Crearea unei culturi a comunicării deschise: perspectiva consiliului de administrație nu reprezintă imaginea de ansamblu

Articol scris de partenera noastră din România, Denisa Simion, despre riscurile pe care organizațiile le trec cu vederea, motivele pentru care angajații păstrează tăcerea și modul în care prevenirea, expertiza independentă și raportarea eficientă pot contribui la remedierea acestei situații.

Whistlelink a inițiat recent un parteneriat cu Denisa Simion în România. Având o vastă experiență în domeniul investigațiilor corporative și ani de experiență în formarea organizațiilor în materie de etică și integritate, ea analizează direct discrepanța dintre ceea ce conducerea crede că se întâmplă și ceea ce trăiesc angajații. Am întrebat-o despre riscurile pe care organizațiile le trec cu vederea, de ce oamenii păstrează tăcerea și ce face ca un sistem de raportare să funcționeze în practică.

Din punctul tău de vedere, care este principalul punct mort al organizațiilor în ceea ce privește etica și integritatea?

Conducerea și consiliile de administrație iau decizii pe baza informațiilor de care dispun. Dificultatea constă în faptul că aceste informații nu reflectă întotdeauna ceea ce se întâmplă în întreaga organizație.

Angajații care lucrează în strânsă legătură cu operațiunile zilnice pot fi martori la comportamente necorespunzătoare, încălcări repetate ale normelor sau practici care ocolesc controalele interne. Cu toate acestea, problemele nu ajung neapărat la urechile factorilor de decizie. Informațiile pot fi filtrate de-a lungul nivelurilor ierarhice, preocupările pot fi minimalizate, iar angajații pot decide că nu merită să-și asume riscul de a vorbi deschis.

Asociația Examinatorilor Certificați în Fraude (ACFE) menționează că examinatorii certificați în fraude estimează că organizațiile pierd aproximativ 5% din veniturile lor anuale din cauza fraudei la locul de muncă. Raportul său din 2026 Raport către Națiuni, care analizează 2.402 de cazuri investigate în 143 de țări și teritorii, a constatat o pierdere medie de 104.000 de dolari pe caz, în timp ce 20% dintre cazuri au implicat pierderi care depășeau 1 milion de dolari.

Aceste cifre se referă la frauda în cadrul locului de muncă, nu la toate tipurile de abateri sau de încălcări ale normelor de conformitate. Cu toate acestea, ele ilustrează motivul pentru care organizațiile nu își pot permite să se bazeze exclusiv pe informațiile care ajung la conducerea de vârf prin canalele oficiale de raportare. Faptul că nu sunt raportate probleme nu dovedește că acestea nu există.

Cum pot organizațiile să prevină abaterile și să creeze un mediu în care oamenii să identifice și să semnaleze problemele?

Prevenirea începe prin a ajuta oamenii să înțeleagă ce înseamnă etica și integritatea în mediul lor real de lucru. Formarea este importantă, dar ar trebui să depășească simpla explicare a politicilor sau a obligațiilor legale. Angajații trebuie să recunoască potențialele conflicte de interese, indicatorii de fraudă, comportamentul inadecvat și încălcările procedurale, precum și să înțeleagă cum să reacționeze.

Și managerii au nevoie de formare specifică. Reacțiile lor la întrebări, greșeli și informații incomode pot fie să încurajeze deschiderea, fie să îi învețe pe oameni să păstreze tăcerea.

Raportul ACFE din 2026 a constatat că organizațiile care ofereau cursuri de sensibilizare cu privire la fraudă atât angajaților, cât și managerilor, înregistrau pierderi medii cauzate de fraudă de 84.000 de dolari pe caz, comparativ cu 150.000 de dolari în rândul organizațiilor care nu ofereau astfel de cursuri niciunui grup. De asemenea, s-a constatat că numărul de sesizări din partea angajaților a fost de peste două ori mai mare în cazurile în care erau implicați angajați care beneficiaseră de cursuri de sensibilizare cu privire la fraudă.

Acestea sunt corelații observate în cazurile analizate, nu dovezi că instruirea în sine duce la reducerea pierderilor. Cu toate acestea, ele subliniază importanța sensibilizării ca parte a unui cadru mai amplu de prevenire și detectare. Instruirea trebuie să fie susținută de proceduri clare, controale eficiente și mecanisme de raportare în care oamenii au încredere.

De ce angajații păstrează tăcerea chiar și atunci când există canale de avertizare?

Pentru că a avea un canal prin care să-ți poți exprima părerea și a avea încredere în el sunt două lucruri diferite.

Raportul Ethisphere privind cultura etică din 2024, bazat pe aproximativ două milioane de răspunsuri ale angajaților colectate între aprilie 2020 și martie 2024, a constatat că 93% dintre angajați au declarat că ar raporta un comportament necorespunzător dacă ar fi martori la acesta. Cu toate acestea, doar 50% dintre angajații care au observat efectiv un comportament necorespunzător l-au raportat. Dintre cei care nu au raportat abaterile observate, 48% au invocat teama de represalii, iar 48% au declarat că nu credeau că vor fi luate măsuri corective.

Aceste constatări evidențiază două bariere distincte: teama de consecințe personale și lipsa de încredere în reacția organizației.

Există, de asemenea, o problemă structurală. Angajații pot crede că anumite practici sunt deja cunoscute de conducere, că nimic nu se va schimba sau că a-l contesta pe un individ influent le-ar putea afecta cariera. În același timp, conducerea poate interpreta absența sesizărilor ca o dovadă că organizația funcționează bine.

Prin urmare, un volum redus de sesizări ar trebui interpretat cu prudență. Întrebarea importantă este dacă angajații au suficientă încredere în acest proces încât să îl utilizeze și dacă organizația reacționează în mod adecvat atunci când aceștia o fac.

Ce caracterizează un sistem eficient de semnalare a neregulilor și în ce aspecte întâmpină organizațiile dificultăți la punerea în aplicare a acestuia?

Un sistem eficient trebuie să funcționeze de la un capăt la altul: de la primirea și confirmarea primirii unei sesizări, trecând prin evaluarea inițială, trierea și investigarea, acolo unde este necesar, până la comunicarea informațiilor, luarea măsurilor corective și urmărirea evoluției situației.

O platformă specializată poate asigura o comunicare sigură, un acces controlat și o gestionare trasabilă a cazurilor. Cu toate acestea, tehnologia în sine nu poate garanta că o sesizare este evaluată în mod imparțial, că conflictele de interese sunt gestionate sau că se iau măsurile corespunzătoare.

În România, Legea nr. 361/2022, care transpune Directiva UE privind protecția avertizorilor în interes public, stabilește cerințe referitoare la canalele de avertizare interne și la protecția avertizorilor pentru organizațiile care intră în domeniul său de aplicare. În practică, organizațiile pot dispune de politicile și canalele necesare fără a avea însă mecanisme suficient de clare pentru gestionarea cazurilor sensibile, în special a celor care implică conducerea sau persoane influente.

Adevărata provocare constă în a se asigura că responsabilitățile, căile de escaladare, măsurile de protecție a confidențialității și competențele decizionale sunt definite înainte de primirea unui raport. Organizațiile ar trebui, de asemenea, să verifice dacă procedurile lor funcționează în practică, și nu doar dacă documentele necesare există.

Când ar trebui o organizație să apeleze la un specialist extern în conformitate sau integritate?

Expertiza externă poate fi deosebit de valoroasă atunci când o chestiune este delicată, complexă sau dificil de evaluat în mod obiectiv din interiorul organizației.

Persoanele care lucrează în cadrul unei companii se familiarizează în mod natural cu rutinele, relațiile și modurile consacrate de a face lucrurile. Această cunoaștere operațională este valoroasă, dar poate crea și puncte oarbe. Practicile care au devenit normale de-a lungul timpului pot să nu mai fie puse sub semnul întrebării, iar persoanelor le poate fi dificil să conteste deciziile luate de colegi sau de conducerea superioară.

Un specialist extern poate oferi o privire obiectivă, o perspectivă independentă și cunoștințe de specialitate în evaluarea riscurilor, analizarea proceselor și stabilirea măsurilor adecvate. Acest lucru nu înseamnă că echipele interne nu dispun de competență sau integritate. Înseamnă că independența și judecata de specialitate pot fi deosebit de importante atunci când interesele, relațiile sau structurile ierarhice ale organizației pot influența evaluarea.

Sprijinul extern poate implica revizuirea măsurilor de conformitate, consolidarea controalelor, reorganizarea procedurilor de raportare sau gestionarea unei anchete delicate. Obiectivul este de a ajuta organizația să stabilească faptele, să remedieze punctele slabe și să ia decizii bazate pe dovezi, mai degrabă decât pe presupuneri sau presiuni interne.

Cum pot organizațiile să afle dacă programele lor de formare în materie de conformitate și cultura de raportare a neregulilor dau cu adevărat rezultate?

Trebuie să privească dincolo de prezența la cursuri, confirmările privind politicile și numărul de sesizări primite.

Cursurile de formare ar trebui să îi ajute pe angajați să recunoască riscurile și să își înțeleagă responsabilitățile. Managerii ar trebui să știe cum să reacționeze atunci când cineva semnalează o problemă, iar cei care se ocupă de raportări trebuie să dețină competențe adecvate în materie de evaluare, confidențialitate, conflicte de interese și gestionarea cazurilor.

Organizațiile pot evalua eficacitatea prin exerciții bazate pe scenarii, feedback din partea angajaților, evaluări ale cunoștințelor și analize privind modul în care sunt gestionate rapoartele. De asemenea, acestea ar trebui să examineze problemele recurente, întârzierile în urmărirea acestora, punerea în aplicare a măsurilor corective și dacă controalele interne funcționează conform prevederilor.

Raportul ACFE din 2026 a constatat că sesizările au constituit metoda inițială de detectare în 43% din cazurile de fraudă în mediul profesional examinate, mai mult de jumătate dintre acestea provenind de la angajați. Sesizările au fost cea mai frecvent menționată metodă de detectare în cadrul studiului, ceea ce subliniază importanța asigurării accesibilității și credibilității procesului de raportare.

O creștere a numărului de sesizări nu înseamnă neapărat că numărul abaterilor este în creștere; aceasta poate indica o mai mare conștientizare și încredere. La fel, un volum redus de sesizări nu indică în mod automat o cultură organizațională sănătoasă.

Dacă o organizație ar putea face un singur pas în acest an pentru a-și consolida abordarea în materie de etică și integritate, ce ai recomanda?

Aș recomanda să se analizeze discrepanța dintre ceea ce conducerea crede că se întâmplă și ceea ce experimentează angajații în practică.

Întrebați-vă ce informații ar putea să nu ajungă la factorii de decizie, în ce situații angajații ar putea fi reticenți să-și exprime îngrijorările și dacă procedurile existente ar funcționa în cazul în care o sesizare ar viza un membru al conducerii superioare sau o încălcare operațională recurentă. Apoi, analizați programele de formare, măsurile de control, mecanismele de raportare și procedurile de escaladare relevante în raport cu aceste scenarii.

Acest exercițiu poate ajuta la identificarea punctelor slabe înainte ca acestea să se transforme în probleme mai grave. De asemenea, poate evidenția domeniile în care organizația are nevoie de o pregătire mai bună, de proceduri mai solide, de expertiză independentă sau de o monitorizare mai eficientă.

Nu ne putem aștepta ca liderii să știe tot ce se întâmplă în cadrul unei organizații complexe. Ei sunt însă responsabili de crearea condițiilor în care informațiile relevante să ajungă la ei și de asigurarea faptului că organizația poate reacționa în mod adecvat.

Cel mai mare risc nu este întotdeauna problema care ajunge în sala consiliului de administrație. Uneori, este problema care nu ajunge niciodată acolo.

Despre Denisa Simion

Denisa Simion este o specialistă cu experiență vastă în domeniul conformității și integrității, în guvernanța corporativă, gestionarea riscurilor și îmbunătățirea proceselor organizaționale. Este specializată în formarea în domeniul eticii și integrității, prevenirea fraudei corporative, precum și în elaborarea și implementarea unor politici eficiente de conformitate, a unor controale interne și a unor sisteme de semnalare a neregulilor.

Combinând viziunea strategică cu o înțelegere practică a modului în care funcționează organizațiile, ea ajută companiile să consolideze responsabilitatea, să integreze standardele etice în procesul decizional de zi cu zi și să transforme cerințele de conformitate în practici eficiente și durabile.

Pentru a afla mai multe despre serviciile sale, de la analize forensic și consultanță în combaterea fraudei până la programe de integritate și cursuri de formare în română și engleză, vizitați denisasimion.ro.