Få användbara tips och läs allt om de senaste nyheterna Whistlelinks Blog

Intern utredning av brott inom näringsverksamhet

Intern utredning med Tove Tullberg, Vinge.

Download our free whitepaper:

How to get compliant with the Whistleblowing Law

Vad är bästa praxis för att hantera visselblåsarrapporter? I det här gästinlägget kommer Tove Tullberg från Advokatfirman Vinge i Stockholm att redogöra för hur man korrekt hanterar en intern utredning av oegentligheter inom näringsverksamhet.

Vinge är en fullservice-advokatbyrå med ledande kompetens inom affärsjuridikens alla områden. Totalt har Vinge 500 medarbetare på kontor i Stockholm, Göteborg, Malmö, Helsingborg och Bryssel.

Intern utredning

Visselblåsarkanaler utgör ett tillvägagångssätt genom vilka anställda och andra kan rapportera misstankar om brott och andra överträdelser vilket i sin tur ger företag chansen att snabbt hantera och agera mot interna oegentligheter. I det här avseendet är det dock väsentligt att företag inte bara inrättar en visselblåsartjänst utan även implementerar rutiner och processer för hur inkomna visselblåsarrapporter ska hanteras.

Om organisationen mottar en visselblåsarrapport bör man inleda en intern utredning för att fastställa vad det är som har hänt. För att besvara den frågan behöver vi ofta detaljer om bland annat de misstänkta oegentligheterna, den bevisning som visar vem eller vilka personer som varit inblandade samt när och var oegentligheterna ägde rum. När fick företaget kännedom om det, tillvägagångssättet och finns det några rimliga förklaringar till det som har hänt? Sammanfattningsvis ställer vi därför frågorna:

  • Vad?
  • Vem?
  • När?
  • Var?
  • Hur?
  • Varför?

Vi samlar in och analyserar olika typer av bevisning; ofta i form av dokument, ekonomisk information, innehåll i e-post och tjänstetelefon och genom intervjuer. Eftersom det finns vissa tidsgränser att följa måste arbetet med en intern utredning utföras effektivt, i synnerhet inom arbetsrätten.

Resultatet av en intern utredning

Resultatet av en intern utredning och den bevisning som man samlat in under utredningens gång kommer att kunna ligga till grund för olika typer av åtgärder. Till exempel för att bedöma om det finns grund för avsked och/eller om man bör göra en polisanmälan. Kunskapen om tillvägagångssättet kommer att kunna användas för att implementera förebyggande åtgärder. Bevisningen kan också användas i händelse av efterföljande civilrättsliga förfaranden. En intern utredning syftar alltså till att inhämta underlag för att säkerställa informerade och väl underbyggda beslut.

Se nedan fem centrala hållpunkter som styr genomförandet av en intern utredning:

Oberoende och objektivitet

Utgångspunkten för all utredningsverksamhet är att utredningsfunktionen har mandat till oberoende beslutsfattande. Dessutom måste den eller de personer som ansvarar för och genomför en intern utredning vara objektiva. Objektivitet innebär i den här kontexten att man inte drivs av någon särskild vilja att vare sig fria eller fälla, utan det är enbart bevisningen som ligger till grund för bedömningar eller beslut. Objektivitet betyder vidare att man tar hänsyn till omständigheter som både talar för och emot ett visst förhållande.

Klandervärd eller skadelidande

När ni får en visselblåsarrapport om misstänkta oegentligheter – bedöm om de påstådda oegentligheterna är riktade mot organisationen eller inte. Kommer organisationen att kunna anses klandervärd eller är organisationen att jämställa med en målsägande, d.v.s. någon som har utsatts för eller lidit skada av agerandet? Den bedömningen kommer att vara vägledande för era åtgärder under hela utredningen.

Bevis och bevisvärdering

En intern utredning handlar ytterst om att samla in bevisning som visar om vissa omständigheter föreligger eller inte. Olika typer av bevisning har i sig olika styrka (till exempel anser man typiskt sett muntliga uppgifter som mer osäkra än teknisk bevisning). Bevisning kan dessutom tappa värde om man hanterar den på fel sätt. Ett exempel är att utredaren undersöker en skarp dator istället för att arbeta med en kopia, och därvid förändrar innehållet i den skarpa datorn.

Värderingen av den sammantagna bevisningen och vad den faktiskt visar är ofta en svår och komplex uppgift. Resultatet av en intern utredning utgör underlag för olika typer av efterföljande processer med olika beviskrav. Under utredningen behöver man därför noggrant värdera bevisningen för att kunna bedöma om bevisningens styrka är tillräcklig för de processer som kan bli aktuella i det enskilda fallet.

Dokumentation

I den bästa av världar bör man dokumentera varje utredningsåtgärd. Detta för att säkerställa att man efter några år – kanske när det är dags för skiljeförfarande – med lätthet kan svara på frågor som: ” Vad var syftet med …” och ”vad var skälet till …”. Det finns dock vissa utredningsåtgärder som med nödvändighet måste vara väldokumenterade. Till dessa hör:

  • Undersökningar av lokaler och andra platser
  • Omhändertagande av bevisning (till exempel viss utrustning och dokument)
  • Förvaring och undersökning av bevisning
  • Möten och intervjuer

För att bevara bevisningens styrka måste utredaren säkerställa att hen flera år senare med säkerhet kan vittna om var, när, hur och av vem egendomen påträffades. I en intern utredning med omfattande material kan man snabbt tappa överblicken om man inte i tidigt skede inrättar ett administrativt system som gäller för alla i utredningsgruppen. 

Rapportering

På vilket sätt man ska presentera resultatet av en intern utredning beror på frågeställningarna i det specifika fallet och hur resultatet ska användas. Ibland kan det finnas skäl att skriva flera rapporter. Till exempel en rapport för arbetsrättsliga åtgärder, en som ligger till grund för en civilrättslig process och en rapport avseende brister i det förebyggande arbetet. Det centrala är dels att rätt beslutsfattare får relevant information för det beslut denne har att fatta, att svaren på de aktuella frågeställningarna blir tydligt redovisade och att det framgår hur (det vill säga baserat på vilken bevisning) utredaren har kommit fram till utredningsresultatet.

Om Vinge:

Vinges Employment & Corporate Crime-team har specialister med stor erfarenhet inom området ekonomiska och andra oegentligheter samt interna utredningar. Vi har teammedlemmar med bakgrund från Ekobrottsmyndigheten, Nationella enheten mot korruption och FN:s interna utredningsorgan. En större och mer komplex incident kräver ofta juridisk expertis inom flera juridiska områden. När du träffar oss i samband med en incident som antingen har upptäckts eller misstänks har du hela byråns kompetens tillgänglig, för att snabbt kunna identifiera vilka åtgärder som behöver vidtas.

Om författaren:

Tove Tullberg arbetar som Compliance Specialist i Vinges Employment & Corporate Crime-grupp och har lång erfarenhet av att ge råd till klienter i samband med utredningar av oegentligheter. Det kan till exempel handla om visselblåsarrapporter eller negativ mediebevakning. Tove Tullberg bistår även klienter med att utforma och implementera policys och utbildningar kring bland annat anti-korruption, sanktioner och visselblåsning.

Besök Vinges hemsida för att läsa mer om verksamheten eller kontakta Tove Tullberg här.


Vill du veta mer om en säker visselblåsarfunktion och säkra interna rapportkanaler? Du kan läsa om den nya svenska visselblåsarlagen här.

Letar du efter ett enkelt och säkert visselblåsarsystem eller vill du diskutera visselblåsarlösning för just din organisation? Kontakta oss eller boka en gratis demo av systemet!

Om du har några funderingar eller vill veta mer om Whistlelink vill vi gärna höra från dig!

Letar du efter en säker och trygg lösning för visselblåsning eller intern rapportering?Boka gärna en tid för en gratis demo av vårt system!

Prata med Territory Manager
Annelie Demred

0046 (0)706 83 82 88

WEBINARVisselblåsning i praktiken

Annelie DemredVP, Strategy and Growth

Allt om visselblåsning

Torsdag   |   11:00 – 11:30

WHISTLELINK BLOGMer läsning ...

Så kunde Vatikanen förbättra sin strategi för visselblåsning: Transparens, anonymitet och mer
Visselblåsning inom hotell- och restaurangbranschen: För att skydda kunder, anställda och företagen
Bekanta dig med Whistlelinks samling av instruktionsfilmer
Whistlelink resources

Download the Whitepaper

VI TRÄFFAR DIG GÄRNA

Kontakta oss​

Vårt team vill gärna träffa dig för att visa en gratis demo av Whistlelink.
Du kan välja en lämplig tid i kalendern.

Prata med Territory Manager
Annelie Demred

0046 (0)706 83 82 88

VI TRÄFFAR DIG GÄRNA

Kontakta oss

Vårt team är alltid redo att svara på era frågor. Hitta svar i vår hjälpsektion, eller fyll i formuläret nedan och vi kontaktar er inom kort. Eller slå oss en signal!

Prata med Territory Manager
Annelie Demred

0046 (0)706 83 82 88

HAPPY TO MEET YOU!

Get in touch

Our team is ready to answer your questions. Find the answer by visiting our support centre, or fill out the form below and we'll be in touch as soon as possible. Or simply give us a call!

Talk with Territory Manager
Annelie Demred

0046 (0)706 83 82 88