Creare una cultura della parola: il punto di vista del consiglio di amministrazione non rappresenta il quadro completo

Articolo scritto dalla nostra partner rumena Denisa Simion sui rischi che le organizzazioni tendono a trascurare, sul perché i dipendenti tacciono e su come la prevenzione, le competenze indipendenti e una segnalazione efficace possano aiutare a colmare questa lacuna.

Whistlelink ha recentemente dato il benvenuto a Denisa Simion come partner in Romania. Grazie al suo background nell’ambito della forense aziendale e agli anni di esperienza nella formazione delle organizzazioni su etica e integrità, Denisa vede in prima persona il divario tra ciò che la dirigenza crede stia accadendo e ciò che vivono realmente i dipendenti. Le abbiamo chiesto quali sono i rischi che le organizzazioni tendono a trascurare, perché le persone tacciono e cosa rende efficace un sistema di segnalazione nella pratica.

Dal tuo punto di vista, qual è il principale punto cieco delle organizzazioni quando si parla di etica e integrità?

I vertici aziendali e i consigli di amministrazione prendono decisioni basandosi sulle informazioni a loro disposizione. Il problema è che queste informazioni non sempre rispecchiano ciò che accade all’interno dell’organizzazione.

I dipendenti che lavorano a stretto contatto con le operazioni quotidiane potrebbero assistere a comportamenti inappropriati, casi ricorrenti di non conformità o pratiche che aggirano i controlli interni. Eppure, queste questioni non arrivano necessariamente ai decisori. Le informazioni possono essere filtrate dai vari livelli gerarchici, le preoccupazioni possono essere minimizzate e i dipendenti potrebbero decidere che non vale la pena correre il rischio di parlare.

L’Associazione degli Esperti Certificati in Frodi (ACFE) sottolinea che, secondo le stime degli Esperti Certificati in Frodi, le organizzazioni perdono circa il 5% del loro fatturato annuo a causa delle frodi sul posto di lavoro. Il suo rapporto del 2026 Report to the Nations del 2026, che analizza 2.402 casi indagati in 143 paesi e territori, ha rilevato una perdita mediana di 104.000 dollari per caso, mentre nel 20% dei casi le perdite superavano il milione di dollari.

Questi dati riguardano le frodi sul posto di lavoro, non ogni tipo di comportamento scorretto o violazione delle norme. Tuttavia, dimostrano perché le organizzazioni non possono permettersi di affidarsi esclusivamente alle informazioni che arrivano ai vertici aziendali attraverso i canali formali di segnalazione. Il fatto che non vengano segnalati dei problemi non significa che questi non esistano.

Come possono le organizzazioni prevenire i comportamenti scorretti e creare un ambiente in cui le persone possano riconoscere e segnalare eventuali problemi?

La prevenzione inizia aiutando le persone a capire cosa significano etica e integrità nel loro contesto lavorativo concreto. La formazione è importante, ma dovrebbe andare oltre la semplice spiegazione delle politiche o degli obblighi legali. I dipendenti devono saper riconoscere potenziali conflitti di interesse, segnali di frode, comportamenti inappropriati e violazioni procedurali, e capire come reagire.

Anche i manager hanno bisogno di una formazione mirata. Il modo in cui reagiscono alle domande, agli errori e alle informazioni scomode può incoraggiare la trasparenza oppure insegnare alle persone a tacere.

Il rapporto dell’ACFE del 2026 ha rilevato che le organizzazioni che offrivano corsi di formazione sulla prevenzione delle frodi sia ai dipendenti che ai dirigenti registravano perdite medie dovute a frodi pari a 84.000 dollari per caso, rispetto ai 150.000 dollari delle organizzazioni che non offrivano formazione a nessuno dei due gruppi. Inoltre, è emerso che il numero di segnalazioni da parte dei dipendenti era più che raddoppiato nei casi in cui i dipendenti avevano seguito una formazione sulla prevenzione delle frodi.

Si tratta di correlazioni osservate nei casi analizzati, non di una prova che la formazione da sola porti a una riduzione delle perdite. Tuttavia, rafforzano l’importanza della sensibilizzazione come parte di un quadro più ampio di prevenzione e individuazione. La formazione deve essere supportata da procedure chiare, controlli efficaci e meccanismi di segnalazione di cui le persone si fidino.

Perché i dipendenti tacciono anche quando ci sono canali di segnalazione?

Perché avere un canale per esprimersi liberamente e fidarsi di esso sono due cose diverse.

Il Rapporto sulla Cultura Etica 2024 di Ethisphere, basato su circa due milioni di risposte dei dipendenti raccolte tra aprile 2020 e marzo 2024, ha rilevato che il 93% dei dipendenti ha dichiarato che segnalerebbe un comportamento scorretto se ne fosse testimone. Eppure, solo il 50% dei dipendenti che aveva effettivamente osservato un comportamento scorretto lo ha segnalato. Tra coloro che non hanno segnalato la condotta scorretta che avevano notato, il 48% ha citato il timore di ritorsioni e il 48% ha detto di non credere che sarebbero state prese misure correttive.

Questi risultati mettono in luce due ostacoli ben distinti: la paura delle conseguenze personali e la mancanza di fiducia nella risposta dell’organizzazione.

C’è anche un problema strutturale. I dipendenti potrebbero pensare che certe pratiche siano già note alla dirigenza, che non cambierà nulla o che mettere in discussione una persona influente potrebbe danneggiare la loro carriera. Nel frattempo, i vertici aziendali potrebbero interpretare l’assenza di segnalazioni come una prova che l’organizzazione funziona bene.

Un numero esiguo di segnalazioni va quindi interpretato con cautela. La domanda fondamentale è se i dipendenti abbiano abbastanza fiducia nel processo da utilizzarlo e se l’organizzazione reagisca in modo efficace quando lo fanno.

Cosa rende efficace un sistema whistleblowing e in quali aspetti le organizzazioni incontrano difficoltà nell’attuarlo?

Un sistema efficace deve funzionare dall’inizio alla fine: dalla ricezione e conferma di una segnalazione, passando per la valutazione iniziale, il triage e le indagini se necessario, fino alla comunicazione, alle azioni correttive e al follow-up.

Una piattaforma dedicata può garantire comunicazioni sicure, un accesso controllato e una gestione tracciabile dei casi. Tuttavia, la tecnologia da sola non può assicurare che una segnalazione venga valutata in modo imparziale, che i conflitti di interesse vengano gestiti o che vengano intraprese le azioni appropriate.

In Romania, la legge n. 361/2022, che recepisce la direttiva UE sulla protezione dei segnalanti, stabilisce i requisiti relativi ai canali di segnalazione interni e alla tutela dei segnalanti per le organizzazioni che rientrano nel suo ambito di applicazione. In pratica, le organizzazioni potrebbero disporre delle politiche e dei canali richiesti senza però avere procedure sufficientemente chiare per gestire i casi delicati, in particolare quelli che coinvolgono i vertici aziendali o persone influenti.

La vera sfida è assicurarsi che le responsabilità, i canali di escalation, le misure di tutela della riservatezza e i poteri decisionali siano ben definiti prima che arrivi una segnalazione. Le organizzazioni dovrebbero anche verificare se le loro procedure funzionano davvero nella pratica, invece di limitarsi a controllare se i documenti richiesti ci siano o meno.

Quando un’organizzazione dovrebbe rivolgersi a uno specialista esterno in materia di conformità o integrità?

Il ricorso a competenze esterne può rivelarsi particolarmente utile quando si tratta di questioni delicate, complesse o difficili da valutare oggettivamente dall’interno dell’organizzazione.

Chi lavora all’interno di un’azienda acquisisce naturalmente familiarità con le sue routine, le relazioni e i modi consolidati di operare. Questa conoscenza operativa è preziosa, ma può anche creare dei punti ciechi. Le pratiche che col tempo sono diventate normali potrebbero non essere più messe in discussione, e le persone potrebbero avere difficoltà a contestare le decisioni prese dai colleghi o dai dirigenti.

Uno specialista esterno può offrire un punto di vista distaccato, una prospettiva indipendente e competenze specifiche nella valutazione dei rischi, nell’analisi dei processi e nella definizione delle risposte adeguate. Questo non significa che i team interni manchino di competenza o integrità. Significa piuttosto che l’indipendenza e il giudizio di uno specialista possono essere particolarmente importanti quando gli interessi, le relazioni o le linee gerarchiche dell’organizzazione stessa potrebbero influenzare la valutazione.

Il supporto esterno può consistere nel riesaminare le misure di conformità, rafforzare i controlli, riorganizzare le procedure di segnalazione o gestire un’indagine delicata. L’obiettivo è aiutare l’organizzazione a accertare i fatti, risolvere le carenze e prendere decisioni basate su prove concrete, piuttosto che su supposizioni o pressioni interne.

Come possono le organizzazioni capire se la loro formazione sulla conformità e la cultura della parola stanno davvero funzionando?

Devono guardare oltre la semplice partecipazione ai corsi di formazione, l’accettazione delle politiche aziendali e il numero di segnalazioni ricevute.

La formazione dovrebbe aiutare i dipendenti a riconoscere i rischi e a capire le proprie responsabilità. I manager dovrebbero sapere come reagire quando qualcuno segnala un problema, mentre chi si occupa delle segnalazioni deve avere le competenze giuste in materia di valutazione, riservatezza, conflitti di interesse e gestione dei casi.

Le organizzazioni possono valutare l’efficacia attraverso esercitazioni basate su scenari, feedback dei dipendenti, valutazioni delle conoscenze e analisi delle modalità di gestione delle segnalazioni. Dovrebbero inoltre esaminare i problemi ricorrenti, i ritardi nel follow-up, l’attuazione delle azioni correttive e verificare se i controlli interni funzionano come previsto.

Il rapporto dell’ACFE del 2026 ha rilevato che le segnalazioni sono state il metodo di individuazione iniziale nel 43% dei casi di frode sul lavoro esaminati, con oltre la metà di queste segnalazioni provenienti dai dipendenti. Le segnalazioni sono state il metodo di individuazione più frequentemente riportato nello studio, a conferma di quanto sia importante rendere le procedure di segnalazione accessibili e credibili.

Un aumento delle segnalazioni non significa per forza che i casi di comportamento scorretto stiano aumentando; potrebbe indicare una maggiore consapevolezza e fiducia. Allo stesso modo, un numero basso di segnalazioni non è automaticamente indice di una cultura aziendale sana.

Se un’organizzazione potesse fare una cosa quest’anno per rafforzare il proprio approccio all’etica e all’integrità, cosa le consiglieresti?

Ti consiglio di verificare il divario tra ciò che la dirigenza ritiene stia accadendo e ciò che i dipendenti vivono nella pratica.

Chiediti quali informazioni potrebbero non arrivare ai decisori, in quali casi i dipendenti potrebbero essere riluttanti a segnalare i propri timori e se le procedure esistenti funzionerebbero nel caso in cui una segnalazione riguardasse un dirigente di alto livello o una violazione operativa ricorrente. Poi valuta la formazione, i controlli, le modalità di segnalazione e le procedure di escalation in relazione a questi scenari.

Questo esercizio può aiutare a individuare i punti deboli prima che diventino problemi più gravi. Può anche far capire in quali ambiti l’organizzazione ha bisogno di una formazione migliore, di procedure più solide, di competenze esterne o di un follow-up più efficace.

Non ci si può aspettare che i dirigenti sappiano tutto quello che succede in un’organizzazione complessa. Hanno però la responsabilità di creare le condizioni affinché le informazioni rilevanti arrivino fino a loro e di garantire che l’organizzazione possa reagire nel modo giusto.

Il rischio maggiore non è sempre il problema che arriva fino alla sala del consiglio. A volte, è proprio il problema che non ci arriva mai.

Informazioni su Denisa Simion

Denisa Simion è una professionista esperta in materia di conformità e integrità, con una vasta esperienza in governance aziendale, quadri normativi di conformità, gestione dei rischi e miglioramento dei processi organizzativi. È specializzata nella formazione su etica e integrità, nella prevenzione delle frodi aziendali e nello sviluppo e nell’implementazione di politiche di conformità efficaci, controlli interni e sistemi whistleblowing.

Unendo una visione strategica a una comprensione pratica di come funzionano le organizzazioni, aiuta le aziende a rafforzare la responsabilità, a integrare gli standard etici nel processo decisionale quotidiano e a tradurre i requisiti di conformità in pratiche efficaci e sostenibili.

Per saperne di più sui suoi servizi, dalle perizie forensi e la consulenza antifrode ai programmi di integrità e alla formazione in rumeno e in inglese, visita denisasimion.ro.