En speak-up kultur: Hur man bygger organisationer där varje röst hörs och blir lyssnad på

Av Elisabeta Grigoriu från Grigoriu C. Elisabeta Law Practice, Rumänien – The HUMAN CENTRIC

Inledning

Elisabeta Grigoriu, grundare av Grigoriu C. Elisabeta Law Practice, anser att ledarskap bör bygga på etik, inte bara på prestation. Genom sin verksamhet hjälper Elisabeta organisationer att stärka regelefterlevnaden genom att sätta människan först. Med initiativet The HUMAN CENTRIC främjar hon en ny typ av ledarskap – ett ledarskap som skapar förtroende, säkerhet och långsiktig framgång.

I denna andra artikel i en serie om tre delar ger hon praktisk vägledning om hur man bygger etiska, människocentrerade organisationer, med början i en äkta speak up-kultur.

Hur man skapar en kultur där alla vågar säger vad de tycker

I många organisationer behandlas ”speak up” fortfarande som en slogan snarare än som ett genuint kulturellt åtagande. Men en stark kultur av att våga tala ut har blivit en strategisk fördel, inte bara något man gör för att uppfylla juridiska krav eller efterleva regler. En öppen företagskultur skyddar organisationen och dess medarbetare, stärker förtroendet och ger enskilda personer möjlighet att ta upp problem innan de eskalerar till kriser.

För att skapa en sådan kultur krävs mer än ett vackert policydokument. Det kräver ledarskapsbeteenden, öppen kommunikation och processer som gör det både säkert och effektivt att säga ifrån.

I den här artikeln beskrivs några praktiska steg för chefer, HR- och compliance-team för hur man kan skapa och upprätthålla en kultur där medarbetarna känner sig trygga med att uttrycka sin oro och litar på att denna oro kommer att hanteras på ett seriöst och ansvarsfullt sätt.

En praktisk guide för chefer, HR- och compliance-team

Att bygga upp en kultur där man säger vad man tycker handlar inte ett enstaka initiativ, utan innebär en kontinuerlig och kollektiv insats.

1. Kommunicera om syftet och processen på ett tydligt sätt

Öppenhet skapar förtroende och medvetenhet är det första steget för att uppnå detta. Medarbetarna måste förstå varför processen för intern rapportering finns och hur den fungerar. Policyer måste få en förklaring för att förstås.

• Varför finns processen: Människor är mer villiga att engagera sig när de förstår värdet av att ta upp problem och hur det bidrar till en säker och etisk arbetsplats.
• Vad händer när en rapport har lämnats in: Tydlighet om arbetsflödet försäkrar medarbetarna om att alla problem kommer att granskas på ett rättvist sätt och inte bli ignorerade. Alla måste förstå att repressalier är strängt förbjudna.
• Vem som hanterar informationen: Det team eller de roller som ansvarar för att ta emot och hantera frågor bör kommuniceras tydligt.
• Hur sekretessen upprätthålls: Medarbetarna måste kunna lita på att deras identitet och information är skyddade i varje steg av processen.

Tydlig kommunikation minskar osäkerheten och förstärker organisationens engagemang för öppenhet och integritet.

2. Utbilda cheferna att hantera problem på ett effektivt sätt

Cheferna är ofta den första kontaktpunkten när problem uppstår. Deras beteende kan antingen uppmuntra till en öppen kultur eller stänga ner den helt och hållet, och därför är deras roll mycket viktig.

GÖR FÖLJANDE:

✔ Uppmuntra människor att träda fram och erkänn modet som krävs för att tala ut. Agera själv som en förebild.
✔ Lyssna aktivt, utan att döma eller avbryta.
✔ Undvik att ge löften som du inte kan hålla.
✔ Dokumentera problem på ett korrekt sätt.
✔ Eskalera problem genom lämpliga kanaler.
✔ Följ upp på ett respektfullt sätt, och endast med vägledning från compliance-teamet.

GÖR INTE FÖLJANDE:

✘ Avfärda eller förminska problem.
✘ Omtolka information baserat på personliga åsikter.
✘ Försök undersöka saken på egen hand.
✘ Utöva repressalier eller tillåta repressalier.
✘ Lämna ut information i onödan.
✘ Ignorera behovet av att följa upp.

Cheferna anger tonen. När de hanterar problem på ett konsekvent och respektfullt sätt känner sig medarbetarna tryggare med att ta upp frågor i ett tidigt skede.

3. Bygg säkra och tillgängliga rapporteringskanaler

En rapporteringskanal är bara effektiv om medarbetarna vet hur man använder den och känner sig bekväma med att göra det.

Gör processen enkel

Använd ett enkelt språk, med tydligt definierade steg och tillgängliga verktyg. Om processen känns komplicerad eller otydlig kommer människor att vara ovilliga att engagera sig i den.

Erbjuda flera rapporteringsalternativ

Valmöjligheterna ökar tillgängligheten och komforten. Se dock till att informationen är tydlig för att undvika missförstånd. Tänk på följande:

• En konfidentiell intern rapportkanal
• En digital plattform för rapportering
• Direkt rapportering till en chef, HR eller Compliance
• Anonym rapportering (där så är tillåtet)
• Helst en utsedd ansvarig för rapporteringskanalen

Säkerställ psykologisk säkerhet

Psykologisk säkerhet är också en central del av en sund speak up-kultur och organisation.

• Kommunicera tydligt att repressalier inte kommer att tolereras
• Utbilda cheferna i att svara opartiskt och utan fördomar
• Försäkra medarbetarna om att sekretessen respekteras i varje skede

När medarbetarna vet att de är skyddade är det mer sannolikt att de träder fram tidigt, vilket gör att problemen kan lösas innan de eskalerar.

4. Svara snabbt och rättvist

Bekymmer får aldrig försvinna i tomma intet. Ett snabbt och konsekvent svar visar på engagemang och stärker förtroendet. Organisationen bör säkerställa:

• Snabb bekräftelse av rapporter
• Opartisk och objektiv bedömning
• Transparent kommunikation av nästa steg, inom ramen för sekretess
• Rättvisa och konsekventa resultat
• Fortlöpande skydd mot repressalier under och efter processen

Ledarskapet sätter tonen

En kultur där man säger ifrån är i slutändan ett ledarskapsval. Ledare måste visa vilka beteenden de förväntar sig av andra genom att lyssna aktivt, svara på ett ansvarsfullt sätt och stödja dem som tar upp problem.

När människor känner sig hörda och ser att verkliga åtgärder vidtas stärker organisationen både sin etiska grund och sin konkurrensfördel. En genuin ”speak up”-kultur blir inte bara ett efterlevnadskrav utan också ett kännetecken för ett starkt arbetsgivarvarumärke.

Mer om detta ämne

Om du är intresserad av detta ämne, missa inte del 1: Ett omdefinierat ledarskap: Hur etik är avgörande för organisatorisk framgång och del 3: Människan i centrum: En checklista för implementering av en speak-up kultur i Elisabeta Grigorius serie om etik och ledarskap.

För att lära dig mer om Elisabeta Grigorius juridiska tjänster och initiativet The HUMAN CENTRIC, besök thehumancentric.eu – Människor. Etik. Data