Case study: Logistik
Whistlelink Case StudyFörbättrad transparens
inom logistik och transport
Så förbättrade Grupo Valora intern rapportering med Whistlelink
Grupo Valora är en spansk företagsgrupp baserad på Kanarieöarna och med över 40 års erfarenhet av transport, logistik och informationshantering. Företaget verkar under varumärket SEUR på Kanarieöarna och i Valladolid, och har affärsenheter specialiserade på avancerade logistiklösningar, digitalisering och datalagring både på öarna och i på den spanska halvön.
För att stärka en företagskultur som prioriterar ansvarstagande och regelefterlevnad valde Grupo Valora att implementera ett säkert och effektivt visselblåsarsystem tillsammans med Whistlelink. Visselblåsarsystemet ska vara tillgängligt inom hela verksamheten och i linje med nationell lagstiftning och EU-bestämmelser.
Utmaningen: Att bygga förtroende i en hierarkisk och operativ företagsmiljö
Den största utmaningen handlade om att skapa förtroende för visselblåsarkanalen, särskilt inom Grupo Valoras logistikverksamhet där det råder en traditionellt hierarkisk och praktiskt orienterad kultur. Sådana företagsmiljöer är ofta mindre bekanta med rapporteringssystem och har ibland begränsad tillgång till digitala plattformar.
Medarbetarna behövde försäkran om att:
- – Inkommande rapporter skulle tas på allvar och hanteras korrekt.
- – Företagets policy mot repressalier kommer att följas.
- – Det finns ett säkert och fungerande system för konfidentiell och anonym rapportering.
Även om endast ett av koncernens bolag är juridiskt skyldigt att ha en visselblåsarkanal, valde Grupo Valora att införa lösningen i hela organisationen. Detta speglar företagets starka övertygelse om de bredare fördelarna: att stärka den etiska kulturen, främja förebyggande arbete och driva ett ständigt förbättringsarbete. Implementeringen av en visselblåsarkanal är ett tydligt tecken på ledningens engagemang för efterlevnad och transparens.
För att säkerställa att systemet är lättillgängligt och används på rätt sätt skickar compliance-teamet ut kommunikation varje kvartal, och erbjuder anpassade utbildningar utifrån medarbetarnas olika roller och arbetsmiljöer.
Ledningen spelar också en avgörande roll i att främja visselblåsarkanalen, genom att lyfta upp dess skyddande funktion och själva vara goda förebilder för etiskt ledarskap.
Whistlelinks lösning: ett smidigt, säkert och skalbart system
Whistlelink försåg Grupo Valora med ett visselblåsarsystem anpassat för logistikföretagets struktur. Viktiga funktioner inkluderar:
✔️ Snabb och mobilvänlig åtkomst – Enkel rapportering från vilken plats eller enhet som helst.
✔️ Konfidentiella kanaler – Krypterade rapporter med valfri anonymitet och möjlighet till röstmeddelande.
✔️ Efterlevnad av lagkrav – Allt i enlighet med spansk lagstiftning, GDPR och EU:s visselblåsardirektiv.
✔️ Intuitivt ärendehanteringsverktyg – Inbyggda påminnelser och åtkomstkontroller för säker och spårbar hantering av ärenden.
Implementering och resultat: En strategisk lansering för en öppen företagskultur och regelefterlevnad
Implementeringen fokuserade på tre huvudområden:
- Implementering som omfattar hela koncernen – Visselblåsningskanalen infördes i alla företag inom koncernen. Medarbetarna har åtkomst via flera digitala plattformar, inklusive företagets webbplats och intranät.
- Interna kommunikationskampanjer – Regelbundna uppdateringar med tydligt och tillgängligt material förklarade syftet med rapporteringskanalen, hur den ska användas och vilka garantier den erbjuder, inklusive anonymitet, konfidentialitet och skydd mot repressalier.
- Riktad utbildning – Skräddarsydda sessioner, både fysiska och digitala, gav medarbetarna vägledning om när och hur de ska rapportera, vilket främjar en kultur av integritet i alla medarbetarroller.
Ytterligare insatser erbjöds mellancheferna för att stärka deras roll som goda ambassadörer som möjliggör en etisk företagskultur.
Som ett resultat uppnådde Grupo Valora:
- Fullständig tillgång inom organisationen – Alla anställda inom koncernen har nu säker och tillförlitlig tillgång till visselblåsarkanalen.
- Ökat engagemang – Användningen av rapporteringskanalen har gradvis ökat, med rapporter som fokuserar på förebyggande åtgärder och förbättring av arbetsmiljön.
- Starkare intern uppfattning – Feedback från interna undersökningar visar att anställda i allt högre grad ser visselblåsarkanalen som ett pålitligt skyddsverktyg.
- Stärkt engagemang från ledningen – Ledande tjänstemän har aktivt främjat visselblåsarsystemet och föregått med gott exempel, vilket ger en positiv ton från högsta ledningen.
Utvecklingen har positionerat visselblåsarkanalen som ett strategiskt verktyg, inte bara för att rapportera oegentligheter, utan också för att bygga internt förtroende och öppenhet inom organisationen.
"Visselblåsarsystemet har blivit en effektiv och diskret kanal för att hantera internkommunikation, stärka medarbetarnas förtroende för sekretess och möjligheten till anonymitet. Den tekniska karaktären och externa hanteringen har bidragit till att kanalen upplevs säker, och användarvänligheten har gett stor acceptans och framgång för användningen.
Enligt årets etiska undersökning litar 90 % av medarbetarna på systemets sekretess och 77 % tycker att systemet är lätt att använda."
— Raquel Pereyra McKillop, Compliance Officer, Grupo Valora
Viktiga slutsatser: Lärdomar från logistikbranschen
Grupo Valoras erfarenheter ger oss exempel på bästa praxis för visselblåsning inom branscher som logistik och transport.
- ✔️ Att bygga förtroende genom transparens kräver en tydlig kommunikation om sekretess, anonymitet och skydd mot repressalier.
- ✔️ Ledningens engagemang på alla nivåer är avgörande, eftersom chefer spelar en nyckelroll i att främja en etisk företagskultur och uppmuntra till ansvarsfull rapportering.
- ✔️ Utbildning och kommunikation måste integreras i verksamheten, med regelbundna uppdateringar och rollspecifik utbildning för att stödja ett långsiktigt engagemang.
- ✔️ Genom att anpassa visselblåsning till bredare satsningar på compliance och etik säkerställer man att det blir en del av företagets mer övergripande integritetsstrategi.
- ✔️ Operativ anpassning är avgörande – systemen måste matcha logistikmiljöernas och arbetsflödenas hastighet och komplexitet.
Vill du veta mer om Whistlelink?
Whistlelink erbjuder säkra, allt-i-ett lösningar för visselblåsning som hjälper organisationer att uppfylla sina skyldigheter enligt lagen, och främja en företagskultur präglad av öppenhet. Whistlelink en idealisk partner för logistik- och transportföretag, med funktioner som är utformade för komplexa verksamheter och geografiskt spridda team.
