Följ vår guide nedan eller titta på vår introduktionsvideo som visar hur du konfigurerar Whistlelink och hur du hanterar inkommande ärenden.
När du har utsett de personer som ska hantera inkommande ärenden måste du bjuda in dem till Whistlelink. Det finns fyra olika användarroller i systemet: Ägare, administratör, ärendehanterare och läsare.
Du bjuder in och hanterar användare under Användarhantering, som du hittar i huvudmenyn. Du kan lägga till, redigera eller ta bort användare. Om du vill lägga till en ny användare klickar du på knappen Lägg till ny användare och fyller i de nödvändiga uppgifterna i popup-fönstret. För ökad säkerhet ska du se till att aktivera tvåfaktorsautentisering.
Rapporteringssidan har en färdig standardtext, men du har möjlighet att anpassa den. Bestäm dig för vad du vill kommunicera och byt sedan helt enkelt ut texten. Om du har fler än ett språk gör du samma process för varje språk.
Exempel på vad som kan läggas till på startsidan:
I huvudmenyn går du till Rapporteringssida och klickar på Startsida. Håll muspekaren över den text du vill redigera, klicka på redigeringsikonen och gör dina ändringar i popup-fönstret. Om du vill lägga till ett nytt block eller en ny URL-adress, för du muspekaren över ett textblock och klickar på det gröna plustecknet. Du kan också ordna om de olika elementen genom att klicka på pilarna uppåt eller nedåt.
När du är nöjd med dina ändringar ska du också publicera webbplatsen. Klicka på knappen Publicera till höger på sidan för att aktivera dina ändringar. Bredvid publicera-knappen kan du se den publicerade webbplatsen.
Rapportformuläret har en uppsättning standardfrågor och vanligtvis gör de flesta användare ändringar i det. Du kan välja att behålla de befintliga frågorna, ändra dem, eller lägga till och ta bort frågor. Tänk på att ju fler frågor rapportformuläret har, desto lättare blir det att sortera rapporten. Frågorna hjälper dig att avgöra bland annat:
Gå till Rapporteringssidan från huvudmenyn och klicka på Rapportformulär. Håll muspekaren över den fråga du vill redigera, klicka på redigeringsikonen och gör dina ändringar i popup-fönstret. Om du vill lägga till ett nytt element klickar du på det gröna plustecknet. Du kan också flytta elementen genom att klicka på pilarna uppåt eller nedåt.
När du är nöjd med dina ändringar kan du publicera webbplatsen. Klicka på knappen Uppdatera till höger på sidan för att publicera dina ändringar. Bredvid den knappen kan du se den publicerade webbplatsen.
När funktionen är aktiverad visas en ikon i rapportformuläret. Den rapporterande personen kan välja om han eller hon vill göra en rapport genom att spela in ett ljudmeddelande eller genom det vanliga frågeformuläret. Ljudinspelningen kan vara upp till 10 minuter lång och skapar ett nytt ärende i ärendehanteringsmodulen.
Gå till Rapporteringssida – Inställningar – Övriga inställningar för att aktivera röstmeddelande. Se till att du publicerar dina ändringar. Klicka på knappen Uppdatera till höger på sidan för att aktivera dina ändringar.
Till vänster på rapporteringssidan kan du lägga till information om ytterligare sätt att rapportera (per telefon och post/mail).
Gå till Rapporteringssida – Inställningar – Rapporteringskanaler. Markera kryssrutorna och fyll i informationen. Se till att du publicerar dina ändringar. Klicka på knappen Uppdatera till höger på sidan för att aktivera dina ändringar.
Rapporteringssidan och ärendehanteringssystemet kan anpassas i stor utsträckning. Nedan listar vi ytterligare några sätt att anpassa din sajt.
Varje rapporteringssida har ett primärt språk. Beroende på abonnemang kan du lägga till ytterligare språk.
Gå till Rapporteringssida – Inställningar – Språk. Markera språken och aktivera dem genom att klicka på pilen. Se till att du publicerar dina ändringar. Klicka på knappen Uppdatera till höger på sidan för att aktivera ändringarna. Observera att alla nya textblock eller frågor som läggs till måste översättas till de språk som du har lagt till.
Rapporteringssidan kan anpassas med en egen logotyp. Beroende på abonnemang kan du även lägga till en rubrikbild och rubrikfärg.
Gå till Rapporteringssida – Inställningar – Design för att anpassa designen. Se till att du publicerar dina ändringar. Klicka på knappen Uppdatera till höger på sidan för att aktivera ändringarna.
För organisationer som tar emot en större mängd ärenden är mallar för ärendemeddelande mycket praktiska och sparar både tid och arbete. Med ärendemeddelanden kan du skapa meddelanden som du kan använda i kommunikationen med den rapporterande personen.
För att lägga till en ny mall går du till Rapporteringssidan – Inställningar – Meddelande. Klicka på knappen Skapa ny mall och spara den när du skapat meddelandet. Mallen kan också översättas till ytterligare språk. Om du vill använda en mall i kommunikationen med den rapporterande personen klickar du på drop down-menyn som är synlig i ett ärende under Meddelanden.
Gå till Whistleblowing Site – Inställningar – Rapporteringskanaler. Markera kryssrutorna och fyll i informationen. Se till att du publicerar dina ändringar. Klicka på knappen Uppdatera till höger på sidan för att göra dina ändringar synliga.
Interna kategorier är helt enkelt ett sätt att kategorisera ärenden. Ett ärende förblir okategoriserat tills användaren har valt en kategori. De interna kategorierna påverkar statistiken, vilket innebär att den kategori som den rapporterande personen valt endast är en indikation på vilken kategori av ärenden det kan röra sig om.
Om du vill redigera, lägga till eller ta bort interna kategorier går du till Inställningar – Interna kategorier.
Det är viktigt att se till att informationen är säker, skyddad och hanteras i enlighet med bestämmelserna.
Ett avslutat ärende förblir tillgängligt tills det raderas. Under denna period kan ärendet öppnas på nytt och all information kan läsas av alla som har tillgång till ärendet. Ett raderat ärende kan inte längre visas eller öppnas på nytt. Enligt GDPR-bestämmelserna måste ärenden raderas inom vissa tidsramar.
Som standard i Whistlelink sparas ett avslutat ärende i 12 månader innan det raderas. Om du vill ändra detta går du till Inställningar – Regelefterlevnad.
Se till att personliga användarkonton är skyddade genom att aktivera tvåfaktorsautentisering. Detta kan göras tvingande på organisationsnivå under Användarhantering, eller vara något som varje enskild användare kan besluta om.
Innan du börjar informera om din nya rapporteringskanal ska du köra ett snabbt test.
Gå till din Whistlelink-webbplats (t.ex. företagsnamn.whistlelink.com), fyll i ett rapportformulär och skicka in det.
Logga sedan in till din Whistlelink-instrumentpanel och kontrollera att du kan se den rapport du just skickade in. Kontrollera också att de utsedda ägarna och administratörerna har fått ett meddelande om en ny rapport. Om inte, kontrollera att alla e-postadresser är korrekta i systemet.
VI TRÄFFAR DIG GÄRNA
VI TRÄFFAR DIG GÄRNA
Whisltelink respekterar din integritet. Vi kommer bara kontakta dig om våra tjänster.
HAPPY TO MEET YOU!
Whistlelink values your privacy. We will only contact you about our solutions.
You may unsubscribe at any time. For more info, please review our Privacy Policy
