Wie Sie Ihren Mitarbeitern helfen können, Ihre Whistleblowing-Richtlinie zu verstehen  

Geben Sie Ihren Mitarbeitern mehr Selbstvertrauen, um eine Meldung zu machen, indem Sie ihnen so viele relevante Informationen wie möglich darüber geben, wie Ihr Whistleblowing-Prozess funktioniert. Erstellen Sie eine Whistleblowing-Richtlinie und führen Sie sie von dem, was passiert, bevor sie eine Meldung machen, bis hin zu dem, was passiert, wenn der Fall einer Untersuchung zugeführt wird. 

Es gibt viel, was Sie Ihren Mitarbeitern sagen können, wenn es darum geht, zu erklären, wie Ihre Whistleblowing-Richtlinie funktioniert. Es gibt auch einiges, was man verpassen kann. Beides könnte zu mangelndem Verständnis und folglich zu geringen Offenlegungen führen. 

Die Bereitstellung klarer und relevanter Details führt nicht nur zu einem besseren Verständnis, sondern gibt den Menschen auch das Vertrauen, eine Meldung zu machen und Vertrauen in Ihre Organisation zu setzen. 

Bevor Sie mit der Kommunikation Ihrer Richtlinie beginnen, hilft es auch, den Mitarbeitern die Vorteile des Whistleblowing zu erklären, damit sie ein umfassenderes Bild davon bekommen, warum es wichtig ist, Informationen nicht nur für das Unternehmen, sondern für die Gesellschaft als Ganzes offenzulegen. 

Im Folgenden führen wir Sie an, was für die Kommunikation nützlich ist. 

Helfen Sie Ihren Mitarbeitern, Ihre Whistleblowing-Richtlinie zu verstehen, indem Sie Details zu ihrer Funktionsweise bereitstellen. 

Hier sind die Top-Level-Elemente, die enthalten sein sollten: 

• Erklären Sie, um welche Whistleblowing-Systeme es sich bei der Offenlegung von Informationen in Ihrer Organisation handelt 
• Beschreiben Sie, wo und wie sie auf diese Systeme zugreifen 
• Beschreiben Sie, wie sie während des gesamten Prozesses anonym bleiben 
• Geben Sie Beispiele für die Art von Informationen, die für einen Bericht benötigt werden 

• Lassen Sie sie wissen, wer die Berichte erhält und bearbeitet 
• Besprechen Sie, was passiert, nachdem eine Meldung eingegangen ist, und die anschließende Vorgehensweise 
• Geben Sie Zeitrahmen für die Bearbeitung und Rückmeldung der Fälle an 
• Denken Sie daran, anzugeben, was passiert, wenn die Untersuchung endet 

Vergessen Sie nicht, dass diese Informationen nicht nur für aktuelle Mitarbeiter gelten. Sie sollten Ihre Whistleblowing-Richtlinie und das Verfahren zur Meldung von Bedenken allen an Ihrer Organisation beteiligten Interessengruppen zugänglich machen. 

Sind Sie daran interessiert, mehr über einen Whistleblowing-Dienst und sichere interne Meldewege zu erfahren? Lesen Sie mehr über die EU-Whistleblowing-Richtlinie zur Meldung von Missständen hier und bei EUR-Lex.

Sind Sie auf der Suche nach einem sicheren Hinweisgebersystem für die Meldung von Missständen? Lesen Sie hier mehr.

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