Guida: Come implementare ed essere conformi alla legge sulla protezione dei segnalanti

La legge sulla protezione dei segnalanti (Decreto Legislativo 10 marzo 2023, n. 24) è la legge italiana che mira a proteggere persone che segnalano attività illegali o non etiche all’interno della loro organizzazione. La legge richiede a tutte le organizzazioni con più di 50 dipendenti di implementare canali di segnalazione interni sicuri e protetti, entro il 31 dicembre 2023. Sono invece più stretti i tempi per le organizzazioni con più di 250 dipendenti, che devono adeguarsi alla nuova legge entro il 15 luglio 2023.

In questa guida illustreremo alcuni passi importanti per le organizzazioni che desiderano implementare la legge sulla protezione degli informatori.

1. Comprendere la legge sul whistleblowing e la direttiva europea sul whistleblowing
2. Sviluppare una politica di whistleblowing
3. Implementare i canali di segnalazione
4. Formare i dipendenti
5. Nominare un responsabile delle segnalazioni
6. Indagare sulle segnalazioni
7. Adottare le misure appropriate
8. Proteggere i segnalanti
9. Monitoraggio e revisione

Diamo un’occhiata più da vicino e suddividiamo l’attuazione in 9 fasi gestibili!

1. Comprendere la legge sulla protezione dei segnalanti e la direttiva UE sul whistleblowing

Prima di implementare un sistema di whistleblowing, è importante comprendere i requisiti e gli obblighi legali. La legge sulla protezione degli informatori e la direttiva UE sul whistleblowing forniscono linee guida sulla protezione degli informatori, sui canali di segnalazione e sul processo di indagine.

2. Sviluppare una politica di whistleblowing

Una politica di whistleblowing è un documento che delinea le procedure per la segnalazione di attività illegali o non etiche. Questa politica deve essere comunicata a tutti i dipendenti e deve includere informazioni sulle modalità di segnalazione, sulla persona a cui rivolgersi e su come l’azienda proteggerà i segnalanti. La politica deve essere chiara, concisa e facilmente accessibile a tutti i dipendenti e ai collaboratori esterni.

3. Implementare un sistema di segnalazione

L’azienda deve istituire un sistema di segnalazione che consenta ai dipendenti e agli stakeholders di segnalare in modo riservato attività illegali o non etiche. Il sistema deve essere sicuro, riservato, facilmente accessibile e prevedere diverse opzioni di segnalazione, come quella scritta e orale, ad esempio tramite una piattaforma di segnalazione online.

4. Formare i dipendenti

Tutti i dipendenti devono essere formati sulla politica di whistleblowing, sull’importanza della segnalazione di comportamenti scorretti e sulla protezione dei segnalanti. La formazione deve essere interattiva, coinvolgente e includere casi di studio per aiutare i dipendenti a comprendere il processo.

5. Nominare un responsabile delle segnalazioni

Il responsabile delle segnalazioni è incaricato di ricevere e indagare sulle segnalazioni di cattiva condotta. Il responsabile deve essere indipendente, imparziale e dotato delle competenze e dell’esperienza necessarie per condurre le indagini.

6. Indagare sulle segnalazioni

L’azienda deve indagare su tutte le segnalazioni di attività illegali o non etiche in modo tempestivo e approfondito. Una volta ricevuta la segnalazione, un soggetto imparziale come il responsabile delle segnalazioni deve condurre un’indagine approfondita. L’indagine deve essere condotta in modo tempestivo e confidenziale, l’informatore deve essere tenuto al corrente dei progressi e il rapporto finale deve includere un’adeguata azione di follow-up.

7. Adottare un’azione appropriata

Se l’indagine conferma la cattiva condotta, è necessario prendere provvedimenti adeguati. L’azione può includere provvedimenti disciplinari, o modifiche alle politiche e alle procedure.

8. Proteggere i segnalanti

L’azienda deve proteggere i segnalati da eventuali ritorsioni. Ciò include la protezione della loro riservatezza, la garanzia che non siano soggetti ad azioni negative sul lavoro e la fornitura di supporto e assistenza in caso di ritorsioni.

9. Monitoraggio e revisione

Il sistema di whistleblowing deve essere monitorato e rivisto regolarmente per garantire che sia efficace e conforme alla legge sugli informatori e alla direttiva UE sui segnalanti. La politica deve essere aggiornata in base a qualsiasi modifica della legge o delle attività dell’azienda.

In conclusione, l’implementazione di un sistema di whistleblowing richiede un’attenta pianificazione, politiche e procedure chiare e una comunicazione e formazione efficace. Seguendo questi passaggi, potrete assicurarvi che il vostro sistema di whistleblowing sia conforme alla legge sulla protezione delle denunce e fornisca un canale di segnalazione sicuro per i dipendenti.

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