Implementierung eines Whistleblower-Systems: Unsere 6 besten Tipps 

Ein internes Meldesystem sollte für den Whistleblower sicher sein, Vertraulichkeit gewährleisten und Ihnen helfen, Meldungen von Whistleblowern sicher und effizient zu verwalten. Lesen Sie unsere 6 Tipps für die Einführung eines Hinweisgebersystems, das alle Anforderungen der EU-Richtlinie zum Whistleblowing erfüllt. 

In diesem Artikel werden wir einen genaueren Blick darauf werfen: 

1. Was ist ein Hinweisgebersystem? 
2. Was sind die gesetzlichen Anforderungen? 
3. Hauptmerkmale eines Hinweisgebersystems 
4. Bearbeitung und Untersuchung eingegangener Meldungen 
5. Warum mehrere Meldewege benötigt werden 
6. Die Bedeutung der Information und Schulung der Mitarbeiter 

Whistleblower erweisen der Gesellschaft und der Organisation selbst einen großen Dienst, indem sie Fehlverhalten sowohl in privaten als auch in öffentlichen Einrichtungen melden. Im Report To The Nations (ACFE, 2020) wird geschätzt, dass Unternehmen im Durchschnitt etwa 5 % ihrer Einnahmen durch verschiedene Arten von Betrug verlieren. Deshalb müssen wir betonen, wie wichtig es ist, eine gesunde Unternehmenskultur zu fördern, in der sich die Mitarbeiter sicher fühlen und sich nicht scheuen, illegale Aktivitäten und anderes schwerwiegendes Fehlverhalten zu melden.  

Lesen Sie weiter, um mehr über die Einführung eines Hinweisgebersystems zu erfahren, dem die Mitarbeiter vertrauen können. 

1. Was ist ein Hinweisgebersystem? 

Ein Whistleblower-System umfasst verschiedene Prozesse und Verfahren für die anonyme Meldung von Fehlverhalten über den Meldeweg der Organisation. Diese Verfahren können intern sein, die Organisation kann sich aber auch für ein Hinweisgebersystem eines externen Anbieters entscheiden.   

Ein Whistleblowing-System sollte über mehrere verschiedene Meldekanäle verfügen, über die ein Whistleblower seine Beschwerde anonym einreichen kann. Dazu können eine Telefon-Hotline und eine Website gehören. Die Organisation muss auch eine Whistleblower-Politik und andere ethische Richtlinien für die Nutzung der Meldekanäle einführen. In der Richtlinie sollte dargelegt werden, wie das Meldeverfahren funktioniert, was gegen Vergeltungsmaßnahmen gegen Whistleblower unternommen wird und wie die Informationen für kontinuierliche Verbesserungen genutzt werden.  

2. Was sind die gesetzlichen Anforderungen? 

Die neue EU-Whistleblowing-Richtlinie ist am 17. Dezember 2021 in Kraft getreten. Um die Anforderungen der Richtlinie zu erfüllen, müssen Organisationen mit mehr als 50 Mitarbeitern und Gemeinden mit mehr als 10.000 Einwohnern sichere und effektive Meldewege einrichten. Allerdings haben noch nicht alle EU-Mitgliedstaaten die Richtlinie in nationales Recht umgesetzt. Um den aktuellen Stand der Frist in Ihrem Land zu erfahren, lesen Sie bitte Wo stehen die Länder bei der Umsetzung der EU-Whistleblowing-Richtlinie?  

Wir raten davon ab, bis zur letzten Minute zu warten und empfehlen Organisationen, ihre Whistleblower-Lösungen so bald wie möglich zu überprüfen. Weitere Informationen über die Einhaltung der EU-Hinweisgeberrichtlinie finden Sie hier. 

3. Was sind die wesentlichen Merkmale eines Hinweisgebersystems? 

Ziel der Einführung eines Hinweisgebersystems ist es, dass sich die Mitarbeiter sicher fühlen und darauf vertrauen können, dass Meldungen ernst genommen und professionell weiterverfolgt werden, ohne dass der Hinweisgeber Vergeltungsmaßnahmen ausgesetzt ist. Das Whistleblower-System muss Teil der strategischen Arbeit der Organisation sein und den Verhaltenskodex ergänzen.   

Das Hinweisgebersystem muss leicht zugänglich sein. 

Jeder (nicht nur die Mitarbeiter) muss wissen, wie und wo er eine Meldung einreichen kann. Die Einreichung von Hinweismeldungen sollte so einfach wie möglich sein, unabhängig davon, welchen Meldeweg Sie wählen. Einige gute Beispiele sind ein Online-Meldesystem mit einer eigenen Website, die mit allen Geräten kompatibel und für jeden erreichbar ist, sowie eine rund um die Uhr erreichbare Telefon-Hotline. 

Das Hinweisgebersystem muss sicher sein. 

In der EU-Whistleblower-Richtlinie heißt es, dass die Meldewege sicher und vertraulich sein müssen. Das bedeutet, dass nur bestimmte, befugte Personen Zugang zu den Informationen in den Berichten haben und die Anonymität des Hinweisgebers während des gesamten Prozesses gewährleistet sein muss. Um die Vertraulichkeit zu wahren, sollte die anonyme Meldung genutzt werden. Dies ermöglicht eine wechselseitige Kommunikation mit dem anonymen Hinweisgeber. 

Das Hinweisgebersystem muss der DSGVO entsprechen. 

Eine weitere Anforderung des Whistleblower-Gesetzes ist, dass das System mit der Datenschutzgrundverordnung vereinbar sein muss, wenn es um personenbezogene Daten geht. Dies gilt auch für alle Informationen in der Whistleblower-Meldung. Nach dem Schrems-II-Urteil ist es für europäische Unternehmen nicht mehr möglich, das Privacy-Shield-Abkommen mit den Vereinigten Staaten für die Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte zu nutzen. Sie sollten daher darauf achten, einen Anbieter von Hinweisgebersystemen zu wählen, bei dem alle Daten auf Servern innerhalb der EU / des EWR gespeichert werden.   

Weitere Informationen über Datensicherheit und Hosting finden Sie hier. 

Das Hinweisgebersystem muss effizient sein und Fristen einhalten 

Es ist wichtig, dass das Whistleblowing-System für die Personen, die die Meldungen entgegennehmen und weiterverfolgen, leicht zu handhaben ist. Die EU-Whistleblowing-Richtlinie sieht vor, dass der Hinweisgeber innerhalb von 7 Tagen eine Empfangsbestätigung und innerhalb von drei Monaten eine Rückmeldung über den Fall und mögliche Maßnahmen erhält. 

4. Bearbeitung und Untersuchung von eingegangenen Whistleblower-Meldungen 

Es ist wichtig, eine unparteiische und unabhängige Person oder Abteilung zu benennen, die Meldungen von Hinweisgebern entgegennimmt, überprüft und weiterverfolgt. Es darf keine Interessenkonflikte geben (z. B. wenn der Empfänger in der Meldung erwähnt wird), weshalb möglicherweise mehrere Personen für verschiedene Aufgaben benannt werden müssen. Die benannte Person oder Abteilung ist auch dafür verantwortlich, mit dem Hinweisgeber zu kommunizieren, zusätzliche Informationen anzufordern und/oder Rückmeldung über den Fortgang des Falls zu geben. 

Führen Sie ein unkompliziertes Verfahren ein, bei dem die Meldung des Hinweisgebers innerhalb von 7 Tagen (wir empfehlen maximal 1-2 Tage) bestätigt wird und innerhalb von drei Monaten eine Rückmeldung über den Fall erfolgt. Um sicherzustellen, dass das System als fair und unparteiisch wahrgenommen wird, sollten Sie konsequent sein. Eine zuverlässige und sichere Option ist die Wahl eines digitalen Whistleblowing-Systems. Es ist auch möglich, ein externes Fallmanagement für die Bearbeitung von Whistleblower-Meldungen hinzuzufügen.   

Wenn Sie eine Whistleblower-Meldung erhalten, müssen Sie zunächst entscheiden, wie die Untersuchung fortgeführt werden soll. In einem digitalen Hinweisgebersystem ist es einfach, Erinnerungen und Fristen für Fälle zu erstellen und an die zuständige Abteilung innerhalb der Organisation zu übermitteln. Ein automatisierter Prozess erleichtert die Einhaltung der Anforderungen der EU-Richtlinie. 

Mehr über die Do’s and Don’ts bei der Verwaltung von Whistleblower-Meldungen können Sie hier lesen. 

5. Wählen Sie ein Hinweisgebersystem mit sowohl mündlichen als auch schriftlichen Meldewegen 

Die Anforderungen an ein Hinweisgebersystem und seine Meldewege sind je nach Art der Organisation leicht unterschiedlich. In erster Linie ist die Frist für die Einführung eines sicheren Hinweisgebersystems entweder der 17. Dezember 2021 (was bedeutet, dass es überfällig ist!) oder der 17. Dezember 2023, je nach Anzahl der Mitarbeiter.   

Es gibt auch einige Ausnahmen. So können sich beispielsweise Gemeinden die Funktion des Whistleblowers untereinander aufteilen. Außerdem können Unternehmen mit weniger als 250 Beschäftigten, die Teil einer Unternehmensgruppe sind, bis zu einem gewissen Grad die Ressourcen für die Untersuchung von Whistleblower-Meldungen mit dem Hauptunternehmen teilen. Die Meldewege müssen jedoch auf der Ebene der Tochtergesellschaft aktiv und funktionsfähig sein und dürfen nicht in vollem Umfang mit anderen Unternehmen desselben Konzerns geteilt werden. 

Lesen Sie hier mehr über konzernweite Whistleblowing-Systeme, die der Europäischen Kommission nicht ausreichen 

Die EU-Whistleblower-Richtlinie unterstreicht auch, dass nicht nur die derzeitigen Mitarbeiter Zugang zu den Meldewegen haben müssen. Organisationen müssen sicherstellen, dass das Hinweisgebersystem unter anderem auch für ehemalige Mitarbeiter und Bewerber, Auszubildende und Freiwillige, Freiberufler und Lieferanten sowie für Aktionäre und Personen in Führungs- und Aufsichtspositionen zugänglich ist. 

Um die Schwelle zur Abgabe einer Meldung möglichst niedrig zu halten, ist es sinnvoll, mehrere verschiedene Meldewege einzurichten. Sie können an die betrieblichen Gegebenheiten des Unternehmens angepasst werden – Mitarbeiter, die im Außendienst tätig sind, bevorzugen vielleicht eine Telefon-Hotline, während Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten, vielleicht lieber eine digitale Whistleblowing-Plattform nutzen. 

6. Wie wichtig ist es, die Mitarbeiter zu informieren und zu schulen?   

Ein Whistleblowing-Dienst ist nur dann wirksam, wenn jeder davon weiß, wie er eine Meldung einreichen kann und wie die eingegangenen Meldungen zu behandeln sind. Dazu müssen alle Mitarbeiter und Führungskräfte geschult werden. Um die Mitarbeiter zu ermutigen, sich zu melden, muss die Organisation möglicherweise die Unternehmenskultur kontinuierlich verfolgen und die Mitarbeiter über die Bedeutung von Whistleblowing aufklären. 

Ein wichtiger Teil der Schulung ist die Einführung einer Politik gegen Vergeltungsmaßnahmen. Das Unternehmen kann auf Schadenersatz verklagt werden, wenn es Whistleblower nicht vor Vergeltungsmaßnahmen geschützt hat, nachdem sie ein Fehlverhalten gemeldet haben. Daher ist es wichtig, nachzufassen, wenn sich der Hinweisgeber solchen Maßnahmen ausgesetzt fühlt, und klar zu sagen, wie damit umgegangen wird. 

Halten Sie das gesamte Verfahren für den Hinweisgeber und die anschließenden Ermittlungen so transparent wie möglich. Es ist nicht notwendig (und auch nicht legal), zu viele Details über die Untersuchung und mögliche Maßnahmen preiszugeben. Jedoch ist es möglich, anonyme Statistiken über Whistleblower-Fälle zu veröffentlichen. Zu zeigen, dass das Hinweisgebersystem genutzt wird und wie vorgesehen funktioniert, schafft Vertrauen bei den Mitarbeitern. 

Lesetipp: Wie Sie Ihren Mitarbeitern helfen, Ihre Whistleblowing-Politik zu verstehen 

Kontinuierlich überwachen und verbessern 

Anfangs kann es schwierig sein zu beurteilen, wie erfolgreich das Hinweisgebersystem ist. Die Zahl der eingegangenen Meldungen allein ist kein guter Maßstab. Wenn nur wenige Meldungen eingehen, kann dies darauf hindeuten, dass es in der Organisation nur wenige Probleme gibt, es kann aber auch darauf hindeuten, dass man sich scheut, den Whistleblowing-Dienst in Anspruch zu nehmen. Die beste Praxis besteht darin, den Prozess kontinuierlich zu überwachen und langfristige Trends und Abweichungen zu bewerten. Was könnte der Grund für einen plötzlichen Anstieg oder Rückgang der Zahl der Meldungen sein? Erhalten einige Abteilungen eine unverhältnismäßig hohe Anzahl von Meldungen? Eine interne Bewertung des Hinweisgebersystems in regelmäßigen Abständen kann ein besseres Verständnis dafür vermitteln, wie wohl sich die Mitarbeiter bei der Nutzung des Systems fühlen.