Come Grupo Valora ha migliorato le segnalazioni interne con Whistlelink
Grupo Valora è un gruppo aziendale spagnolo con sede nelle Isole Canarie e oltre 40 anni di esperienza nei settori del trasporto, della logistica e della gestione delle informazioni. Opera con il marchio SEUR nelle Isole Canarie e a Valladolid, e ha unità specializzate in soluzioni logistiche avanzate, digitalizzazione e custodia dei dati, attive sia nelle Isole Canarie che nella Spagna continentale.
Per rafforzare la propria cultura della responsabilità e della conformità, Grupo Valora ha scelto Whistlelink per implementare un sistema whistleblowing sicuro ed efficiente, accessibile in tutta l’organizzazione e conforme alla legislazione nazionale ed europea.
La sfida: promuovere fiducia e accessibilità in un contesto operativo gerarchico
La sfida principale era creare fiducia nel sistema whistleblowing, soprattutto nelle aziende del gruppo Valora legate alla logistica, dove prevale una cultura tradizionalmente gerarchica e operativa. Questi contesti sono spesso meno abituati a strumenti di segnalazione e hanno un accesso digitale più limitato.
I dipendenti avevano bisogno di sapere che:
- – Le loro segnalazioni sarebbero state prese sul serio e gestite correttamente
- – La politica di non ritorsione sarebbe stata rispettata
- – Esiste un canale sicuro e funzionale per segnalazioni riservate e anonime
Sebbene solo una delle aziende del gruppo sia legalmente obbligata a implementare un canale etico, Grupo Valora ha deciso di estendere la soluzione a tutta l’organizzazione. Una scelta motivata dalla convinzione nei benefici più ampi: rafforzare la cultura etica, favorire la prevenzione e stimolare il miglioramento continuo. Un segnale concreto dell’impegno della leadership verso la conformità normativa e la costruzione di una cultura aziendale trasparente e basata su principi.
Per favorire un uso consapevole del sistema, il team Compliance comunica regolarmente e organizza sessioni di formazione su misura in base ai ruoli e ai contesti aziendali.
Infine, i leader giocano un ruolo chiave nella promozione del Canale Etico, presentandolo come uno strumento di tutela per tutti e dando l’esempio con una leadership etica.
La soluzione Whistlelink: flessibile, sicura e scalabile
Whistlelink ha fornito a Grupo Valora un sistema whistleblowing adatto ai ritmi e alla struttura delle operazioni logistiche. Caratteristiche principali:
✔️ Accesso rapido e compatibile con dispositivi mobili – Segnalazioni facili da qualsiasi luogo e dispositivo.
✔️ Canali riservati – Invii crittografati e sicuri, con anonimato opzionale e possibilità di messaggi vocali.
✔️ Conformità normativa – Allineato alla normativa spagnola e alla Direttiva UE sulla protezione dei whistleblower.
✔️ Strumenti di gestione dei casi – Promemoria integrati e controllo degli accessi per garantire la tracciabilità e la risoluzione puntuale dei casi.
Implementazione e risultati: un lancio strategico per la cultura e la conformità
L’implementazione si è concentrata su tre aree chiave:
- Implementazione a livello di gruppo – Il canale di segnalazione è stato implementato in tutte le società del gruppo, con accesso abilitato tramite diverse piattaforme digitali, tra cui il sito web e la rete intranet.
- Campagne di comunicazione interna – Aggiornamenti regolari con materiali chiari e accessibili hanno spiegato lo scopo del canale, come utilizzarlo e le garanzie che offre, tra cui l’anonimato, la riservatezza e la non ritorsione.
- Formazione mirata – Sessioni personalizzate, sia in presenza che digitali, hanno fornito ai dipendenti indicazioni su quando e come segnalare, promuovendo una cultura dell’integrità in tutti i ruoli.
Sono stati compiuti ulteriori sforzi con il middle management per rafforzare il suo ruolo di facilitatore e ambasciatore della cultura etica.
Di conseguenza, Grupo Valora ha ottenuto:
- Copertura organizzativa completa – Tutti i dipendenti del gruppo dispongono ora di un accesso sicuro e affidabile al canale.
- Maggiore coinvolgimento – L’utilizzo del canale è aumentato gradualmente, con segnalazioni incentrate sulla prevenzione e sul miglioramento dell’ambiente di lavoro.
- Maggiore percezione interna – Il feedback dei sondaggi interni mostra che i dipendenti considerano sempre più il Canale Etico uno strumento di protezione affidabile.
- Maggiore impegno da parte della leadership – I dirigenti senior hanno promosso attivamente il sistema e dato l’esempio con comportamenti etici, rafforzando il tono dall’alto.
Questi sviluppi hanno posizionato il Canale Etico come uno strumento strategico non solo per segnalare irregolarità, ma anche per costruire fiducia e trasparenza all’interno dell’azienda.
"Lo strumento è diventato un canale efficace e discreto per gestire le comunicazioni interne, rafforzando la fiducia dei dipendenti nella garanzia di riservatezza e nella possibilità di anonimato. La sua natura tecnologica e la gestione esterna hanno contribuito a questa percezione di sicurezza, mentre la sua facilità d'uso ha portato a una forte accettazione e al successo operativo.
Secondo il sondaggio sull'etica di quest'anno, il 90% dei dipendenti ha fiducia nella riservatezza del sistema e il 77% lo trova facile da usare."
— Raquel Pereyra McKillop, Responsabile Compliance, Grupo Valora
Punti chiave: Lezioni dal settore della logistica
L’esperienza di Grupo Valora mette in evidenza le migliori pratiche in materia di whistleblowing in settori in rapida evoluzione come la logistica e i trasporti.
- ✔️ Costruire la fiducia attraverso la trasparenza richiede una comunicazione chiara in materia di riservatezza, anonimato e protezione dalle ritorsioni.
- ✔️ Il coinvolgimento della leadership a tutti i livelli è fondamentale, poiché i manager svolgono un ruolo chiave nella promozione di una cultura etica e nell’incoraggiare segnalazioni responsabili.
- ✔️ La formazione e la comunicazione devono essere integrate nelle operazioni, con aggiornamenti regolari e formazione specifica per ruolo a sostegno dell’impegno a lungo termine.
- ✔️ Allineare il whistleblowing a più ampie iniziative di conformità ed etica garantisce che diventi parte fondamentale di una strategia di integrità globale.
- ✔️ L’adeguatezza operativa è essenziale: i sistemi devono essere in linea con la velocità e la complessità degli ambienti logistici e dei flussi di lavoro.
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Whistlelink offre soluzioni sicure e complete per la segnalazione di irregolarità che aiutano le organizzazioni a rispettare gli obblighi legali e a promuovere una cultura della trasparenza. Con funzionalità progettate per operazioni complesse e team geograficamente dispersi, Whistlelink è il partner ideale per le aziende di logistica e trasporto.
