Implementazione di un sistema whistleblowing: i nostri 6 migliori consigli 

Un sistema di segnalazione interno dovrebbe essere sicuro da utilizzare per il whistleblower, garantire la riservatezza e aiutarti a gestire le segnalazioni dei whistleblower in modo sicuro ed efficiente. Leggi i nostri 6 consigli per implementare un sistema whistleblowing che soddisfi tutti i requisiti della Direttiva Europea sul whistleblowing. 

In questo articolo analizzeremo più da vicino: 

1. Che cos’è un sistema di segnalazione?
2. Quali sono i requisiti di legge? 
3. Caratteristiche principali di un sistema whistleblowing 
4. Gestione e indagine delle segnalazioni ricevute 
5. Perché sono necessari diversi canali di segnalazione 
6. L’importanza di informare ed educare i dipendenti 

I segnalanti forniscono un grande servizio alla società e all’organizzazione stessa segnalando comportamenti scorretti in enti pubblici e privati. In Report To The Nations (ACFE, 2020) si stima che le aziende perdano, in media, circa il 5% del proprio reddito a causa di vari tipi di frode. Pertanto, dobbiamo sottolineare l’importanza di promuovere una sana cultura aziendale in cui i dipendenti si sentano al sicuro e non abbiano paura di denunciare attività illegali e altri gravi comportamenti scorretti. 

Continua a leggere per saperne di più sul processo di implementazione di un sistema di segnalazione di cui i dipendenti possono fidarsi. 

1. Che cos’è un sistema whistleblowing? 

Un sistema whistleblowing comprende vari processi e procedure per segnalare in modo anonimo eventuali comportamenti scorretti attraverso il canale di segnalazione dell’organizzazione. Questi processi possono essere interni, tuttavia l’organizzazione può anche scegliere un sistema di segnalazione di un fornitore esterno.  

Un sistema di segnalazione dovrebbe avere diversi canali di denuncia attraverso i quali un segnalante possa presentare la propria denuncia in modo anonimo. Questi possono includere una hotline telefonica e un sito web. L’organizzazione dovrà inoltre attuare una policy per i segnalanti e altre linee guida etiche per l’uso dei canali di segnalazione. La policy dovrebbe delineare come funziona il processo di segnalazione, cosa viene fatto per contrastare le ritorsioni contro i segnalanti e come le informazioni verranno utilizzate per miglioramenti continui. 

2. Quali sono i requisiti di legge? 

La nuova Direttiva UE sul whistleblowing è entrata in vigore il 17 dicembre 2021. Per soddisfare i requisiti della Direttiva, le organizzazioni con più di 50 dipendenti e i comuni con più di 10.000 abitanti devono attivare canali di segnalazione sicuri ed efficaci. Tuttavia, non tutti gli Stati membri dell’UE hanno ancora adottato la direttiva nel diritto nazionale. Per vedere lo stato attuale della scadenza nel tuo paese, leggi Quali sono i paesi pronti a recepire la direttiva UE sul whistleblowing. 

Non è consigliabile attendere l’ultimo minuto e incoraggiamo le organizzazioni a rivedere le proprie policy il prima possibile. Per ulteriori informazioni sulla conformità alla Direttiva UE sul whistleblowing, leggere di più qui. 

3. Quali sono le caratteristiche principali di un sistema di segnalazione? 

L’obiettivo è che i dipendenti si sentano al sicuro e abbiano la garanzia che le segnalazioni siano prese sul serio e seguite in modo professionale, senza che il segnalante sia soggetto ad azioni di ritorsione. Il sistema whistleblowing deve essere parte del lavoro strategico dell’organizzazione e integrare il codice di condotta. 

Un servizio di segnalazione di successo dovrebbe contenere le seguenti caratteristiche: 

Il sistema di segnalazione deve essere facilmente accessibile. 

Tutti (non solo i dipendenti) devono sapere come e dove presentare una segnalazione. L’invio delle segnalazioni whistleblowing dovrebbe essere il più semplice possibile, indipendentemente dal canale di segnalazione scelto. Alcuni buoni esempi sono un canale whistleblowing online con un proprio sito Web, compatibile con tutti i dispositivi e raggiungibile da tutti, nonché una hotline telefonica 24 ore su 24. 

Il sistema di segnalazione deve essere sicuro. 

La Direttiva UE sul whistleblowing stabilisce che i canali di segnalazione debbano essere sicuri e riservati. Ciò significa che solo persone designate e autorizzate possono avere accesso alle informazioni contenute nelle segnalazioni e l’anonimato del segnalante deve essere garantito durante tutto il processo. Per mantenere la riservatezza, dovrebbero essere garantite segnalazioni anonime. Ciò consente una comunicazione bidirezionale con il whistleblower anonimo. 

Il sistema di segnalazione deve essere conforme al GDPR. 

Un altro requisito della legge sui segnalanti è che il sistema deve essere compatibile con il GDPR quando si tratta di dati personali. Ciò include anche tutte le informazioni contenute nella segnalazione . A seguito della sentenza Schrems II, per le aziende europee non è più possibile utilizzare il Privacy Shield Agreement con gli Stati Uniti per il trasferimento di dati personali a terzi. Pertanto, dovresti assicurarti di scegliere un fornitore in cui tutti i dati sono archiviati su server all’interno dell’UE/SEE. 

Puoi leggere di più sulla sicurezza dei dati e l’hosting qui. 

Il sistema di segnalazione deve essere efficiente e rispettare le scadenze 

È importante che il sistema di segnalazione sia facile da navigare per le persone che riceveranno e seguiranno le segnalazioni. La direttiva UE sul whistleblowing prevede che il segnalante riceva una ricevuta di conferma entro 7 giorni e un feedback sul caso e sulle possibili misure entro tre mesi. 

4. Gestione e indagine delle segnalazioni ricevute dai whistleblower

È importante nominare una persona o un dipartimento imparziale e indipendente per ricevere, esaminare e dare seguito alle segnalazioni dei whistleblower. Non devono sussistere conflitti di interesse (ad esempio, laddove nella segnalazione sia menzionato il destinatario) e pertanto potrebbe essere necessario nominare più persone per ruoli diversi. La persona o l’ufficio designato è inoltre responsabile della comunicazione con il segnalante, della richiesta di ulteriori informazioni e/o del feedback sull’andamento del caso. 

Implementare una procedura semplice con una ricevuta di conferma per la segnalazione del whistleblower entro 7 giorni (si consiglia un massimo di 1-2 giorni) e feedback sul caso entro tre mesi. Per garantire che il sistema sia percepito come equo e imparziale, sii coerente. Un’opzione affidabile e sicura consiste nel selezionare un sistema di segnalazione digitale. È inoltre possibile aggiungere la gestione esterna dei casi per la gestione delle segnalazioni dei whistleblower. 

Quando si riceve una segnalazione è necessario prima decidere come procedere l’indagine. In un sistema di segnalazione digitale, è facile creare promemoria e scadenze per i casi e trasferirli al dipartimento competente all’interno dell’organizzazione. Un processo automatizzato facilita il rispetto dei requisiti della Direttiva UE. 

Puoi leggere di più sulle cose da fare e da non fare quando si tratta di gestire le segnalazioni whistleblowing qui. 

5. Scegliere un sistema whistleblowing con canali di segnalazione sia verbali che scritti 

I requisiti per un sistema whistleblowing e i suoi canali di segnalazione differiscono leggermente a seconda del tipo di organizzazione. Innanzitutto, la scadenza per l’implementazione di un servizio di segnalazione sicuro è il 17 dicembre 2021 (il che significa che siamo in ritardo!) o il 17 dicembre 2023, a seconda del numero di dipendenti. 

Ci sono anche alcune eccezioni. Ad esempio, i comuni possono condividere tra loro le funzioni di denuncia delle irregolarità. Inoltre, le aziende con meno di 250 dipendenti che fanno parte di un gruppo aziendale possono in una certa misura condividere con la società principale risorse per le indagini sulle segnalazioni. I canali di segnalazione devono, tuttavia, essere attivi e funzionanti a livello di filiale e potrebbero non essere condivisi integralmente con altre società dello stesso gruppo. 

Maggiori informazioni sui sistemi di segnalazione a livello di gruppo non sono sufficienti per la Commissione europea qui 

La Direttiva UE sul whistleblowing sottolinea inoltre che non solo gli attuali dipendenti devono avere accesso ai canali di segnalazione. Le organizzazioni devono garantire che il sistema sia accessibile, tra gli altri, a ex dipendenti e candidati, tirocinanti e volontari, liberi professionisti e fornitori, nonché azionisti e persone in posizioni dirigenziali e di supervisione. 

Per abbassare il più possibile la soglia per la presentazione di una segnalazione, è una buona idea implementare diversi canali di segnalazione. Possono essere adattati all’interno delle operazioni dell’azienda: i dipendenti che lavorano sul campo potrebbero preferire una hotline telefonica, mentre le persone che lavorano in remoto da casa potrebbero preferire l’utilizzo di una piattaforma digitale di segnalazione.  

6. L’importanza di informare ed educare i dipendenti  

Un servizio whistleblowing è efficace solo se tutti ne sono a conoscenza, sanno come presentare una segnalazione e come devono essere gestite le segnalazioni ricevute. Richiede istruzione per tutti i dipendenti e dirigenti. Per incoraggiare i dipendenti a parlare apertamente, l’organizzazione potrebbe aver bisogno di seguire continuamente la cultura aziendale ed educare i dipendenti sull’importanza della denuncia di irregolarità. 

Una parte importante della formazione consiste nell’attuare una politica contro le ritorsioni. La società può essere citata in giudizio per il risarcimento dei danni se non ha protetto i segnalanti da azioni di ritorsione dopo che hanno denunciato una cattiva condotta. È quindi importante verificare se il segnalante si sente esposto a tali azioni ed essere chiaro su come questo verrà gestito. 

È sempre bene essere il più trasparenti possibile riguardo all’intero processo e alle successive indagini. Non è necessario (e nemmeno legale) divulgare in modo troppo dettagliato l’indagine e le possibili misure. È, tuttavia, possibile condividere statistiche anonime. Dimostrare che il sistema whistleblowing viene utilizzato e funziona come previsto creerà fiducia tra i dipendenti. 

Suggerimento per la lettura: Come aiutare i dipendenti a capire la vostra policy whistleblowing 

Monitorare e migliorare continuamente 

All’inizio, può essere difficile valutare quanto sia efficace il sistema di denuncia delle irregolarità. Guardare solo il numero di segnalazioni ricevute non è una buona misura. Ricevere poche segnalazioni può suggerire che ci siano pochi problemi all’interno dell’organizzazione, ma può anche indicare il timore di utilizzare il servizio whistleblowing. La migliore pratica consiste nel monitorare continuamente il processo e valutare le tendenze e le deviazioni a lungo termine. Quale potrebbe essere il motivo di un improvviso aumento o diminuzione del numero di segnalazioni? Alcuni dipartimenti ricevono un numero sproporzionato di segnalazioni? Una valutazione interna del sistema di gestione delle segnalazioni a intervalli regolari può fornire una migliore comprensione di quanto i dipendenti si sentano a proprio agio nell’utilizzarlo.