Was bei der Auswahl eines Whistleblowing-Systems zu beachten ist?

Eines der wichtigsten Punkte bei der Auswahl eines Whistleblowing-Systems ist, dass gemäß der EU-Richtlinie eine Verpflichtung besteht, das Unternehmen interne Meldewege einzurichten haben, die für alle Mitarbeiter zugänglich sind. Da diese Kanäle bestimmte Kriterien erfüllen müssen, besteht eine einfachere Möglichkeit darin, die Technologie von Drittanbietern zu nutzen. Es ist wichtig zu wissen, dass nicht alle Systeme die gesetzlichen Anforderungen erfüllen oder den Bedürfnissen Ihrer Organisation entsprechen werden. Bei der Auswahl eines Whistleblowing-Systems zur Meldung von Missständen sind folgende Dinge zu beachten?

Unabhängig davon, ob Sie gerade erst anfangen oder bereits eine Vorauswahl getroffen haben, gibt es wahrscheinlich mehrere Punkte auf Ihrer Checkliste, die Ihnen bei der Auswahl des richtigen Systems helfen. Bevor Sie eine Demo des Whistleblowing-Systems buchen, hier 3 wichtige Punkte, die Sie bei der Auswahl eines Hinweisgebersystems beachten sollten. Ein System, das sowohl mit Ihrer Whistleblowing-Politik als auch mit der EU-Richtlinie konform ist!

1. Leichter Zugang und Benutzerfreundlichkeit
2. Datensicherheit und Vertraulichkeit
3. Anonyme Kommunikation

1. Ist das Hinweisgebersystem sowohl für Hinweisgeber als auch für andere Nutzer leicht zugänglich und nutzbar?

Die wichtigsten Punkte für die Auswahl eines Whistleblowing-Systems sind, dass die Meldekanäle leicht zugänglich und benutzerfreundlich sind. Dies wird sich direkt auf die Anzahl der Meldungen auswirken, die Sie erhalten werden. Wenn die Lösung zu kompliziert zu bedienen ist, könnte dies dazu führen, dass weniger Meldungen eingereicht werden, dass Meldungen falsch behandelt werden oder dass die Informationen nicht weitergeleitet werden. Infolgedessen könnten Fehlverhalten und Betrug unbemerkt bleiben. 

Ein Beispiel hierfür ist die E-Mail. Das mag seltsam klingen – eine Meldung per E-Mail scheint das Einfachste überhaupt zu sein? Das Problem beim E-Mail-Verkehr ist die fehlende Anonymität. Ein potenzieller Hinweisgeber könnte es für notwendig halten, ein anonymes E-Mail-Konto einzurichten, bevor er die Informationen sendet. Jeder zusätzliche Schritt im Whistleblowing-Prozess bedeutet, dass Sie potenzielle Meldungen über Fehlverhalten verlieren könnten. 

Sie müssen nach einer Lösung für die Meldung von Missständen suchen, die:

• die Identität des Whistleblowers vertraulich behandelt
• einfach zu bedienen ist und über eine intuitive Schnittstelle verfügt
• in allen benötigten Sprachen verfügbar ist
• auf allen Geräten funktioniert.

Tun Sie alles, was in Ihrer Macht steht, um die Meldung zu erleichtern.  

2. Sind die Whistleblowing-Kanäle sicher und geschützt?

Gemäß den Anforderungen der EU-Whistleblowing-Richtlinie müssen die Meldekanäle absolut vertraulich sein. Informationen, einschließlich Bilder, Anhänge, IP-Adressen und Metadaten, dürfen nicht zur Identifizierung des Hinweisgebers verwendet werden.

Diese Anforderung macht es schwierig, eigene interne Lösungen innerhalb der Organisation zu schaffen, da jemand (höchstwahrscheinlich die IT-Abteilung) auf die Datenbank mit den sensiblen Informationen über den Hinweisgeber zugreifen und sie pflegen muss. Der Umgang mit personenbezogenen Daten ist auch in der Datenschutz-Grundverordnung geregelt. 

Um die Anforderungen zu erfüllen, ist es daher am einfachsten, einen anonymen Hinweisgeberdienst von einer dritten Partei anzubieten. Denken Sie daran, dass es immer noch in Ihrer Verantwortung liegt, sicherzustellen, dass die Lösung des Anbieters alle Anforderungen an die Datensicherheit gemäß der Richtlinie erfüllt. Wählen Sie bei der Auswahl eines Whistleblowing-Systems einen Anbieter, der alle Daten auf Servern innerhalb der EU (EES) speichert, und stellen Sie sicher, dass alle Meldekanäle sicher sind und dem Hinweisgeber Anonymität bieten können.

3. Bietet das Whistleblowing-System eine anonyme Zwei-Wege-Kommunikation mit dem Hinweisgeber?

Wir sind bereits zu dem Schluss gekommen, dass E-Mails keine gute Lösung für Meldungen von Hinweisgebern sind, aber was ist mit anonymen Webformularen? Bei solchen Lösungen fehlt die Möglichkeit, dem Hinweisgeber ein Feedback zu geben. Nach der EU-Whistleblowing-Richtlinie sollte ein Hinweisgeber innerhalb von 7 Tagen eine Empfangsbestätigung und innerhalb von 3 Monaten eine Rückmeldung zu seiner Meldung erhalten. Darüber hinaus brauchen wir auch eine Möglichkeit, der meldenden Person Folgefragen zu stellen. 

Die Lösung besteht darin, ein umfassendes Whistleblowing-System mit integrierter, anonymer Zwei-Wege-Kommunikation einzuführen. Eine optimale Lösung besteht darin, anonymisierte Anmeldedaten für den Hinweisgeber zu erstellen, damit er/sie kommunizieren und Rückmeldungen über die Untersuchung erhalten kann. Bei der Auswahl eines Whistleblowing-Systems mit Fallmanagement vereinfacht auch die Untersuchung, da alle Informationen, wie z. B. der Bericht mit Anhängen, Gespräche mit dem Hinweisgeber und die Dokumentation der Untersuchung, an einem einzigen, sicheren Ort aufbewahrt werden. 

Auswahl des richtigen Whistleblowing-systems

Sobald Sie die Antworten auf all diese Fragen kennen, sollten Sie auch die spezifischen Kriterien Ihrer Organisation berücksichtigen, um das richtige Whistleblowing-System für Sie zu finden. Dies könnten zum Beispiel sein: 

• Ein mehrsprachiges System
• Rund-um-die-Uhr-Verfügbarkeit des Dienstes
• Benötigen Sie eine Telefon-Hotline?
• Zusätzliche Funktionen, wie z. B. eine Verwaltung der eingehenden Fälle von Hinweisgebern
• Können Sie vom System Statistiken und Berichte über Whistleblower-Fälle erhalten?

Bei der Auswahl des richtigen Hinweisgebersystems geht es nicht nur darum, die Anforderungen der EU-Richtlinie über die Meldung von Missständen und der nationalen Gesetze über die Meldung von Missständen zu erfüllen, sondern Sie benötigen auch eine Lösung, die sich leicht an die spezifischen Bedürfnisse Ihrer Organisation anpassen lässt.

Sind Sie daran interessiert, mehr über einen Whistleblowing-Dienst und sichere interne Meldewege zu erfahren? Lesen Sie mehr über die EU-Whistleblowing-Richtlinie zur Meldung von Missständen hier und bei EUR-Lex.

Sind Sie auf der Suche nach einem sicheren Hinweisgebersystem für die Meldung von Missständen? Lesen Sie hier mehr.

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