Sie müssen eine geeignete Person oder Abteilung benennen, die für die Entgegennahme und Bearbeitung der Meldungen zuständig ist. Sie können Eigentümer und andere Benutzer jederzeit aktualisieren.
Wir empfehlen mindestens zwei benannte Verantwortliche, um das Vertrauen in Ihre Organisation zu erhalten. Wenn beispielsweise ein ernannter Verantwortlicher allein arbeitet und Teil des Berichts ist, den er erhält, kann dies zu Misstrauen gegenüber der Art und Weise führen, wie die Informationen behandelt werden.
Überlegen Sie bei der Auswahl der Verantwortlichen, ob Sie auf interne Ressourcen oder auf Dritte zurückgreifen wollen. Ein Dritter, z. B. die Anwaltskanzlei oder die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft eines Unternehmens, trägt dazu bei, die Unabhängigkeit zu wahren.
In den meisten europäischen Ländern müssen Sie einen dokumentierten Prozess und eine Routinebeschreibung Ihrer Whistleblowing-Funktion haben. Es ist üblich, eine Whistleblowing-Politik aufzustellen. Normalerweise enthält eine Whistleblowing-Politik Informationen über Folgendes;
Wenn Ihre Meldekanäle und -routinen eingerichtet sind, sollten Sie dafür sorgen, dass sie leicht zu finden sind. Und zwar nicht nur für die Mitarbeiter, sondern auch für andere relevante Meldepflichtige, z. B. Kurzzeitvertragsnehmer, Bewerber, Freiwillige, Aktionäre und andere. Die Veröffentlichung von Informationen in Ihrem Intranet reicht im Allgemeinen nicht aus.
Es ist gut, eine Vorstellung davon zu haben, wie die eingehenden Meldungen zu bewerten sind. Die ernannten Eigentümer und Nutzer des Systems sollten natürlich über die gesetzlichen Bestimmungen informiert sein und ein klares Verständnis für die verschiedenen Verantwortlichkeiten haben. Für größere Organisationen kann es empfehlenswert sein, den Prozess zu dokumentieren.
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