Enquête interne sur une faute professionnelle présumée

Quelle est la meilleure pratique pour gérer le lancement d’une alerte ? Dans cet article invité, Tove Tullberg du cabinet d’avocats Vinge à Stockholm, en Suède, expliquera comment mener correctement une enquête interne sur une faute professionnelle présumée. 

Avec un total de 500 collègues dans leurs bureaux à Stockholm, Göteborg, Malmö, Helsingborg et Bruxelles, Vinge est un cabinet d’avocats à service complet avec une expertise de pointe dans tous les domaines du droit des affaires. 

L’enquête interne 

Les canaux de lancement d’alertes offrent la possibilité d’enquêter en interne et de résoudre des problèmes sensibles. Ils peuvent accroître l’efficacité et l’impact des codes d’éthique et d’autres politiques de conformité en institutionnalisant le processus que les employés et d’autres peuvent utiliser pour partager leurs soupçons d’inconduite. Il est toutefois important que votre organisation non seulement mette en place un canal de lancement d’alerte, mais s’assure également qu’il existe des routines et des procédures pour traiter les signalements soumis via le système de lancement d’alerte. 

Si votre organisation reçoit un rapport de d’alerte, une enquête interne doit être lancée pour déterminer si les allégations faites dans le rapport sont exactes ou quel est le véritable cours des événements. Afin de répondre à cette question, nous avons souvent besoin de détails concernant, par exemple, le comportement suspecté, les éléments de preuve montrant quelle personne ou quelles personnes ont été impliquées ainsi que quand, où et comment le comportement allégué a eu lieu. Nous posons ainsi les questions suivantes : 

• Quoi ? 
• Qui ? 
• Quand ? 
• Où ? 
• Comment ? 
• Pourquoi ? 

Nous collectons et analysons différents types de preuves ; souvent sous la forme de documents, d’informations financières, du contenu d’e-mails/téléphones professionnels et d’informations reçues lors d’entretiens. Puisqu’il existe certains délais à respecter, le travail d’enquête doit être effectué de manière efficace, notamment dans le cadre du droit du travail. 

Le résultat de l’enquête interne 

Le résultat de l’enquête et les éléments de preuve recueillis au cours de celle-ci serviront de base à diverses évaluations et décisions. Par exemple, s’il existe des motifs de licenciement et/ou si un rapport de police doit être déposé. Les connaissances acquises au cours de l’enquête peuvent également être utilisées pour mettre en œuvre des mesures de conformité préventives. Les éléments de preuve pourraient également être utilisés dans d’éventuelles procédures civiles ultérieures. Ainsi, une enquête vise à obtenir des pièces justificatives pour assurer des décisions éclairées et fondées. 

Voici cinq éléments centraux régissant la réalisation d’une enquête interne : 

1. Indépendance et objectivité 

Le point de départ de tout travail d’enquête est que la fonction d’enquête a pour mandat de prendre des décisions indépendantes. En outre, toutes les personnes responsables de l’enquête et qui la réalisent doivent être impartiales. Impartial signifie qu’aucun enquêteur n’est affecté par le désir d’exonérer ou de condamner, mais que ce sont les preuves qui constituent la base de toute évaluation ou décision. S’assurer qu’aucun membre de l’équipe d’enquête ne soit sujet à des conflits d’intérêts est donc pertinent. 

2. Culpabilité d’organisation 

Lorsque vous recevez un rapport de de lancement d’alerte concernant une inconduite présumée, évaluez si l’inconduite alléguée est dirigée contre l’organisation ou non. L’organisation est-elle en faute ou l’organisation tire-t-elle la sonnette d’alarme sur un problème ? La conclusion guidera vos démarches tout au long de l’enquête interne. 

3. Preuve et évaluation des preuves 

Différents types de preuves ont des objectifs différents (par exemple, les déclarations orales sont généralement considérées comme moins convaincantes que les preuves médico-légales). De plus, les preuves peuvent perdre de leur valeur si elles sont mal gérées. Un exemple est que l’enquêteur examine un ordinateur réel au lieu de travailler avec une copie, et modifie ainsi le contenu de l’ordinateur réel. 

Le résultat de l’enquête interne peut constituer la base de différents types de procédures ultérieures avec des exigences de preuve différentes. Au cours de l’enquête, les éléments de preuve doivent être soigneusement évalués afin de déterminer si la solidité des éléments de preuve est suffisante pour la procédure qui peut devenir pertinente dans l’affaire individuelle. 

4. Documentation 

Idéalement, chaque mesure d’enquête devrait être documentée. Il s’agit de s’assurer qu’après quelques années – peut-être au moment de l’arbitrage – il est facile de trouver des réponses à des questions telles que : « quel était le but de… » et « quelle était la raison de… ». Il existe cependant différentes mesures d’enquête qui, par nécessité, doivent être bien documentées. Ceci comprend : 

• Enquêtes sur les locaux et autres lieux 
• La manipulation et le stockage des preuves (par exemple, certains équipements et documents) 
• Rencontres et entretiens 

Afin de préserver la validité de la preuve, l’enquêteur doit s’assurer qu’il ou elle pourra témoigner à l’avenir sur où, quand, comment et auprès de qui la preuve a été recueillie. 

5. Rapports 

La manière dont les résultats de l’enquête interne doivent être présentés dépend du cas spécifique et de la manière dont les conclusions seront utilisées. Parfois, il y a des raisons de rédiger plusieurs rapports. Par exemple, un pour les mesures de droit du travail, un qui constitue la base des procédures civiles et un identifiant les lacunes du programme de conformité actuel. Il est crucial que le bon décideur reçoive les informations pertinentes, que les réponses aux questions spécifiques soient clairement rapportées et qu’il soit évident comment (et sur la base de quelles preuves) l’enquêteur est arrivé aux résultats. 

À propos de Vinge : 

L’équipe Employment & Corporate Crime de Vinge compte des spécialistes possédant une expérience considérable dans le domaine des fautes financières et autres, ainsi que des enquêtes internes. Nous avons des membres de l’équipe issus de l’Autorité suédoise des crimes économiques, de l’Unité nationale de lutte contre la corruption et de l’organisme d’enquête interne des Nations Unies. Un incident plus important et plus complexe nécessite souvent une expertise juridique dans plusieurs domaines juridiques. Lorsque vous nous rencontrez dans le cadre d’un incident découvert ou suspecté, vous disposez de toute la compétence du cabinet pour identifier rapidement les mesures à prendre. 

A propos de l’auteur : 

Tove Tullberg travaille en tant que spécialiste de la conformité au sein du groupe Employment & Corporate Crime de Vinge et possède une vaste expérience dans la fourniture de conseils aux clients dans le cadre d’enquêtes sur des allégations d’inconduite suite, par exemple, à des lancements d’alerte ou à une couverture médiatique négative. Tove Tullberg assiste également ses clients dans la conception et la mise en œuvre de politiques et de formations relatives à la lutte contre la corruption, les sanctions et le lancement d’alerte, entre autres. 

Contact: 

tove.tullberg@vinge.se

Vous souhaitez en savoir plus sur un service de lancement d’alerte et des canaux de signalement internes sécurisés ? Découvez-en plus sur la directive européenne sur le lancement d’alerte ici et sur Légifrance.

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