Cultura de Speak-Up: Cum să construim organizații în care fiecare voce este auzită și luată în considerare

De Elisabeta Grigoriu, Cabinetul de Avocatură Grigoriu C. Elisabeta, România – THE HUMAN CENTRIC

Introducere

Elisabeta Grigoriu, fondatoarea Cabinetului de Avocatură Grigoriu C. Elisabeta, crede că leadership-ul ar trebui să fie construit pe etică, nu doar pe performanță. Prin practica sa, Elisabeta ajută organizațiile să consolideze conformitatea punând oamenii pe primul loc. Cu inițiativa The HUMAN CENTRIC, ea promovează un nou tip de leadership – unul care creează încredere, siguranță și succes pe termen lung.

În acest al doilea articol dintr-o serie din trei părți, ea împărtășește îndrumări practice cu privire la modul de a construi organizații etice, centrate pe oameni, începând cu o adevărată cultură Speak Up.

Crearea unei culturi de Speak-Up

În multe organizații, cultura de Speak Up este încă tratată mai degrabă ca un slogan decât ca un angajament cultural autentic. Cu toate acestea, dincolo de îndeplinirea obligațiilor legale sau de conformitate, o cultură puternică de Speak-Up a devenit un avantaj strategic. Aceasta protejează organizația și oamenii săi, consolidează încrederea și permite persoanelor să își exprime îngrijorările înainte ca acestea să degenereze în crize.

Crearea unei astfel de culturi necesită mai mult decât un document de proceduri. Este nevoie de comportamente de leadership, de o comunicare deschisă și de procese care aduc siguranță și eficiență.

Acest articol oferă câțiva pași practici pentru manageri, echipele de resurse umane și de conformitate pentru a crea și menține o cultură în care angajații se simt încrezători să își exprime îngrijorările și au încredere că aceste îngrijorări vor fi tratate cu seriozitate și responsabilitate.

Un ghid practic pentru manageri, HR și echipele de conformitate

Construirea unei culturi de Speak-Up nu este o inițiativă punctuală, ci un efort continuu și colectiv.

1. Comunicați în mod clar scopul și procesul

Transparența generează încredere, iar conștientizarea este primul pas pentru a face acest lucru realizabil. Angajații trebuie să înțeleagă de ce există procesul de informare și cum funcționează acesta. Politicile trebuie să fie explicate pentru a fi înțelese.

• De ce există acest proces: Oamenii sunt mai dispuși să se implice atunci când înțeleg valoarea semnalării problemelor și modul în care aceasta contribuie la un loc de muncă sigur și etic.
• Ce se întâmplă după depunerea unui raport: Claritatea fluxului de lucru asigură angajații că preocupările vor fi examinate în mod corect și nu vor fi ignorate. Toată lumea trebuie să înțeleagă că represaliile sunt strict interzise.
• Cine gestionează informațiile: Echipele sau rolurile responsabile pentru primirea și gestionarea preocupărilor trebuie comunicate în mod clar.
• Modul în care este menținută confidențialitatea: Angajații trebuie să fie siguri că identitatea și informațiile lor vor fi protejate în fiecare etapă a procesului.

Comunicarea clară reduce incertitudinea și consolidează angajamentul organizației față de transparență și integritate.

2. Formarea managerilor în vederea gestionării eficiente a problemelor

Managerii sunt adesea primul punct de contact atunci când apar probleme. Comportamentul lor poate încuraja o cultură a deschiderii sau o poate închide complet, prin urmare rolul lor este extrem de relevant.

DA: Comportamentele cheie pe care managerii trebuie să le stăpânească

✔ Încurajați oamenii să iasă în față și recunoașteți curajul de care este nevoie pentru a denunța. Acționați ca un model de urmat.
✔ Ascultați activ, fără să judecați sau să întrerupeți.
✔ Evitați să faceți promisiuni pe care nu le puteți ține.
✔ Documentați cu exactitate preocupările.
✔ Urmăriți problemele prin canalele corespunzătoare.
✔ Oferiți feedback respect și îndrumarea echipei de conformitate.

NU: Ce nu trebuie să facă niciodată managerii

✘ Respingeți sau minimalizați îngrijorările.
✘ Reinterpretați informațiile pe baza opiniilor personale.
✘ Încercați să investigați singuri.
✘ Aplicați sau permiteți represalii.
✘ Divulgați informații în mod inutil.
✘ Ignorați nevoia de feedback.

Managerii dau tonul. Atunci când aceștia tratează îngrijorările în mod consecvent și respectuos, angajații se simt mai în siguranță atunci când ridică probleme din timp.

3. Crearea unor canale de avertizare sigure și accesibile

Un proces de Speak Up este eficient numai dacă angajații știu cum să îl folosească și se simt confortabil să facă acest lucru.

Simplificați procesul

Utilizați un limbaj simplu, etape clar definite și instrumente accesibile. Dacă procesul pare complex sau obscur, oamenii vor fi reticenți în a se angaja în el.

Oferiți mai multe opțiuni de raportare

Alegerea sporește accesibilitatea și confortul. Cu toate acestea, asigurați-vă că informațiile sunt clare pentru a evita orice confuzie. Luați în considerare:

• Un Hotline intern confidențial
• O platformă digitală de raportare
• Raportare directă către un manager ierarhic, resurse umane sau conformitate
• Raportarea anonimă (acolo unde este permis)
• În mod ideal, un ofițer Speak Up desemnat

Asigurarea siguranței psihologice

Siguranța psihologică este esențială pentru o cultură de Speak-up și o organizație sănătoase.

• Comunicați clar că represaliile nu vor fi tolerate
• Formarea managerilor pentru a răspunde imparțial și fără prejudecăți
• Asigurați angajații de respectarea confidențialității în fiecare etapă

Atunci când angajații știu că sunt protejați, este mai probabil să raporteze neregulile din timp, permițând rezolvarea problemelor înainte ca acestea să escaleze.

4. Să răspundă rapid și echitabil

Preocupările nu trebuie să dispară niciodată în vid. Un răspuns prompt și coerent demonstrează angajamentul și consolidează încrederea. Organizațiile ar trebui să se asigure că:

• Primirea rapoartelor este rapidă
• Evaluarea este imparțială și obiectivă
• Comunicarea etapelor următoare este transparentă, în limitele confidențialității
• Rezultatele sunt echitabile și consecvente
• Protecția împotriva represaliilor este continuă pe tot parcursul și după proces

Conducerea dă tonul

O cultură de Speak-Up este, în cele din urmă, o alegere a liderilor. Liderii trebuie să modeleze comportamentele pe care le așteaptă de la ceilalți, ascultând activ, răspunzând în mod responsabil și sprijinindu-i pe cei care ridică probleme.

Atunci când oamenii se simt ascultați și văd că se iau măsuri reale, organizația își consolidează atât fundamentele etice, cât și avantajul competitiv. O cultură autentică a exprimării devine nu numai o cerință de conformitate, ci și un semn distinctiv al unei mărci puternice a angajatorului.

Mai multe pe această temă

If you’re interested in this topic, don’t miss Part 1: Redefining leadership and Part 3: A speak-up implementation checklist of Elisabeta Grigoriu’s series on ethics and leadership.

Pentru a afla mai multe despre serviciile juridice ale Elisabetei Grigoriu și despre inițiativa The HUMAN CENTRIC, vizitați thehumancentric.eu – People. Ethics. Data