Daj pracownikom większą pewność, że dokonają zgłoszenia, dostarczając im jak najwięcej istotnych informacji na temat działania procesu zgłaszania nieprawidłowości. Poprowadź ich przez cały process od momentu co się stanie, zanim złożą zgłoszenie, aż do chwili, kiedy sprawa trafi do osób zajmujących się dochodzeniem.

Jest wiele rzeczy, które możesz powiedzieć swoim pracownikom, jeśli chodzi o wyjaśnienie, jak działa Twoja polityka informowania o nieprawidłowościach. Jest też wiele rzeczy, które można przegapić. W obu przypadkach może dojść do braku zrozumienia, a w konsekwencji do niskiego poziomu ujawnień.

Podanie jasnych i istotnych szczegółów nie tylko pozwala lepiej zrozumieć, ale także daje ludziom pewność, że dokonają zgłoszenia poprzez kanał wewnętrzny i zaufają Twojej organizacji w tym obszarze.

Zanim zaczniesz komunikować swój regulamin, warto również wyjaśnić pracownikom zalety zgłaszania nieprawidłowości, aby uzyskali większy obraz tego, dlaczego ważne jest ujawnianie informacji nie tylko w obszarze swojej instytucji, ale też wszystkim osobom mającym do czynienia z naszą organizacją.

Poniżej podpowiemy Ci, co jest przydatne do komunikowania się.

Pomóż pracownikom zrozumieć swoją politykę dotyczącą informowania o naruszeniach, podając szczegółowe informacje na temat jej działania.

• Wyjaśnij sposób lub sposoby ujawniania informacji w Twojej organizacji
• Opisz, gdzie i jak uzyskać dostęp do kanałów raportowania
• Szczegółowo opisz, w jaki sposób dane sygnalisty pozostają anonimowe podczas całego procesu
• Podaj przykłady rodzaju informacji niezbędnych do wypełnienia w raporcie
• Powiedz, kto odbiera i obsługuje raporty w organizacji
• Omów, co dzieje się ze zgłoszeniem po jego otrzymaniu i opisz procedurę uzupełniającą
• Określ ramy czasowe na rozpatrzenie spraw i dostarczenie informacji zwrotnych
• Określ, co dzieje się na koniec dochodzenia.

Nie zapominaj, że te informacje są przeznaczone nie tylko dla obecnych pracowników. Powinieneś udostępnić swoją politykę informowania o nieprawidłowościach i proces zgłaszania wątpliwości wszystkim zainteresowanym stronom zaangażowanym w twoją organizację.