Historia sukcesu: AENOR i wdrożenie wewnętrznego systemu zgłoszeń
AENOR przyczynia się do transformacji społeczeństwa, budując zaufanie między organizacjami i jednostkami poprzez usługi oceny zgodności (certyfikacje, inspekcje i testowanie), szkolenia i informacje, a także doradztwo w zakresie transformacji biznesowej świadczone przez AENOR Conocimiento.
Jako lider w budowaniu zaufania w Hiszpanii, ponad 91 000 miejsc pracy na całym świecie posiada jeden z jego certyfikatów w obszarach takich jak zarządzanie jakością, sztuczna inteligencja, cyberbezpieczeństwo oraz zagadnienia związane z ESG, m.in. compliance karny, ład korporacyjny, równość, zarządzanie środowiskowe i zrównoważone budownictwo.
Do przewag konkurencyjnych AENOR należą: najwyższa rozpoznawalność marki wśród firm i konsumentów; zatrudnianie własnych pracowników, co pozwala zarządzać zgromadzoną wiedzą z korzyścią dla klientów; innowacyjność w zakresie niwelowania nowych luk konkurencyjnych dzięki bliskości do źródeł wiedzy; a także szeroki zasięg geograficzny i sektorowy.
Obecnie AENOR jest podmiotem globalnym, działającym już w 87 krajach. W Hiszpanii posiada biura we wszystkich wspólnotach autonomicznych oraz własnych audytorów, a także jest stale obecny w 12 innych krajach, głównie w Ameryce Łacińskiej i Europie.
Wyzwanie: Promowanie etyki jako fundamentu kultury korporacyjnej
W coraz bardziej wymagającym środowisku biznesowym AENOR dostrzegł potrzebę wzmocnienia swojej kultury etycznej i zgodności, zgodnie z wartościami przejrzystości, uczciwości i odpowiedzialności. Wyzwaniem było ustanowienie bezpiecznego, poufnego i dostępnego kanału – zarówno dla pracowników, jak i zewnętrznych partnerów biznesowych – w którym można by zgłaszać wątpliwości bez obawy o odwet.
Jako podmiot certyfikujący systemy zgodności i etyki korporacyjnej, AENOR zobowiązał się do dawania przykładu poprzez wdrażanie wewnętrznych mechanizmów chroniących sygnalistów i zapewniających zgodność z obowiązującymi przepisami. Obejmowało to przestrzeganie ustawy 2/2023 z dnia 20 lutego, która transponuje dyrektywę UE w sprawie ochrony osób zgłaszających nieprawidłowości do hiszpańskiego ustawodawstwa.
Ten rozwój pozwolił organizacji wzmocnić zaangażowanie w obszarze ładu korporacyjnego i compliance, pozycjonując ją w czołówce najlepszych praktyk w zakresie integralności korporacyjnej i przejrzystości. Inicjatywa Kanał Etyki AENOR Ethical nie tylko odpowiada na wymagania regulacyjne, ale także odzwierciedla zdecydowane zobowiązanie do budowania trwałej kultury etycznej w całej Grupie AENOR.
Rozwiązanie: Whistlelink jako wewnętrzna platforma raportowania AENOR
Aby sprostać temu wyzwaniu, firma AENOR wybrała platformę technologiczną Whistlelink, specjalistyczne rozwiązanie do zarządzania wewnętrznymi kanałami zgłaszania nieprawidłowości. System Whistlelink spełnia wszystkie wymogi określone w ustawie 2/2023, w tym w zakresie ochrony danych zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO), identyfikowalności spraw, anonimowości sygnalistów i bezpiecznego zarządzania komunikacją.
Kanał Etyki AENOR umożliwia pracownikom i współpracownikom łatwe, poufne i bezpieczne zgłaszanie wątpliwości, gwarantując niezależność systemu i bezstronne rozpatrywanie spraw.
✔️ Reputacja i bezstronność: Jako wiodąca organizacja w zakresie oceny zgodności i transformacji biznesowej, AENOR stosuje wewnętrznie najlepsze praktyki w zakresie etyki i zarządzania.
✔️ Poufność i integralność danych: Działanie w środowisku o wysokim poziomie zaufania wymaga systemu zapewniającego poufność przy jednoczesnej zgodności z przepisami dotyczącymi ochrony danych (RODO).
✔️ Zgodność z prawem i przepisami: Wraz z wdrożeniem ustawy 2/2023, AENOR wymagał systemu zdolnego do spełnienia wymogów prawnych określonych przez przepisy europejskie.
✔️ Adaptacja międzyfunkcyjna: Jako organizacja globalna, AENOR potrzebował rozwiązania, które mogłoby być łatwo zaadoptowane w całej sieci spółek zależnych oraz przez wszystkich pracowników technicznych, prawnych i administracyjnych, niezależnie od ich poziomu biegłości cyfrowej.
✔️ Przywództwo zaangażowane we wspieranie kultury uczciwości, przejrzystości, szczerości i zgodności z przepisami.
Wdrożenie i wyniki:
Wdrożenie Kanału Etycznego było sprawne i wydajne, wspierane przez wewnętrzne sesje szkoleniowe, komunikację korporacyjną i wdrożenie techniczne firmy Whistlelink.
Platforma została z powodzeniem zintegrowana z kulturą organizacyjną AENOR jako kluczowe narzędzie zarządzania i zgodności.
- Osiągnięcia AENOR:
- Zwiększone zaufanie pracowników: Pracownicy AENOR mają teraz bezpieczny i poufny sposób zgłaszania nieprawidłowości bez obawy o odwet, a dane osobowe i anonimowość są chronione.
- Pełna zgodność z ustawą 2/2023: Platforma zapewnia, że AENOR spełnia wszystkie wymogi prawne dotyczące wewnętrznych kanałów raportowania, zgodnie z wytycznymi ISO 37002.
- Wzmocnienie kulturowe: AENOR wzmacnia swoje przywództwo w zakresie zarządzania, etyki i zgodności, demonstrując swoje ciągłe zaangażowanie w najlepsze praktyki biznesowe.
"Integracja Kanału Etycznego AENOR z Whistlelink pozwala nam zapewnić, że nasza wewnętrzna uczciwość jest zgodna z rygorystycznymi standardami, które certyfikujemy dla innych. Inicjatywa ta stanowi logiczne i solidne rozszerzenie naszego niezachwianego dążenia do doskonałości".
- Carmen Morato Garcia, dyrektor ds. prawnych i zgodności wewnętrznej w AENOR
Kluczowe wnioski: Zgłaszanie nieprawidłowości w usługach profesjonalnych i certyfikacji
Doświadczenie AENOR podkreśla kluczowe wnioski dla organizacji w sektorze certyfikacji i usług profesjonalnych:
Etyczne przywództwo zaczyna się od wewnątrz. Organizacje, które oceniają innych pod kątem zgodności, muszą dawać silny wewnętrzny przykład.- Bezpieczne i anonimowe kanały zachęcają do dokonywania zgłoszeń. Poufne systemy zwiększają zaufanie pracowników i zmniejszają obawy przed odwetem.
- Interdyscyplinarna użyteczność ma znaczenie. Rozwiązania powinny być intuicyjne dla pracowników na wszystkich poziomach i w różnych działach.
- Integracja kulturowa zwiększa długoterminowy wpływ. Platforma zarządzania zgłoszeniami nieprawidłowości jest najbardziej skuteczna, gdy jest osadzona w zarządzaniu organizacją i jej wartościach.
Chcesz dowiedzieć się więcej o Whistlelink?
Whistlelink zapewnia bezpieczne rozwiązania do zgłaszania nieprawidłowości, zaprojektowane tak, aby pomóc organizacjom świadczącym usługi profesjonalne i certyfikacyjne w spełnieniu wymogów regulacyjnych przy jednoczesnym promowaniu kultury przejrzystości i uczciwości. Dzięki funkcjom takim jak wiadomości głosowe, anonimowe raportowanie i bezpieczne zarządzanie sprawami, Whistlelink jest idealnym rozwiązaniem dla firm pragnących wzmocnić zarządzanie, utrzymać standardy etyczne i zapewnić zgodność ze złożonymi operacjami.
