Elegir una solución para su canal de denuncias 

Desde que la Directiva whistleblowing entrara en vigor el 17 de diciembre de 2021, las organizaciones en Europa deben implementar canales de denuncia de irregularidades. Pero, ¿cómo decidir qué solución es mejor para su organización? Aquí hay algunas cosas importantes que debe tener en cuenta al elegir un sistema externo para su canal de denuncias. 

¿Cuáles son los requisitos de la ley? 

La Directiva no establece ningún requisito para el diseño exacto del canal de denuncia de irregularidades de la organización, excepto que las soluciones internas deben permitir informes por escrito y/o verbalmente. También se puede solicitar una reunión en persona si el individuo lo desea. 

La ley también especifica que una organización debe confirmar la recepción de un informe dentro de los siete días y proporcionar comentarios al denunciante dentro de los tres meses. Una organización también debe designar a una persona o departamento responsable de los canales, y las denuncias deben guardarse de manera adecuada. Las políticas y los procedimientos de denuncia de irregularidades también deben documentarse por escrito. 

 De acuerdo con la ley, los canales deben: 

• Ser seguros 
• Garantizar el anonimato 
• Ser fácilmente accesibles 
• Seguir las pautas de GDPR 

Elegir una solución interna o externa para su canal de denuncias 

Una organización puede optar por construir sus propios canales y procedimientos. Pero, ¿por qué inmovilizar recursos innecesariamente cuando hay sistemas de denuncia de irregularidades listos para usar en el mercado? 

Muchas organizaciones optan por utilizar el sistema externo de un tercero como canal de denuncias. Estas son soluciones SaaS que están diseñadas para el propósito y listas para usar.  

No se garantiza que todos los sistemas cumplan con los requisitos de la Directiva de denuncia de irregularidades de la UE o las leyes locales de denuncia de irregularidades. 

Entonces, ¿qué debe ener en cuenta antes de elegir un sistema? 

Muchos de los sistemas externos disponibles en el mercado pueden parecer funcionales y adecuados, pero aún debe asegurarse de que realmente ayuden a su organización a cumplir con la legislación. Igual de importante es asegurarse de que el sistema que elija sea fácil de usar y fácil de implementar y mantener. 

La facilidad para denunciar 

Piense en cuál es su objetivo principal con el sistema de denuncia de irregularidades. Si desea alentar a los empleados a denunciar irregularidades y crear un entorno seguro para hacerlo, debe priorizar un sistema que ofrezca una variedad de funciones, así como una comunicación bidireccional anónima con el denunciante. También debe ser una solución que pueda personalizarse para su organización, para que los empleados la identifiquen con la marca.  

Tenga en cuenta también la facilidad de uso de la interfaz y si el sistema funciona en diferentes tipos de dispositivos, como PC y dispositivos móviles y sí el proveedor asegura el soporte tecnico y guias de usuario.  

RGPD y seguridad de datos 

 Los datos personales solo están a salvo si el sistema es seguro. Compruebe qué medidas se toman para proteger a su organización frente a los riesgos. Por ejemplo, encriptación de datos, verificación multifactor, control de acceso y acciónes, y protección contra ataques externos. Piénselo también desde la perspectiva del denunciante: ¿las soluciones parecen seguras y creíbles? 

 La Directiva de la UE exige el cumplimiento del RGPD, que cubre el manejo de datos personales y datos en el canal de denuncia. Verifique dónde su sistema de elección almacena material confidencial y qué medidas de seguridad toman. Tras la sentencia Schrems II, las empresas que procesan datos personales de ciudadanos europeos ya no pueden utilizar el Acuerdo de protección de la privacidad UE-EE. UU. para la transferencia de datos personales. Al elegir un sistema que almacena los datos en Europa (área de la UE / EEE), evitará esa preocupación. 

Gestión de denuncias  

 Los procesos internos de los sistemas suelen diferir cuando se trata de cómo recopilar y manejar la información, o cómo enviar casos a la persona asignada dentro de la organización. Examine cómo se ve el módulo de gestión de casos en su sistema de denuncia de irregularidades preferido. Compruebe si es posible proporcionar acceso limitado a roles específicos para casos individuales. Algunos sistemas pueden ofrecer una mayor flexibilidad y procesos personalizados para su organización. 

Servicio de denuncias externas: Soluciones técnicas 

Los diferentes sistemas utilizan diversas soluciones técnicas para el proceso de notificación y para el software que maneja los casos. Determine si el sistema ofrece funciones que son importantes para usted y si es fácil de usar y seguro. Considere si hay funciones integradas para una comunicación bidireccional segura y anónima entre el destinatario y el denunciante. 

A menudo, puede obtener una mejor imagen general del sistema solicitando una demostración. 

Otros servicios 

 Algunos proveedores de soluciones ofrecen otros servicios además del propio sistema de denuncia de irregularidades. Por ejemplo, ualgunos proveedores podrían ofrecer un servicio de gestión de denuncias externo o asesoramiento sobre la gestión de casos.  

A menudo es más económico adoptar una solución más completa que sea buena a largo plazo. Es especialmente cierto si su canal de denuncia es un primer paso en el desarrollo de un programa más completo de gestión de riesgos y cumplimiento. 

Elija las soluciones de denuncia externa adecuadas 

• Como podemos ver, hay mucho que considerar al elegir un sistema de denuncia externo. 
• Los canales de denuncia deben ser 100 % seguros 
• Todos los datos deben almacenarse dentro de la UE / EEE 
• Debería ser fácil para alguien acceder al canal y enviar una denuncia.  
• La comunicación con el denunciante debe permitir el anonimato 
• El sistema debe facilitar el reenvío del caso a la(s) persona(s) adecuada(s) 

 Whistlelink puede ayudarle con todo esto. Quieres saber más sobre nuestro canal de denuncias interno seguro?

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Lee más acerca de la Directiva Whistleblowing aquí y en EUR-Lex.