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6 consigli per creare una buona policy whistleblowing 

Creare una buona policy whistleblowing

Creare una buona policy whistleblowing: Oggi, la maggior parte delle persone concorda sul fatto che la creazione di una policy per gli informatori è una parte importante dei sistemi di controllo interno, dell’etica e della conformità all’interno di un’organizzazione.

La nuova Direttiva UE sul whistleblowing e le successive leggi nazionali sugli informatori hanno ulteriormente accelerato i progressi in quanto delineano i requisiti per l’implementazione di canali sicuri e anonimi per i segnalanti.

L’obiettivo per le aziende è creare una cultura aziendale di fiducia e incoraggiare i dipendenti a parlare dei problemi esistenti all’interno dell’organizzazione. 

6 consigli per creare una buona policy whistleblowing 

  1. Comunicazione chiara e formazione per tutti i dipendenti su linee guida e pilicy etiche 
  1. Promozione dei canali di segnalazione 
  1. Una panoramica di come gli informatori sono protetti dalla legge 
  1. Una guida completa sul processo interno di segnalazione e sui canali di segnalazione 
  1. Esempi di cattiva condotta, cos’è un caso di denuncia e cosa non lo è 
  1. Menziona le conseguenze (ma evita di usare la tolleranza zero) 

1. La chiave per creare una buona policy per gli informatori è la comunicazione 

Per legge, tutti i segnalanti devono essere tutelati da qualsiasi forma di ritorsione. Assicurati che tutti gli interessati, non solo i dipendenti, sappiano come segnalare comportamenti scorretti e siano consapevoli che possono farlo in modo anonimo. Assicurati che tutti i dipendenti siano istruiti sui valori dell’azienda e riconoscano i problemi che potrebbero essere esclusivi della tua organizzazione. 

La policy sul whistleblowing dovrebbe includere anche una definizione di cosa sia un segnalante. Una definizione comunemente usata è una persona (spesso, ma non sempre, un dipendente), che rivela informazioni su comportamenti scorretti o attività considerate illegali, immorali, illecite, non sicure o fraudolente. 

2. Le informazioni devono essere fornite sia sui canali di segnalazione interni che esterni. 

La Direttiva UE sul whistleblowing richiede a tutte le organizzazioni con 50 o più dipendenti di implementare canali di segnalazione interni. Questi canali dovrebbero essere la prima scelta per le segnalazioni di illeciti o cattiva condotta. Oltre a questi canali, gli Stati membri sono anche obbligati a nominare autorità che manterranno canali di segnalazione esterni. 

3. Come viene tutelato l’informatore? 

La direttiva proteggerà le persone che segnalano comportamenti scorretti e tutti coloro che hanno assistito l’informatore in qualsiasi modo. Per essere tutelato, il segnalante deve avere buone ragioni per ritenere che le informazioni fossero veritiere e valide al momento della segnalazione. 

Puoi leggere di più sulla Direttiva UE sul whistleblowing. 

4. Descrivere il processo di segnalazione e i canali di segnalazione 

La policy whistleblowing dovrebbe delineare come funzionano le soluzioni interne dell’organizzazione per le segnalazioni di irregolarità e come verranno gestite le segnalazioni degli informatori. 

i) Quali sono i canali interni sicuri? 

La segnalazione anonima deve essere resa possibile, in modo sicuro. È possibile presentare una segnalazione per telefono, tramite un sistema di messaggistica, in una riunione fisica o tramite una piattaforma online? Spiega quali sono le opzioni e dove trovare i diversi canali di segnalazione dell’organizzazione. 

ii) Chi riceverà le segnalazioni? 

La policy whistleblowing deve indicare chi riceverà la segnalazione, il follow-up, e delineare chi potrebbe avere accesso alle informazioni. Dovrebbero essere incluse anche le informazioni sul processo di denuncia delle irregolarità e su ciò che l’informatore può aspettarsi dopo aver inviato una segnalazione. Secondo la Direttiva UE, la persona che presenta una segnalazione dovrebbe ricevere una ricevuta di conferma entro 7 giorni e un feedback al più tardi entro tre mesi. 

iii) Che tipo di feedback puoi aspettarti? 

Il segnalante ha sempre il diritto di ricevere riscontro sulla segnalazione, anche se non è possibile rivelare dettagli sull’indagine, ad esempio a causa di impedimenti legali. La policy whistleblowing può includere esempi di feedback appropriato, come contattare l’informatore (in modo anonimo tramite il sistema dell’informatore) e ringraziare per la segnalazione. Puoi anche confermare che è stata condotta un’indagine e fornire un breve resoconto dei risultati o delle possibili misure. 

Se l’informatore non riceve un aggiornamento dopo la segnalazione, è facile presumere che nulla cambierà. Pertanto, le probabilità che un informatore suoni di nuovo l’allarme in futuro sono scarse. 

5. Cosa può essere affrontato nel sistema degli informatori? 

Casi ovvi per il sistema degli informatori sono violazioni delle leggi nazionali e sindacali. Altri esempi includono casi gravi di cattiva condotta o eventi che rappresentano un rischio per l’ambiente o per l’incolumità di altre persone, eventi che possono avere un impatto negativo sulle finanze dell’azienda o comportamenti non in linea con le politiche etiche dell’azienda. 

Per saperne di più: 7 esempi di cattiva condotta sul posto di lavoro 

Cosa non è whistleblowing? 

La policy whistleblowing può anche includere un promemoria nel quale viene indicato che le questioni personali (come la soddisfazione sul lavoro o le lamentele) non sono destinate al sistema di denuncia. Tali problemi possono essere sollevati con il tuo manager o con il dipartimento delle risorse umane dell’azienda. 

Leggi di più su cosa è e cosa non è whistleblowing 

6. Evitare una politica di tolleranza zero 

È fondamentale disporre di policy e procedure in atto. Ciò è particolarmente importante quando si parla di attività illegali, comportamenti scorretti che potrebbero minacciare i dipendenti o la sicurezza pubblica o illeciti che potrebbero potenzialmente danneggiare l’azienda. 

Le conseguenze di una cattiva condotta non devono essere percepite come irragionevolmente gravi, in quanto potrebbero dissuadere i dipendenti dalla denuncia. Pertanto, una buona policy whistleblowing dovrebbe includere esempi specifici di cattiva condotta e quali azioni disciplinari potrebbero derivare. Le misure dovrebbero essere precise e ragionevoli. 

L’obiettivo di creare una buona policy whistleblowing   

Una policy whistleblowing è un primo passo nella costruzione di una cultura aziendale positiva che consiste in fiducia e integrità. Una buona policy whistleblowing dovrebbe incoraggiare un comportamento etico ed essere la base per un processo trasparente ed equo. Deve essere estremamente chiaro dove andare e che tipo di problemi è possibile affrontare. La policy dovrebbe inoltre contenere riferimenti sia alla legislazione nazionale che al codice di condotta aziendale o ad altre politiche etiche. La creazione di una buona policy whistleblowing è importante per aiutare i dipendenti a fidarsi del processo e quindi sentirsi sicuri nel denunciare quando assistono a un comportamento illecito.  

Per saperne di più: Inizia con il whistleblowing  

Sei interessato a saperne di più sulla nostra piattaforma whistleblowing e sui canali di segnalazione interni sicuri? Scopri di più sulla Direttiva UE sul whistleblowing e sulla legge n.179/2017 .

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Arianna Tripodi, Whistlelink Territory Manager, Italia

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