Konzernweite Whistleblowing-Systeme reichen der EU-Kommission nicht aus

In dem Gastbeitrag von Havel & Partners erläutern die Autoren Robert Nešpůrek und Michal Smrček hervorragend, warum konzernweite Hinweisgebersysteme nach der EU-Whistleblowing-Richtlinie nicht ausreichen.

Die EU-Whistleblowing-Richtlinie (Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates) verpflichtet private Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern und die meisten öffentlichen Einrichtungen dazu, Meldewege und Prozesse für den Umgang mit internen Whistleblowing einzuführen. Die Umsetzungsfrist vom 17. Dezember 2021 ist nun abgelaufen.

Zahlreiche nationale und globale Unternehmen verfügen bereits über zentralisierte konzernweite Berichtssysteme und verlassen sich auf diese globalen Lösungen als ausreichend über den 17. Dezember 2021 hinaus. Die Europäische Kommission hat diese Interpretation klar zurückgewiesen.

Ein konzernweites Hinweisgebersystem reicht nicht aus

Die Idee eines zentralisierten Meldesystems wurde von der Europäischen Kommission in ihren Auslegungsleitlinien als Antwort auf ein gemeinsames Schreiben von Industrieverbänden aus mehreren Mitgliedstaaten abgelehnt.

Die Kommission erklärte, dass die Richtlinie klarstelle, dass jedes private Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern verpflichtet sei, ein internes Meldesystem einzuführen, unabhängig davon, ob das Unternehmen Teil einer Unternehmensgruppe sei oder nicht. Jede andere Auslegung wäre rechtswidrig.

Die Richtlinie verbietet zentrale, konzernweite Hinweisgebersysteme nicht, diese können aber nur parallel zu den Meldesystemen auf Ebene der einzelnen Unternehmen bestehen.

Die Kommission hat ihre Stellungnahme damit begründet, dass das System effizienter ist, wenn das Problem auf der Ebene des Unternehmens gelöst wird, bei dem der Fall gemeldet wurde und durch die unterschiedlichen Rechtsvorschriften, die auf nationaler Ebene angenommen werden.

Alle Mitgliedstaaten müssen diese Auslegung bei der Umsetzung der Richtlinie respektieren. Wenn Sie also mehr als 50 Mitarbeiter haben, sollten Sie damit beginnen, sich auf die Implementierung Ihres eigenen Hinweisgebersystems vorzubereiten, auch wenn Sie bereits ein globales System in Ihrem Konzern haben.

Das Teilen von Ressourcen innerhalb einer Gruppe ist erlaubt, aber nur in begrenztem Umfang

Wenn Tochtergesellschaften bis zu 249 Mitarbeiter haben, können sie gemäß der Richtlinie die Ressourcen für die Untersuchung einer Meldung mit ihrer Muttergesellschaft zusammenlegen, aber die folgenden Bedingungen müssen gemäß der Auslegung der Kommission erfüllt werden:

• Der Hinweisgeber muss auf Ebene der Tochtergesellschaft melden können, d. h. die internen Hinweisgeberkanäle der Tochtergesellschaft müssen aktiv und funktionsfähig sein.
• Der Hinweisgeber muss darüber informiert werden, wer auf der Ebene der Muttergesellschaft Zugriff auf die Meldung hat, um die Untersuchung durchzuführen; Der Hinweisgeber muss jederzeit die Möglichkeit haben, die Untersuchung des gemeldeten Fehlverhaltens durch die Muttergesellschaft abzulehnen und eine Untersuchung des Hinweisgebers im Hinweisgebersystem der Tochtergesellschaft zu beantragen.
• Die Verantwortung für die Wahrung der Vertraulichkeit der Meldung, die Rückmeldung an den Hinweisgeber und die Ergreifung von Korrekturmaßnahmen in Bezug auf das gemeldete Fehlverhalten, verbleiben stets bei der Tochtergesellschaft.

Für Tochtergesellschaften mit mehr als 249 Mitarbeitern ist ein Ressourcenpooling nicht möglich

Bei größeren Unternehmen, d.h. die Tochtergesellschaft hat mehr als 249 Mitarbeiter, ist Ressourcenpooling nicht erlaubt. Jedes dieser Unternehmen muss ein eigenes internes Hinweisgebersystem einrichten, das vom zentralen Hinweisgebersystem der Gruppe unabhängig ist, und über ausreichende Kapazitäten zur Bearbeitung von Meldungen verfügen.

Umgang mit Whistleblowing-Fällen, die die gesamte Gruppe betreffen

Auch wenn Sie keine systematische gemeinsame Nutzung von Ermittlungen innerhalb der Gruppe haben, kann es Situationen geben, in denen der Umgang mit gemeldeten Verstößen auf Ebene der Muttergesellschaft die einzig wirksame Lösung ist.

Dies sind Situationen, in denen sich die Meldung auf ein strukturelles Problem innerhalb der Gruppe oder mehrerer Unternehmen innerhalb der Gruppe bezieht und in denen das Unternehmen, bei dem der Verstoß gemeldet wurde, nicht über die Kompetenz verfügt, das Problem effektiv zu lösen. In solchen Fällen sollte, wie die Europäische Kommission erklärt, der Hinweisgeber über diese Tatsache informiert und gebeten werden, einer Übertragung des Falls innerhalb der Gruppe an eine für die Lösung des Problems zuständige Stelle zuzustimmen.

Dies birgt jedoch erhebliche Risiken.

Stimmt der Hinweisgeber der Übermittlung des gemeldeten Sachverhalts nicht zu, muss ihm gestattet werden, die Meldung zurückzuziehen und über externe Kanäle einzureichen. In der Tschechischen Republik erfolgt dies beispielsweise über das neu eingerichtete Büro im Justizministerium.

Die Gruppe riskiert daher, die Kontrolle über den gemeldeten Fall zu verlieren und sieht sich den damit verbundenen potenziellen Reputationsschäden, materiellen und immateriellen Schäden, hohen Kosten, langwierigen Rechtsstreitigkeiten und anderen nachteiligen Folgen gegenüber.

Eine Überarbeitung bestehender konzernweiter Hinweisgebersysteme ist erforderlich

Für viele globale Organisationen ist die Interpretation der Kommission überraschend. Die Zentralisierung von Whistleblowing-Systemen ermöglicht eine Konzentration von Praktiken und Erfahrungen, einen konsistenten Ansatz für das Whistleblowing in der gesamten Gruppe und eine effiziente Problemlösung zu geringeren Kosten.

Obwohl die Auslegung der Europäischen Kommission nicht bindend ist, wird es interessant sein zu sehen, ob sich einzelne Staaten dieser Auslegung widersetzen und die Richtlinie wohlwollender in ihre Rechtsordnungen umsetzen werden.

Es ist jedoch bereits jetzt klar, dass Organisationen mit mehr als 50 Mitarbeitern, die kein funktionierendes Hinweisgebersystem für ihre Mitarbeiter einrichten, riskieren, dass Hinweisgeber extern, an die Behörden oder manchmal direkt an die Medien berichten. Und das ist immer die schmerzhafteste Lösung für ein Unternehmen.

Havel & Partners empfiehlt daher allen Konzernen, ihre zentralen Hinweisgebersysteme zu überprüfen, zu dezentralisieren oder neue Hinweisgebersysteme auf Ebene einzelner Tochtergesellschaften zu implementieren, um den Anforderungen der Richtlinie zu entsprechen. Wir glauben, dass ein Hinweisgebersystem für kleinere Akteure immer kostengünstig und verhältnismäßig eingerichtet werden kann, wenn man die Kosten und die Größe des Unternehmens und seiner internen Abläufe berücksichtigt. Es ist gut, erlaubte Formen des konzernweiten Ressourcenaustauschs zu nutzen, und manchmal ist es hinsichtlich Kosten und Kompetenzen sinnvoll, das Management der Hinweisgebersysteme an Dritte auszulagern.

Über Havel & Partner

Havel & Partners, die größte tschechisch-slowakische Anwaltskanzlei, bietet umfassende Rechtsdienstleistungen und Steuerberatung für internationale und inländische Mandanten.

Havel & Partners bietet ein komplettes Serviceangebot für Whistleblowing, einschließlich der Implementierung von Whistleblowing-Kanälen und -Prozessen sowie der Auslagerung der Entgegennahme, Bewertung und Bearbeitung von Whistleblowing-Meldungen.

Eine der Dienstleistungen von Havel & Partners ist die Sicherstellung der Implementierung von Whistleblowing-Kanälen und -Prozessen zur Entgegennahme und Überprüfung von Meldungen für seine Kunden. Das Unternehmen fungiert auch als Verantwortlicher für die Entgegennahme von Meldungen und die Abwicklung des Whistleblowing-Prozesses.

Weitere Informationen zum gesamten Angebot an Whistleblowing-Diensten des Unternehmens finden Sie auf der Website von Havel & Partners.

Über die Autoren

Robert Nešpůrek ist einer der Gründungspartner von Havel & Partners und leitet derzeit die Praxisgruppe Commercial, IP & TMT der Kanzlei.

Michal Smrček ist Partner von Havel & Partners und spezialisiert sich hauptsächlich auf Compliance, Finanzdienstleistungen und Versicherungen.