Cómo crear una cultura abierta: la perspectiva de la junta directiva no lo es todo

Artículo escrito por nuestra colaboradora rumana Denisa Simion sobre los riesgos que las organizaciones pasan por alto, por qué los empleados guardan silencio y cómo la prevención, la experiencia de expertos independientes y una comunicación eficaz pueden ayudar a subsanar esta situación.

Whistlelink acaba de dar la bienvenida a Denisa Simion como partner en Rumanía. Con su formación en investigación forense empresarial y años de experiencia formando a organizaciones en materia de ética e integridad, ella ve de primera mano la brecha que hay entre lo que los directivos creen que está pasando y lo que viven los empleados. Le hemos preguntado sobre los riesgos que las organizaciones pasan por alto, por qué la gente se queda callada y qué hace que un sistema de denuncia funcione en la práctica.

Desde tu punto de vista, ¿cuál es el mayor punto ciego que tienen las organizaciones en lo que concierne a la ética y la integridad?

La alta dirección y los consejos de administración toman decisiones basándose en la información de la que disponen. El problema es que esta información no siempre refleja lo que ocurre en toda la organización.

Los empleados que trabajan cerca de las operaciones diarias pueden ser testigos de conductas inapropiadas, incumplimientos recurrentes o prácticas que eluden los controles internos. Sin embargo, estos problemas no siempre llegan a los responsables de la toma de decisiones. La información puede filtrarse a través de los distintos niveles de la dirección, las preocupaciones pueden minimizarse y los empleados pueden decidir que no vale la pena arriesgarse a dar la voz de alarma.

La Asociación de Examinadores de Fraude Certificados (ACFE) señala que los examinadores de fraude certificados calculan que las organizaciones pierden alrededor del 5% de sus ingresos anuales a causa del fraude laboral. Su informe de 2026 Informe a las Naciones de 2026, que analiza 2.402 casos investigados en 143 países y territorios, reveló una pérdida media de 104.000 dólares por caso, mientras que el 20 % de los casos supuso pérdidas superiores a 1 millón de dólares.

Estas cifras se refieren al fraude laboral, no a cualquier tipo de conducta indebida o incumplimiento normativo. No obstante, ilustran por qué las organizaciones no pueden permitirse el lujo de basarse exclusivamente en la información que llega a la alta dirección a través de los canales formales de comunicación. El hecho de que no se hayan notificado problemas no significa que no existan.

¿Cómo pueden las organizaciones prevenir las conductas indebidas y crear un ambiente en el que la gente se atreva a reconocer y comunicar sus preocupaciones?

La prevención empieza por ayudar a la gente a entender qué significan la ética y la integridad en su entorno laboral real. La formación es importante, pero debe ir más allá de explicar políticas u obligaciones legales. Los empleados tienen que saber reconocer posibles conflictos de intereses, indicios de fraude, conductas inapropiadas e incumplimientos de los procedimientos, y entender cómo actuar ante ellos.

Los directivos también necesitan una formación específica. Su forma de reaccionar ante preguntas, errores e información incómoda puede fomentar la franqueza o, por el contrario, enseñar a la gente a callarse.

El informe de 2026 de la ACFE reveló que las organizaciones que ofrecían formación sobre prevención del fraude tanto a empleados como a directivos tenían unas pérdidas medias por fraude de 84 000 dólares por caso, frente a los 150 000 dólares de las organizaciones que no ofrecían formación a ninguno de los dos grupos. También se observó que el número de denuncias de empleados era más del doble en los casos en los que los empleados habían recibido formación sobre prevención del fraude.

Se trata de relaciones observadas en los casos analizados, no de una prueba de que la formación por sí sola reduzca las pérdidas. No obstante, refuerzan la importancia de la concienciación como parte de un marco más amplio de prevención y detección. La formación debe ir acompañada de procedimientos claros, controles eficaces y mecanismos de notificación en los que la gente confíe.

¿Por qué los empleados se quedan callados aunque haya canales internos de información?

Porque tener un canal para expresar opiniones y confiar en él son dos cosas distintas.

El Informe sobre Cultura Ética 2024 de Ethisphere, basado en unas dos millones de respuestas de empleados recopiladas entre abril de 2020 y marzo de 2024, reveló que el 93 % de los empleados afirmaba que denunciaría una conducta indebida si la presenciara. Sin embargo, solo el 50 % de los empleados que realmente habían observado una conducta indebida la denunciaron. Entre los que no denunciaron la conducta indebida que percibieron, el 48 % mencionó el miedo a las represalias y el 48 % dijo que no creía que se tomaran medidas correctivas.

Estos resultados ponen de manifiesto dos obstáculos distintos: el miedo a las consecuencias personales y la falta de confianza en la respuesta de la organización.

También hay un problema estructural. Los empleados pueden pensar que la dirección ya conoce ciertas prácticas, que nada va a cambiar o que enfrentarse a alguien influyente podría perjudicar su carrera profesional. Por su parte, los altos cargos pueden interpretar la ausencia de denuncias como una señal de que la organización funciona bien.

Por eso, hay que interpretar con cautela un volumen bajo de denuncias. La cuestión importante es si los empleados confían lo suficiente en el proceso como para utilizarlo y si la organización responde de forma adecuada cuando lo hacen.

¿Qué hace que un sistema interno de información sea eficaz y en qué aspectos tienen dificultades las organizaciones a la hora de ponerlo en práctica?

Un sistema eficaz tiene que funcionar de principio a fin: desde la recepción y el acuse de recibo de una notificación, pasando por la evaluación inicial, la clasificación de la gravedad y la investigación cuando sea necesario, hasta la comunicación, las medidas correctivas y el seguimiento.

Una plataforma específica puede facilitar la comunicación segura, el acceso controlado y la gestión trazable de los casos. Sin embargo, la tecnología por sí sola no puede garantizar que una denuncia se evalúe de forma imparcial, que se gestionen los conflictos de intereses o que se tomen las medidas adecuadas.

En Rumanía, la Ley 361/2022, que transpone la Directiva de la UE sobre la protección de los informantes, establece los requisitos relativos a los canales de denuncia y a la protección de las personas que denuncian en las organizaciones incluidas en su ámbito de aplicación. En la práctica, puede que las organizaciones cuenten con las políticas y los canales necesarios, pero sin disponer de mecanismos lo suficientemente claros para gestionar casos delicados, sobre todo aquellos en los que estén implicados altos directivos o personas influyentes.

El verdadero reto es asegurarse de que las responsabilidades, los procedimientos de escalado, las medidas de confidencialidad y la autoridad para tomar decisiones estén bien definidas antes de que llegue una notificación. Las organizaciones también deberían comprobar si sus procedimientos funcionan en la práctica, en lugar de limitarse a ver si existen los documentos necesarios.

¿Cuándo debería una organización recurrir a un especialista externo en cumplimiento normativo o integridad?

La experiencia externa puede ser especialmente valiosa cuando se trata de un asunto delicado, complejo o difícil de evaluar de forma objetiva desde dentro de la organización.

Las personas que trabajan en una empresa acaban, naturalmente, familiarizándose con sus rutinas, relaciones y formas habituales de hacer las cosas. Este conocimiento operativo es valioso, pero también puede crear puntos ciegos. Las prácticas que se han convertido en algo habitual con el tiempo pueden dejar de cuestionarse, y a algunas personas les puede resultar difícil cuestionar las decisiones tomadas por compañeros o altos directivos.

Un especialista externo puede aportar perspectiva, una visión independiente y conocimientos específicos a la hora de evaluar riesgos, revisar procesos y determinar las respuestas adecuadas. Esto no significa que los equipos internos carezcan de competencia o integridad. Significa que la independencia y el criterio especializado pueden ser especialmente importantes cuando los propios intereses, las relaciones o las líneas jerárquicas de la organización puedan influir en la evaluación.

El apoyo externo puede consistir en revisar las medidas de cumplimiento, reforzar los controles, rediseñar los procedimientos de notificación o gestionar una investigación delicada. El objetivo es ayudar a la organización a esclarecer los hechos, subsanar las deficiencias y tomar decisiones basadas en pruebas, en lugar de en suposiciones o presiones internas.

¿Cómo pueden saber las empresas si su formación en materia de cumplimiento normativo y su cultura de transparencia están funcionando de verdad?

Tienen que ir más allá de la asistencia a los cursos de formación, la aceptación de las políticas y el número de denuncias recibidas.

La formación debería ayudar a los empleados a identificar los riesgos y a entender cuáles son sus responsabilidades. Los responsables deberían saber cómo reaccionar cuando alguien plantee una inquietud, mientras que quienes se encargan de gestionar las denuncias deben tener las habilidades adecuadas en materia de evaluación, confidencialidad, conflictos de intereses y gestión de casos.

Las organizaciones pueden evaluar su eficacia mediante ejercicios basados en situaciones hipotéticas, comentarios de los empleados, evaluaciones de conocimientos y análisis de cómo se gestionan los informes. También deberían examinar los problemas recurrentes, los retrasos en el seguimiento, la aplicación de medidas correctivas y si los controles internos funcionan como se espera.

El informe de 2026 de la ACFE reveló que las denuncias internas fueron el método de detección inicial en el 43 % de los casos de fraude laboral analizados, y que más de la mitad de esas denuncias procedían de empleados. Las denuncias fueron el método de detección más mencionado en el estudio, lo que refuerza la importancia de que los canales de información sean accesibles y fiables.

Que haya más denuncias no significa necesariamente que haya más casos de conducta indebida; puede indicar que hay más concienciación y confianza. Del mismo modo, un volumen bajo de denuncias no significa automáticamente que haya una cultura organizativa sana.

Si una organización pudiera dar un paso este año para reforzar su enfoque en materia de ética e integridad, ¿qué le recomendarías?

Le recomendaría analizar la diferencia entre lo que la dirección cree que está pasando y lo que los empleados viven en la práctica.

Preguntarse qué información podría no estar llegando a los responsables de la toma de decisiones, en qué casos los empleados podrían mostrarse reacios a plantear sus inquietudes y si los procedimientos actuales funcionarían si una denuncia afectara a un alto directivo o a un incumplimiento operativo recurrente. A continuación, revisa la formación, los controles, los mecanismos de notificación y los procedimientos de escalado pertinentes en relación con esos escenarios.

Este ejercicio puede ayudar a detectar puntos débiles antes de que se conviertan en problemas más graves. También puede aclarar en qué aspectos la organización necesita una mejor formación, procedimientos más sólidos, asesoramiento independiente o un seguimiento más eficaz.

No se puede esperar que los líderes sepan todo lo que pasa en una organización tan compleja. Sin embargo, sí que son responsables de crear las condiciones para que la información relevante les llegue y de asegurarse de que la organización pueda responder como es debido.

El mayor riesgo no siempre es el problema que llega a la Dirección. A veces, es el problema que nunca llega hasta allí.

Sobre Denisa Simion

Denisa Simion es experta en cumplimiento normativo e integridad con amplia experiencia en gobierno corporativo, marcos de cumplimiento, gestión de riesgos y mejora de procesos organizativos. Está especializada en formación en ética e integridad, prevención del fraude corporativo y en el desarrollo y la implementación de políticas de cumplimiento eficaces, controles internos y sistemas de denuncia de irregularidades.

Al combinar una visión estratégica con un conocimiento práctico del funcionamiento de las organizaciones, ayuda a las empresas a reforzar la responsabilidad, a integrar los estándares éticos en la toma de decisiones diaria y a convertir los requisitos de cumplimiento normativo en prácticas eficaces y sostenibles.

Para saber más sobre sus servicios, desde análisis forenses y asesoramiento antifraude hasta programas de integridad y formación en rumano e inglés, visita denisasimion.ro.