúncia interna, preparação dos procedimentos para seguimento e tratamento das denúncias, bem como o apoio na realização das investigações internas e na preparação de eventuais participações/comunicações às autoridades.

Esta assessoria surge também no âmbito da adequação dos nossos Clientes ao regime geral da prevenção da corrupção. O canal de denúncias é um dos elementos obrigatórios dos Programas de Cumprimento Normativo, cuja preparação também se tornou obrigatória em 07.06.2022 para as empresas com sede em Portugal que tenham 50 ou mais trabalhadores, ainda que o respetivo regime sancionatório só tenha eficácia em junho de 2023, quanto às grandes empresas, e junho de 2024, no caso das empresas de média dimensão.

5. Acredita que a Directiva da UE relativa à denúncia de irregularidades trará benefícios mais amplos às organizações e à sociedade no seu conjunto?

Sim, a Diretiva UE representou um importante passo na prevenção da criminalidade e um importante instrumento para a evolução da cultura ética das entidades públicas e privadas.

A Diretiva UE foi formulada com o objetivo de que todos os Estados-Membros estabeleçam um nível mínimo de proteção dos denunciantes de boa-fé com fundamento em informações que tenham obtido no âmbito da sua atividade profissional, ficando, assim, nivelado em toda a UE o seu enquadramento.

A transposição da Diretiva vem contribuir para o aumento da transparência nas organizações e criar a oportunidade para as organizações reavaliarem a sua cultura ética.

6. O que o levou a decidir colaborar com o Whistlelink?

A Whistlelink é reconhecida pela sua experiência na prestação de serviços seguros e que garantem a confidencialidade e o anonimato. A plataforma é de fácil implementação, com uma utilização intuitiva, que garante a receção e o tratamento seguro de infrações e de comportamentos desadequados.

A abordagem da Whistlelink às necessidades e exigências de cada empresa é muito flexível, demonstra grande disponibilidade na procura das melhores soluções e adapta-se facilmente aos diferentes cenários.

Nesse sentido, a decisão de colaborar com a Whistlelink revelou-se uma escolha natural aquando da necessidade de apresentar aos nossos clientes uma solução que equilibrasse a segurança exigida com a simplicidade da utilização.

Are you interested in learning more about a whistleblowing service and safe internal reporting channels? Read more about the EU Whistleblowing Directive here and at EUR-Lex.

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