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Investigación interna de presunta mala conducta corporativa 

investigacion interna.

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Cómo cumplir con la Ley de Denuncias 2/2023

Cuál es la mejor práctica para gestionar las denuncias? En esta publicación Tove Tullberg del bufete de abogados Vinge en Estocolmo, Suecia, analizará cómo realizar correctamente una investigación interna de presunta mala conducta corporativa. 

Con un total de 500 compañeros en sus oficinas de Estocolmo, Gotemburgo, Malmö, Helsingborg y Bruselas, Vinge es un bufete de abogados full-service líder en todas las áreas del derecho comercial. 

la investigación interna 

Los canales de denuncia ofrecen la oportunidad de realizar investigaciones internas y resolver problemas delicados. Pueden aumentar la efectividad y el impacto de los códigos éticos y otras políticas de cumplimiento al institucionalizar los procesos que los empleados y los demás pueden usar para compartir sus sospechas de mala conducta. Sin embargo, es importante que la organización no solo implemente un canal de denuncias, sino que también garantice que existen rutinas y procedimientos para manejar las denuncias presentadas a través del sistema de denuncias. 

Si la organización recibe una denuncia de mala conducta, se debe iniciar una investigación interna para establecer si la denuncia es cierta o cuál es la situacion real. Para responder a esa pregunta, a menudo necesitamos detalles sobre, por ejemplo, la conducta sospechosa, pruebas que muestren qué personas estuvieron involucradas, así como cuándo, dónde y cómo tuvo lugar la supuesta conducta. Hay que hacerse por tanto una serie de peguntas:   

  • Qué? 
  • Quién? 
  • Cuándo? 
  • Dónde? 
  • Cómo? 
  • Por qué? 

Recopilamos y analizamos varios tipos de evidencia; a menudo en forma de documentos, información financiera, contenido de correos electrónicos/teléfonos de trabajo e información obtenida a través de entrevistas. Dado que existen ciertos límites de tiempo a cumplir, el trabajo de investigación debe realizarse de manera eficiente, especialmente dentro del derecho laboral. 

El resultado de la investigación interna. 

El resultado de la investigación y las pruebas que se hayan recabado en el curso de la misma constituirán la base para diversas valoraciones y decisiones. Por ejemplo, si existen motivos para el despido y/o si se debe presentar una denuncia policial. El conocimiento y la perspectiva adquiridos durante la investigación también pueden utilizarse para implementar medidas preventivas de cumplimiento. La evidencia también podría usarse en posibles procedimientos civiles posteriores. Así, una investigación tiene por objeto obtener documentación de apoyo para asegurar decisiones informadas y con fundamento.  

A continuación se presentan cinco elementos centrales que rigen el desempeño de una investigación interna: 

1. Independencia y objetividad 

El punto de partida de todo trabajo de investigación es que la función de investigación tiene el mandato de tomar decisiones independientes. Además, todos los individuos que son responsables y que realizan la investigación deben ser imparciales. Imparcial significa que ningún investigador se vea afectado por ningún deseo de exonerar o condenar, sino que son las pruebas las que constituyen la base para cualquier evaluación o decisión. Por lo tanto, es pertinente garantizar que nadie en el equipo de investigación esté sujeto a conflictos de interés. 

2. Culpa de la organización 

Cuando se reciba una denuncia sobre una sospecha de mala conducta, hay que evaluar si la supuesta mala conducta está dirigida a la organización o no. Es la organización la que tiene la culpa, o es ella la que llama la atencion acerca de un delito? La conclusión constituirá una guía para las medidas que se deben tomar en el transcurso de la investigación interna. 

3. Evidencias y valoración de las evidencias 

Los diferentes tipos de evidencia tienen diferentes propósitos (por ejemplo, las declaraciones verbales generalmente se consideran menos fiables que las pruebas forenses). Además, la evidencia puede perder valor si se gestiona de manera incorrecta. Un ejemplo es que el investigador examine un ordenador en lugar de trabajar con una copia y, por lo tanto, cambie el contenido del ordenador en original.   

El resultado de la investigación interna puede constituir la base para diferentes tipos de procedimientos posteriores con distintos requisitos probatorios. Durante la investigación, las pruebas deben evaluarse cuidadosamente para valorar si la solidez de las pruebas es suficiente para los procedimientos que puedan llegar a ser relevantes en el caso individual. 

4. Documentación 

De manera ideal, cada medida de investigación debería estar documentada. Esto es para asegurar que dentro de un periodo de tiempo, quizás cuando llegue el momento del arbitraje, sea fácil encontrar respuestas a preguntas como: «cuál fue el propósito de…» y «cuál fue el motivo de…». Existen, sin embargo, diferentes medidas de investigación que por necesidad deben estar bien documentadas. Esto incluye: 

  • Investigaciones de locales y otros lugares 
  • El manejo y almacenamiento de evidencias (por ejemplo, ciertos equipos y documentos) 
  • Reuniones y entrevistas 

Para preservar la validez de la evidencia, el investigador debe asegurarse de poder testificar en el futuro sobre dónde, cuándo, cómo y de quién se obtuvo la evidencia. 

5. Informes 

La forma en que se deben presentar los resultados de la investigación interna depende del caso específico y de cómo se utilizarán los hallazgos. De vez en cuando, hay razones para escribir varios informes. Por ejemplo, uno para medidas de derecho laboral, uno que constituye la base para procesos civiles y otro que identifica las deficiencias del programa de cumplimiento actual. Es crucial que quien toma las decisiones reciba la información relevante, que las respuestas a las preguntas específicas se informen claramente y que sea evidente cómo (y en base a qué evidencias) el investigador ha llegado a los resultados. 

Acerca de Vinge:  

El equipo de Laboral y Delitos Corporativos de Vinge cuenta con especialistas con considerable experiencia en el área de mala conducta financiera y de otro tipo, así como en investigaciones internas. Contamos con miembros del equipo con experiencia en la Autoridad de Delitos Económicos de Suecia, la Unidad Nacional Anticorrupción y el organismo de investigaciones internas de las Naciones Unidas. Un incidente más grande y más complejo a menudo requiere experiencia legal en varias áreas legales. Cuando nuestros clientes se reúne con nosotros en relación con un incidente que se haya descubierto o se sospecha, tiene a su disposición toda la competencia de la firma para poder identificar rápidamente qué medidas deben tomarse. 

Sobre el Autor: 

Tove Tullberg trabaja como especialista en cumplimiento en el grupo de Empleo y Delincuencia Corporativa de Vinge y tiene una amplia experiencia en asesorar a clientes en relación con investigaciones de denuncias de mala conducta o publicidad negativa a raiz de denuncias publicas.  Tove Tullberg también ayuda a los clientes a diseñar e implementar políticas y formación relacionadas con anticorrupción, sanciones y denuncias, entre otros. 

Contacto: 

tove.tullberg@vinge.se  

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