Come Knowmad Mood ha migliorato la segnalazione interna e il whistleblowing con Whistlelink
Knowmad Mood è un fornitore leader di servizi IT specializzato in trasformazione digitale, piattaforme aziendali e consulenza tecnologica avanzata. L’azienda riunisce talenti, tecnologie e competenze aziendali per offrire prestazioni elevate di fronte alle complesse sfide del mercato, con particolare attenzione all’innovazione e allo sviluppo sostenibile. Con quasi 3.000 professionisti e una presenza in Europa, Stati Uniti, America Latina e Africa (attraverso la sua filiale in Marocco), Knowmad Mood supporta progetti di innovazione su larga scala in diversi settori. È quotata alla borsa valori spagnola nel segmento BME Growth.
In un settore in cui la fiducia dei clienti, la riservatezza e la conformità alle normative sono fondamentali, Knowmad Mood ha riconosciuto la necessità di una soluzione sicura per automatizzare i processi di segnalazione interna. L’obiettivo era quello di consentire ai dipendenti di segnalare i propri problemi in modo sicuro, indipendentemente dal luogo in cui si trovano o dal cliente che supportano, implementando un canale di segnalazione interfunzionale e multilingue. Whistlelink è stato scelto come partner ideale, in quanto offre un sistema whistleblowing robusto e conforme alle specifiche esigenze di consulenza e fornitura di servizi IT.
La sfida: Riservatezza, conformità e complessità degli ambienti IT
In qualità di azienda internazionale di servizi IT, Knowmad Mood opera in un contesto frenetico e ad alto rischio che presenta sfide uniche per quanto riguarda il whistleblowing:
Sicurezza dei dati e riservatezza dei clienti – I dipendenti avevano bisogno di un modo affidabile per segnalare l’abuso dei dati, le potenziali violazioni o la gestione impropria dei dati dei clienti, il tutto salvaguardando gli obblighi contrattuali.
Lavoro a distanza e a progetto – Con i dipendenti e i consulenti di Knowmad Mood che spesso lavorano fuori sede, da remoto o con scadenze strette, i canali di segnalazione discreti e anonimi erano essenziali per consentire la trasparenza senza timore di ritorsioni.
Supervisione da parte di terzi – In qualità di integratore di sistemi, Knowmad Mood collabora con subappaltatori, fornitori e partner tecnologici, rendendo essenziale il monitoraggio attivo dei comportamenti esterni.
Conformità multigiurisdizionale – Operare in tutta l’UE, gli Stati Uniti, l’America Latina e l’Africa richiedeva un sistema che fosse in linea con il GDPR e con le leggi locali sulla protezione dei segnalanti, garantendo legalità e coerenza in tutte le regioni in cui l’azienda opera.
La soluzione Whistlelink: Scalabile, sicura e completamente conforme
Knowmad Mood ha implementato la piattaforma whistleblowing di Whistlelink per creare un ambiente di segnalazione sicuro, anonimo e conforme. Le caratteristiche principali includono:
✔️ Accesso mobile-friendly - Segnala facilmente i problemi da qualsiasi luogo o dispositivo.
✔️Riservato e anonimo - Gli invii criptati proteggono l'identità e incoraggiano una segnalazione sicura.
✔️ Messaggi vocali - Segnala in modo sicuro con un'alternativa ai rapporti scritti.
✔️ Strumenti intelligenti per i casi - L'accesso basato sui ruoli, i registri di audit e i promemoria garantiscono una gestione coerente.
✔️ Conformità legale - Allineato con il GDPR e le leggi sui segnalanti in tutte le regioni.
Implementazione e risultati: Costruire la fiducia in una forza lavoro distribuita
L’implementazione è stata guidata dai team Compliance e HR di Knowmad Mood, con il forte supporto del Consiglio di Amministrazione dell’azienda e degli esperti di onboarding di Whistlelink. L’iniziativa ha portato a diversi risultati chiave:
Maggiore fiducia nelle segnalazioni – I dipendenti di tutte le regioni di Knowmad Mood Group ora si sentono più a loro agio nel segnalare le proprie preoccupazioni, in particolare quelle relative ai rischi legati ai clienti o alla cattiva condotta interna.
Predisposizione alla conformità – La soluzione soddisfa gli standard normativi in tutti i paesi in cui l’azienda opera, preparando Knowmad Mood ad affrontare audit e ispezioni.
Una più forte cultura dell’etica, della trasparenza e della governance – La visibilità e il controllo offerti dagli strumenti di gestione dei casi di Whistlelink aiutano Knowmad Mood a rafforzare la cultura della trasparenza e della responsabilità etica, oltre a migliorare la conformità normativa di tutti i suoi dipendenti.
Riduzione dell’esposizione al rischio – La segnalazione tempestiva e anonima consente di intervenire prima e di ridurre i rischi, proteggendo sia i team interni che le relazioni con clienti e fornitori.
"Whistlelink ci ha aiutato a rafforzare la nostra cultura di segnalazione interna, a promuovere la conformità normativa e il comportamento etico e ad allineare le nostre pratiche in tutto il Gruppo Knowmad Mood. Dà ai nostri dipendenti la certezza che le loro preoccupazioni saranno ascoltate, prese sul serio e gestite con cura".
- Alberto Hernández, Responsabile dell'Ufficio Legale e membro del Comitato di Conformità, Knowmad Mood
Principali informazioni da prendere in considerazione: I segnalanti nei servizi IT
L’esperienza di Knowmad Mood illustra come le aziende IT possano affrontare efficacemente le sfide legate al whistleblowing:
✔️ Dai priorità a strumenti sicuri e anonimi che funzionano in ambienti ibridi e in loco.
✔️ Usa una gestione strutturata dei casi per garantire una gestione coerente e conforme.
✔️ Costruisci la fiducia consentendo di riferire senza timori, anche in contesti di consegna ad alta pressione.
✔️ Scegli una soluzione che sia adatta a tutte le aree geografiche e a tutti gli ordinamenti giuridici.
Vuoi saperne di più su Whistlelink?
Whistlelink offre soluzioni di segnalazione sicure e conformi al GDPR , progettate per le organizzazioni moderne. Grazie alla segnalazione anonima, all’accesso multilingue e alla potente gestione dei casi, Whistlelink aiuta i fornitori di servizi IT a creare una cultura di trasparenza e fiducia.
