Framgångsberättelse: AENOR och införandet av ett internt rapporteringssystem
AENOR bidrar till samhällsomvandlingen genom att bygga upp förtroende mellan organisationer och individer via tjänster för bedömning av överensstämmelse (certifiering, inspektion och provning), utbildning och information samt rådgivning om företagsomvandling som tillhandahålls av AENOR Conocimiento.
AENOR är ledande i Spanien när det gäller att skapa förtroende och fler än 91 000 arbetsplatser över hela världen har något av företagets certifikat inom områden som kvalitetsstyrning, artificiell intelligens, cybersäkerhet och ESG-relaterade områden som efterlevnad av straffrättsliga bestämmelser, god bolagsstyrning, jämställdhet, miljöledning och hållbart byggande.
Till AENOR:s konkurrensfördelar hör att företaget har ett varumärke som är välkänt bland företag och konsumenter, att företaget har egen personal och därmed kan förvalta den kunskap som byggts upp till förmån för kunderna. Genom sin starka koppling till kunskapskällor och en bred närvaro både geografiskt och inom olika sektorer, kan företaget på ett innovativt sätt möta och lösa framtidens konkurrensutmaningar.
Idag är AENOR ett globalt företag som redan är verksamt i 87 länder. I Spanien finns kontor i alla autonoma regioner med egna revisorer, och företaget har permanent närvaro i 12 andra länder, främst i Latinamerika och Europa.
Utmaningen: Främja etik som grunden för företagskulturen
I en alltmer krävande affärsmiljö insåg AENOR behovet av att stärka sin etik- och efterlevnadskultur, i linje med värderingar som öppenhet, integritet och ansvar. Utmaningen var att skapa en säker, konfidentiell och tillgänglig kanal, både för medarbetare och externa affärspartners, där problem kunde rapporteras utan rädsla för repressalier.
Som en enhet som certifierar system för efterlevnad och företagsetik ville AENOR föregå med gott exempel genom att införa interna mekanismer som skyddar visselblåsare och säkerställer efterlevnad av tillämpliga lagar. Detta inkluderade efterlevnad av lag 2/2023 från 20 februari, som införlivar EU:s direktiv om skydd för visselblåsare i spansk lagstiftning.
Denna utveckling har gjort det möjligt för AENOR att stärka sitt engagemang för god styrning och efterlevnad och medfört att de kan positionera sig i framkant när det gäller bästa praxis för företagsintegritet och öppenhet. AENOR:s initiativ Ethical Channel är inte bara ett svar på lagstadgade krav utan återspeglar också ett starkt engagemang för att befästa en solid etisk kultur inom hela AENOR-koncernen.
Lösningen: Whistlelink som AENOR:s interna rapporteringsplattform
För att hantera denna utmaning valde AENOR Whistlelinks teknikplattform, en specialiserad lösning för att hantera interna rapporteringskanaler. Whistlelinks system uppfyller alla krav som fastställs i lag 2/2023, inklusive dataskydd i enlighet med den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR), spårbarhet av ärenden, anonymitet för visselblåsare och säker kommunikationshantering.
AENORs Ethical Channel gör det möjligt för anställda och samarbetspartners att rapportera problem på ett enkelt, konfidentiellt och säkert sätt, vilket garanterar systemoberoende och opartisk ärendehantering.
✔️ Rykte och opartiskhet: Som en ledande organisation inom bedömning av överensstämmelse och affärsomvandling tillämpar AENOR bästa praxis inom etik och styrning internt.
✔️ Konfidentialitet och dataintegritet: För att kunna verka i en miljö med högt förtroende krävs ett system som säkerställer konfidentialitet samtidigt som det uppfyller kraven i dataskyddsförordningen (GDPR).
✔️ Efterlevnad av lagar och förordningar: I och med implementeringen av lag 2/2023 behövde AENOR ett system som kunde uppfylla de lagkrav som ställs i europeiska förordningar.
✔️ Tvärfunktionell användning : AENOR är en global organisation och behövde en lösning som enkelt kunde användas i hela nätverket av dotterbolag och av all teknisk, juridisk och administrativ personal, oavsett deras digitala kompetensnivå.
✔️ Ledarskapet har åtagit sig att främja en kultur av integritet, öppenhet, ärlighet och efterlevnad.
Genomförande och resultat:
Implementeringen av Ethical Channel var smidig och effektiv, med hjälp av interna utbildningstillfällen, företagskommunikation och teknisk onboarding från Whistlelink.
Plattformen har framgångsrikt integrerats i AENOR:s organisationskultur som ett viktigt verktyg för styrning och efterlevnad.
- AENOR:s resultat:
- Ökat förtroende hos medarbetarna: AENOR:s medarbetare har nu ett säkert och konfidentiellt sätt att rapportera missförhållanden utan rädsla för repressalier, samtidigt som personuppgifter och anonymitet skyddas.
- Full överensstämmelse med lag 2/2023: Plattformen säkerställer att AENOR uppfyller alla lagkrav för interna rapporteringskanaler, i enlighet med riktlinjerna i ISO 37002.
- Förstärkning av kulturen: AENOR stärker sitt ledarskap inom styrning, etik och efterlevnad, och visar på sitt pågående engagemang för bästa affärspraxis.
"Genom att integrera AENOR:s Ethical Channel med Whistlelink kan vi säkerställa att vår interna integritet är i linje med de rigorösa standarder som vi certifierar för andra. Detta initiativ är ett tydligt nästa steg i vårt starka engagemang för kvalitet och framgång."
- Carmen Morato Garcia, Chief Legal and Internal Compliance Officer på AENOR
Viktiga saker att ta med sig: Whistleblowing inom professionella tjänster och certifiering
AENOR:s erfarenheter visar på viktiga lärdomar för organisationer inom certifierings- och tjänstesektorn:
- ✔️ Etiskt ledarskap börjar inom organisationen. Organisationer som bedömer andras efterlevnad måste föregå med gott exempel internt.
- ✔️ Säkra och anonyma kanaler uppmuntrar till rapportering. Konfidentiella system ökar medarbetarnas förtroende och minskar rädslan för repressalier.
- ✔️ Tvärfunktionell användbarhet är viktigt. Lösningarna ska vara intuitiva för personal på alla nivåer och över avdelningsgränserna.
- ✔️ Kulturell integration ökar den långsiktiga effekten. En visselblåsarplattform är som mest effektiv när den är integrerad i organisationens styrning och värderingar.
Vill du veta mer om Whistlelink?
Whistlelink tillhandahåller säkra visselblåsarlösningar som är utformade för att hjälpa professionella tjänste- och certifieringsorganisationer att uppfylla lagstadgade krav och samtidigt främja en kultur av öppenhet och integritet. Med funktioner som röstmeddelanden, anonym rapportering och säker ärendehantering är Whistlelink en idealisk lösning för företag som vill stärka styrningen, upprätthålla etiska standarder och säkerställa efterlevnad i komplexa verksamheter.
