Einige Tipps zum Umgang mit Hinweisen von Whistleblowern

Gastbeitrag von Błażej Wągiel – Rechtsanwalt, Gründer von IPSO Legal – einem Partner von Whistlelink

Damit Ihre Organisation die Ziele der EU-Richtlinie zum Schutz von Hinweisgebern erfüllen kann, erhalten Sie von uns einige Tipps zum Umgang mit Hinweisen von Whistleblowern. Sie sollten Sie sich bewusst sein, dass neue Verfahren nicht einfach aufgeschrieben und in die Schublade gelegt werden können. Das eingeführte Whistleblower-Schutzsystem sollte auf der Grundlage der Erfahrungen, die sich aus nachfolgenden Untersuchungen ergeben, aktualisiert und an die Veränderungen im Unternehmen angepasst werden. Nur so können Organisationen eine Geschäftstätigkeit im Einklang mit CSR (Corporate Social Responsibility) und Speak Up sicherstellen.

Management des Schutzes von Hinweisgebern

Beginnen wir damit, zu definieren, was ein Managementsystem ist. Nach den ISO-Normen ist es: „eine Reihe von miteinander verbundenen oder interagierenden Elementen einer Organisation zur Festlegung von Strategien und Zielen sowie von Verfahren zur Erreichung dieser Ziele“. Im Umgang mit Hinweisen von Whistleblowern kann das Managementsystem sich auf eine einzige Kategorie oder auf mehrere Kategorien beziehen. Das Managementsystem für Hinweisgeber bezieht sich daher auf die zusammenhängenden Elemente der etablierten Politiken und Verfahren, um den Schutz von Hinweisgebern (und insbesondere das Whistleblowing) in einer Organisation wirksam zu behandeln.

Es wird davon ausgegangen, dass das Whistleblower-System aus vier Phasen besteht:

1. Annahme des Antrags,
2. Bewertung des Antrags,
3. erläuterndes Verfahren,
4. Abschluss des Antrags.

Ein auf diese Weise aufgebautes System ist unerlässlich, um Vertrauen in die Organisation und ihr Engagement für soziale Verantwortung aufzubauen. Ein solches System zeigt nicht nur das Engagement der Unternehmensleitung, unangemessenen Handlungen vorzubeugen und auf sie zu reagieren, sondern ermutigt auch Hinweisgeber, Verstöße zu melden. Damit trägt es zur Verhinderung von Benachteiligung und Viktimisierung bei und fördert die Schaffung einer Kultur der Transparenz und Verantwortlichkeit.

Schritt 1 – Entgegennahme der Meldung

Die Organisation muss sich bewusst sein, dass sie verschiedene Meldewege anbieten sollte. Es ist wichtig zu wissen, dass jeder von uns anders ist und dass manche Menschen laut über unangemessenes Verhalten sprechen, ohne Angst zu haben, während andere aus Angst vor Vergeltungsmaßnahmen ihre Identität nicht preisgeben wollen.

Die Aufgabe der Führungskräfte besteht darin, eine bequeme Auswahl von Whistleblowing-Kanälen zu ermöglichen, die allen Beteiligten eine freie Kommunikation im Rahmen des Meldemanagementsystems ermöglichen. Damit wird ein angemessenes Maß an Vertraulichkeit und Anonymität gewährleistet.

Vertrauliche Meldung versus anonyme Meldung

Vertrauliches Melden bedeutet, dass die Person, die die Meldung erhält, die Identität der meldenden Person kennt, diese aber ohne deren Zustimmung an niemanden weitergibt – es sei denn, es besteht eine übergeordnete rechtliche Verpflichtung dazu.

Bei einer anonymen Meldung muss der Hinweisgeber seine Identifikationsdaten nicht angeben, wenn er unethisches Verhalten meldet. Daher weiß niemand, nicht einmal die Person, die die Meldung erhält, wer die Unregelmäßigkeiten gemeldet hat.

Die von den Organisationen bereitgestellten Meldekanäle sollten ein einheitliches Ökosystem bilden. Es ist wichtig, dass diese Kanäle zusammenarbeiten. Diese Verknüpfung spiegelt sich in einem wirksamen Whistleblowing-Management-System wider.

Die Verpflichtung zur Entgegennahme von Meldungen wird manchmal den Personen innerhalb der Organisation auferlegt. Die Mitarbeiter können Unregelmäßigkeiten an ihren Vorgesetzten, den Compliance-Spezialisten, die Rechtsabteilung oder eine andere benannte Person melden. Diese Lösung funktioniert nur dann, wenn die Mitarbeiter volles Vertrauen in diese Personen haben und wissen, dass sie keinen Vergeltungsmaßnahmen ausgesetzt sind. Dies kann per Brief, Telefon, E-Mail und sogar mündlich im Rahmen einer „Politik der offenen Tür“ geschehen.

Was aber, wenn die Organisation ihren Mitarbeitern diesen Komfort nicht bieten kann? Dann kann sich die Organisation an eine spezialisierte externe Einrichtung wie IPSO LEGAL wenden, eine Anwaltskanzlei, die ein angemessenes Qualitätsniveau bei der Bearbeitung von Meldungen bietet und mit Whistlelink zusammenarbeitet, um einen Whistleblower-Kanal anzubieten, der vollständig mit der EU-Richtlinie übereinstimmt.

Whistleblowing-Politik – der Fahrplan für Manager

Unsere Erfahrung zeigt, dass viele Organisationen trotz des Inkrafttretens der Richtlinie immer noch nicht über Strategien und Verfahren verfügen, die es Managern ermöglichen, eingegangene Meldungen zu melden. Natürlich warten viele noch auf die Umsetzung in den einzelnen Mitgliedstaaten, aber wir sprechen hier über den Ansatz des Unternehmens für die CSR-Politik, für den dieses „Hindernis“ nicht bestehen sollte.

Das Ergebnis ist, dass die Berichte zwar stattfinden, aber nirgendwo registriert und katalogisiert werden. Dies kann wiederum dazu führen, dass die Berichte nicht untersucht werden oder dass die Statistiken über die Anzahl der Berichte (oder vielmehr das Fehlen von Berichten) und ihre Art verzerrt und unbrauchbar sind.

Schritt 2 – Bewertung des Antrags

Die zweite Stufe im Umgang mit Hinweisen von Whistleblowern ist die Bewertung der Meldungen.

Die Organisation sollte angemessene funktionale und objektive Verfahren einrichten, um eine erste Bewertung der Meldungen zu ermöglichen. Der Zweck der vorläufigen Bewertung sollte darin bestehen, Folgendes festzustellen

• die Art des Verstoßes,
• wie vollständig die Informationen sind,
• Welches Risiko stellt die Verletzung für die Organisation dar?
• wie hoch die Priorität der Meldung ist
• welche Vorkehrungen getroffen werden sollten, um die Auswirkungen des gemeldeten Fehlverhaltens zu verhindern,
• wem der Fall zugewiesen werden sollte.

Aber das ist noch nicht alles. Nach der ersten Bewertung sollte eine eingehendere Bewertung durchgeführt werden, um Fragen zu beantworten wie:

• Sind die Behauptungen des Hinweisgebers glaubwürdig und überprüfbar?
• Erlauben es die vorliegenden Informationen, eine Untersuchung einzuleiten?
• Werden die Unregelmäßigkeiten zum ersten Mal gemeldet oder wurden sie schon früher gemeldet?
• ob und wie Beweise gesichert werden müssen?
• Sollte die Angelegenheit den zuständigen Behörden gemeldet werden?
• Besteht die Gefahr, dass der Bericht an die Medien durchsickert, und wird in diesem Fall der Ruf der Organisation, des Managements oder anderer mit ihr verbundener Personen beeinträchtigt?

Die Antworten auf diese Fragen führen dazu, dass (je nach Fall) geeignete Maßnahmen ergriffen werden, z. B. die Einbeziehung anderer Abteilungen oder externer Stellen in den Fall des Hinweisgebers, die Sammlung weiterer Informationen, die Gewährleistung des Schutzes des Hinweisgebers vor Vergeltungsmaßnahmen, die Weiterleitung des Falls an die zuständigen Behörden oder die Anwendung von Präventivmaßnahmen gegen den Rechtsverletzer.

Schritt 3 – Nachforschungen

Nun folgt die wichtige dritte Stufe – die Untersuchung. Ohne diese ist das Managementsystem nicht in der Lage, effizient zu funktionieren, d.h. Erklärungsprozesse zu führen.

Es gibt nichts Schlimmeres für eine Organisation, die eine „speak up“-Kultur fördert und CSR-Grundsätze umsetzt, als eine nicht ordnungsgemäß durchgeführte Untersuchung, deren Folgen den Ruf des Unternehmens schädigen und auch Einzelpersonen ernsthaften Schaden zufügen können. Daher sollten die Verfahren, nach denen die Untersuchung durchgeführt wird, einen kohärenten Ansatz bieten und stets den Schutz aller beteiligten Personen gewährleisten.

Andererseits untergraben monatelange Erklärungsversuche das Vertrauen in die Organisation und können für Hinweisgeber entmutigend sein, was wiederum dazu führen kann, dass Hinweisgeber sich beispielsweise an die Öffentlichkeit wenden.

Aus diesen Gründen sollte das Unternehmen sicherstellen, dass der Untersuchungsprozess effizient und unabhängig von einem entsprechend qualifizierten Expertenteam durchgeführt wird. Die Erfahrung zeigt, dass Unternehmen die Ermittlungen häufig den Direktoren oder Managern der Abteilungen anvertrauen, in denen der Verstoß stattgefunden hat. In den meisten Fällen verfügen sie weder über Erfahrung mit der Durchführung von Untersuchungen noch über Kenntnisse über die Regeln für die Durchführung von Untersuchungen, was dazu führt, dass die Untersuchung ihre Ziele nicht erreicht.

Welche Leitlinien sollte die Untersuchung befolgen?

Bei der Durchführung einer Untersuchung im Anschluss an eine Meldung eines Whistleblowers sind folgende Punkte zu beachten:

• den Umfang der Untersuchung festlegen,
• den gesamten Prozess zu planen,
• Kontaktpersonen festlegen,
• Gewährleistung der Vertraulichkeit gegenüber dem Hinweisgeber,
• Informationen und Beweise sammeln, die zur Lösung des Falles beitragen können,
• Beweise sichern!
• einen Bericht erstellen.

Die Personen, die die Untersuchung durchführen, müssen insbesondere daran denken, dass der Zweck darin besteht, festzustellen, was geschehen ist, und eine faire und unparteiische Prüfung des Falles sowohl für den Hinweisgeber als auch für die Person, die von den Vorwürfen betroffen ist, zu gewährleisten.

Wenn Sie keine interne Person oder Abteilung haben, die für Untersuchungen zuständig ist, sollten Sie erwägen, ein externes Unternehmen mit Erfahrung in diesem Bereich zu beauftragen. Bei einigen Arten von Verstößen reicht die interne Abteilung möglicherweise nicht aus, sondern der Fall muss von einem multidisziplinären Team bearbeitet werden.

Denken Sie daran: Wer billig kauft, muss teuer bezahlen!

Schritt 4 im Umgang mit Hinweisen von Whistleblowern – Abschluss der Ermittlungen

Der letzte Schritt eines wirksamen Managementsystems zum Schutz von Hinweisgebern besteht darin, den Fall abzuschließen. In dieser Phase ist es äußerst wichtig, dass die Untersuchung so schnell wie möglich abgeschlossen wird.

Das ist leicht gesagt, aber schwieriger zu erreichen. Wann kann der Fall also abgeschlossen werden?

Das Ermittlungsverfahren sollte abgeschlossen werden, wenn die Anschuldigungen oder Behauptungen im Bericht des Hinweisgebers bestätigt oder widerlegt sind. Die Ergebnisse des Untersuchungsteams sollten eindeutig sein und keine weiteren Maßnahmen erforderlich machen, oder das Team hat entschieden, dass weitere Untersuchungen nicht gerechtfertigt sind.

Nach Abschluss des Verfahrens sollte das Team einen Bericht für die Leitung der Organisation erstellen, der u. a. Folgendes enthalten kann

• eine Zusammenfassung der durchgeführten Maßnahmen,
• Schlussfolgerungen, die sich aus den durchgeführten Maßnahmen ergeben,
• Empfehlungen für weitere Maßnahmen (z. B. Änderungen der Verfahren, die sich als fehlerhaft erwiesen haben, Sanktionen gegen die von der Meldung betroffenen Personen oder andere vorgeschlagene Abhilfemaßnahmen),
• eine Rückmeldung an den Hinweisgeber.

Eine Organisation kann nie davon ausgehen, dass selbst die beste Untersuchung dazu führt, dass eine externe Berichterstattung oder öffentliche Bekanntgabe vermieden wird. Wenn sie jedoch gut durchgeführt wird, können Probleme in der Organisation erkannt und angegangen werden, bevor sie aus dem Ruder laufen.

Aber selbst wenn das Ergebnis des Verfahrens für den Hinweisgeber nicht zufriedenstellend ist und somit ein Grund für eine öffentliche Bekanntgabe sein könnte, ist eine gut durchgeführte und dokumentierte Untersuchung die Mühe dennoch wert. Eine gründliche Untersuchung und die entsprechenden Maßnahmen, die innerhalb der Organisation ergriffen werden, lassen die Organisation in einem besseren Licht erscheinen und minimieren die Verantwortung der Unternehmensleitung.

Über IPSO Legal

Der Schutz von Whistleblowern ist eine der Spezialisierungen von IPSO Legal. Das Leistungsangebot unserer Kanzlei umfasst unter anderem umfassende Dienstleistungen im Bereich des Whistleblowing. Dazu gehören die Identifizierung von Bedrohungen und Bereichen, die im Hinblick auf die Einhaltung von Vorschriften besondere Aufmerksamkeit erfordern, die Schaffung wirksamer Verfahren für die Meldung von Unregelmäßigkeiten, die Überprüfung von Meldungen und die Durchführung von Aufklärungsverfahren.

Darüber hinaus bietet IPSO Legal die Dienstleistung an, als externe Stelle zu fungieren, die für die Entgegennahme und Bearbeitung von Meldungen im Namen unserer Kunden zuständig ist.

Weitere Informationen finden Sie auf unserer speziellen Website: www.ochronasygnalistow.info

Über den Autor

Błażej Wągiel – Rechtsanwalt, Gründer von IPSO Legal, ist spezialisiert auf Unternehmensfragen, Compliance sowie Medizin- und Pharmarecht.

Sind Sie daran interessiert, mehr über einen Whistleblowing-Dienst und sichere interne Meldewege zu erfahren? Lesen Sie mehr über die EU-Whistleblowing-Richtlinie zur Meldung von Missständen hier und bei EUR-Lex.

Sind Sie auf der Suche nach einem sicheren Hinweisgebersystem für die Meldung von Missständen? Lesen Sie hier mehr.

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