Interne Untersuchung von mutmaßlichem Fehlverhalten in Unternehmen

Was ist die beste Praxis für den Umgang mit Whistleblowing-Meldungen? In diesem Gastbeitrag erläutert Tove Tullberg von der Anwaltskanzlei Vinge in Stockholm, Schweden, wie man eine interne Untersuchung von mutmaßlichem Fehlverhalten in einem Unternehmen richtig durchführt.  

Mit insgesamt 500 Kollegen in ihren Büros in Stockholm, Göteborg, Malmö, Helsingborg und Brüssel ist Vinge eine Full-Service-Kanzlei mit führender Expertise in allen Bereichen des Wirtschaftsrechts.  

Die interne Untersuchung  

Whistleblowing-Kanäle bieten die Möglichkeit zur internen Untersuchung und Lösung sensibler Angelegenheiten. Sie können die Wirksamkeit und den Einfluss von Ethikkodizes und anderen Compliance-Richtlinien erhöhen, indem sie das Verfahren institutionalisieren, das Mitarbeiter und andere Personen nutzen können, um ihren Verdacht auf Fehlverhalten zu äußern. Es ist jedoch wichtig, dass Ihre Organisation nicht nur einen Whistleblowing-Kanal einrichtet, sondern auch sicherstellt, dass es Routinen und Verfahren für die Bearbeitung der über das Whistleblowing-System eingereichten Meldungen gibt.  

Wenn Ihre Organisation eine Whistleblowing-Meldung erhält, sollte eine interne Untersuchung eingeleitet werden, um festzustellen, ob die in der Meldung gemachten Anschuldigungen zutreffend sind oder was sonst der wahre Ablauf der Ereignisse ist. Um diese Frage zu beantworten, benötigen wir Einzelheiten, z. B. zum vermuteten Verhalten, zu den Beweisen, die zeigen, welche Person(en) daran beteiligt war(en), und wann, wo und wie das angebliche Verhalten stattgefunden hat. Wir stellen also die folgenden Fragen:   

• Was?   
• Wer?   
• Wann?   
• Wo?   
• Wie?   
• Warum?  

Wir sammeln und analysieren verschiedene Arten von Beweisen, oft in Form von Dokumenten, finanziellen Informationen, dem Inhalt von E-Mails/Arbeitstelefonen und Informationen, die wir durch Befragungen erhalten. Da bestimmte Fristen einzuhalten sind, muss die Ermittlungsarbeit effizient durchgeführt werden, insbesondere im Rahmen des Arbeitsrechts.  

Das Ergebnis der internen Untersuchung  

Das Ergebnis der internen Untersuchung und die im Laufe der Untersuchung gesammelten Beweise bilden die Grundlage für verschiedene Bewertungen und Entscheidungen. Zum Beispiel, ob es Gründe für eine Entlassung gibt und/oder ob eine polizeiliche Anzeige erstattet werden sollte. Die während der Untersuchung gewonnenen Erkenntnisse und Einsichten können auch zur Umsetzung präventiver Compliance-Maßnahmen genutzt werden. Die Beweise können auch in einem möglichen späteren Zivilverfahren verwendet werden. Ziel einer Untersuchung ist es also, Belege zu erhalten, um fundierte Entscheidungen treffen zu können.  

Im Folgenden werden fünf zentrale Elemente für die Durchführung einer internen Untersuchung genannt:   

1. Unabhängigkeit und Objektivität  

Ausgangspunkt für jede Untersuchungstätigkeit ist, dass die Untersuchungsfunktion das Mandat hat, unabhängige Entscheidungen zu treffen. Darüber hinaus müssen alle Personen, die für die Untersuchung verantwortlich sind und sie durchführen, unparteiisch sein. Unparteiisch bedeutet, dass kein Ermittler von einem Entlastungs- oder Verurteilungswillen beeinflusst wird, sondern dass die Beweise die Grundlage für alle Bewertungen und Entscheidungen bilden. Es muss also sichergestellt werden, dass niemand im Untersuchungsteam in einen Interessenkonflikt gerät.   

2. Schuld der Organisation  

Wenn Sie eine Whistleblowing-Meldung über ein vermutetes Fehlverhalten erhalten, beurteilen Sie, ob sich das mutmaßliche Fehlverhalten gegen die Organisation richtet oder nicht. Wird die Organisation als schuldig angesehen oder ist die Organisation mit einem Beschwerdeführer gleichzusetzen? Hat zum Beispiel jemand, der dem Verhalten ausgesetzt war oder durch das Verhalten einen Schaden erlitten hat? Die Schlussfolgerung dient als Richtschnur für Ihre Maßnahmen im Verlauf der gesamten internen Untersuchung.   

3. Beweise und Bewertung von Beweisen   

Verschiedene Arten von Beweisen dienen unterschiedlichen Zwecken (z. B. werden mündliche Aussagen in der Regel als weniger überzeugend angesehen als forensische Beweise). Darüber hinaus können Beweise an Wert verlieren, wenn sie falsch gehandhabt werden. Ein Beispiel ist, dass der Ermittler einen aktiven Computer untersucht, anstatt mit einer Kopie zu arbeiten, und dadurch den Inhalt des aktiven Computers verändert.   

Das Ergebnis der internen Untersuchung kann die Grundlage für verschiedene Arten von Folgeverfahren mit unterschiedlichen Anforderungen an die Beweisführung bilden. Während der Untersuchung müssen die Beweise sorgfältig ausgewertet werden, um zu beurteilen, ob die Beweiskraft für die Verfahren, die im Einzelfall relevant werden können, ausreichend ist.  

4. Dokumentation  

Im Idealfall sollte jede Ermittlungsmaßnahme dokumentiert werden. Dies soll sicherstellen, dass nach einigen Jahren – wenn es vielleicht zu einer Schlichtung kommt – Antworten auf Fragen wie:“ was war der Zweck von …“ und „was war der Grund für …“ leicht zu finden sind.  Es gibt jedoch verschiedene Ermittlungsmaßnahmen, die notwendigerweise gut dokumentiert werden müssen. Dazu gehören:   

• Ermittlungen in Räumlichkeiten und an anderen Orten  
• die Handhabung und Aufbewahrung von Beweismitteln (z.B. bestimmte Geräte und Dokumente) 
• Besprechungen und Befragungen  

Um die Beweiskraft der Beweise zu erhalten, muss der Ermittler sicherstellen, dass er in Zukunft bezeugen kann, wo, wann, wie und von wem die Beweise erhoben wurden.  

5. Berichterstattung  

Wie die Ergebnisse der internen Untersuchung dargestellt werden sollten, hängt vom jeweiligen Fall und der Verwendung der Ergebnisse ab. Gelegentlich gibt es Gründe, mehrere Berichte zu verfassen. Zum Beispiel einen für arbeitsrechtliche Maßnahmen, weiterhin einen, der die Grundlage für ein Zivilverfahren bildet, und einen, der Mängel des laufenden Compliance-Programms aufzeigt. Entscheidend ist, dass der richtige Entscheidungsträger die relevanten Informationen erhält, dass die Antworten auf die spezifischen Fragen klar dargelegt werden und dass ersichtlich ist, wie (und auf der Grundlage welcher Beweise) der Untersuchungsbeauftragte zu den Ergebnissen gelangt ist.  

Über Vinge:    

Das Employment & Corporate Crime Team von Vinge verfügt über Spezialisten mit beträchtlicher Erfahrung auf dem Gebiet des finanziellen und sonstigen Fehlverhaltens sowie der internen Untersuchungen. Unsere Teammitglieder kommen von der schwedischen Behörde für Wirtschaftskriminalität, der Nationalen Anti-Korruptionseinheit und der internen Untersuchungsstelle der Vereinten Nationen. Ein größerer und komplexer Vorfall erfordert häufig juristisches Fachwissen in mehreren Rechtsbereichen. Wenn Sie sich im Zusammenhang mit einem entdeckten oder vermuteten Vorfall an uns wenden, steht Ihnen die gesamte Kompetenz der Kanzlei zur Verfügung, damit Sie schnell feststellen können, welche Maßnahmen ergriffen werden müssen.  

Über den Autor:   

Tove Tullberg arbeitet als Compliance-Spezialistin in der Gruppe Employment & Corporate Crime von Vinge und verfügt über umfangreiche Erfahrung in der Beratung von Mandanten im Zusammenhang mit Ermittlungen zu mutmaßlichem Fehlverhalten, z. B. nach Whistleblowing-Meldungen oder negativer Medienberichterstattung. Tove Tullberg unterstützt Mandanten auch bei der Ausarbeitung und Umsetzung von Richtlinien und Schulungen u. a. in Bezug auf Korruptionsbekämpfung, Sanktionen und Whistleblowing.   

Kontakt:  tove.tullberg@vinge.se 

Sind Sie daran interessiert, mehr über einen Whistleblowing-Dienst und sichere interne Meldewege zu erfahren? Lesen Sie mehr über die EU-Whistleblowing-Richtlinie zur Meldung von Missständen hier und bei EUR-Lex.

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