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Factores clave para que tu software de canal de denuncias funcione 

Make your whistleblowing system work.

Con la introducción de la Directiva Whistleblowing de la UE, las organizaciones de toda Europa están actualizando o creando políticas de denuncias e implementando nuevos softwares de canal de denuncia.

La Directiva surgió de la necesidad de una mejor protección de quienes denuncian irregularidades y de animar a más personas expuestas a hacerlo, sin embargo, el desafío para las organizaciones es implementar un software de canal de denuncias que funcione en la práctica. Para lograr este objetivo, debe haber confianza. En otras palabras, un software de canal de denuncias fiable debe ser una parte integrante de una cultura corporativa positiva. 

Las tres áreas en las que debe centrarse para crear confianza entre los empleados al implementar un software de denuncias son: 

  • Conciencia 
  • Confianza 
  • Feedback  

Echemos un vistazo al significado de estos factores clave y como ayudan a que tu software funcione. 

1. Conciencia 

Todos los empleados deben saber cómo identificar un problema y cómo enviar una denuncia.  

La Directiva de la UE exige que los empleados conozcan los diferentes canales de denuncia. Pero en la Consulta pública abierta sobre denuncias (UE, 2017), el 42 % de los encuestados dijeron que no sabían cómo ni adónde enviar una denuncia sobre malas conductas.  

Asegúrate de que tus empleados sepan que pueden denunciar irregularidades y dónde hacerlo. Hazles saber qué diferentes canales de denuncia están disponibles para ellos y que pueden denunciar de la manera en la que se sienten cómodos. 

Es importante demostrar que la organización comprende que denunciar puede ser difícil para un empleado. Tener conversaciones abiertas sobre la divulgación de información y cómo se gestionará puede ayudar. 

Una vez que se hayan introducido los canales de denuncia, es importante explicar por qué existen y qué objetivos se espera lograr con ellos. Puede ser para objetivos internos de la empresa, como «queremos conocer los problemas, para poder actuar», o una referencia a las leyes y reglamentos, por ejemplo, «nos tomamos en serio las leyes sobre denunciantes». 

También hazles saber a todos que la compañía u organización quiere cumplir con la ley, proteger a sus empleados y hacer lo correcto. 

2. Confianza 

Los empleados deben tener confianza en el proceso y el software de canal de denuncias de la organización. 

Alrededor del 80% de los empleados no denuncian las irregularidades por temor a las consecuencias legales o económicas.  

Hablar de los motivos que lleva a la emprea a implementar un software de canal de denuncia y de cómo la organización gestionará la información ayudará a generar confianza entre los empleados. Resalte el hecho de que la Directiva Whistleblowing de la UE y la legislación nacional existen para proteger a los denunciantes de medidas disciplinarias. 

El tema más importante cuando se trata de confianza es la posibilidad de que un denunciante sea anónimo y que su identidad permanezca protegida durante todo el proceso. 

Al implementar un sistema de denuncia de irregularidades, asegúrese de que sea seguro y destaque qué medidas se han tomado para proteger los datos personales. Compruebe también si el sistema permite la comunicación bidireccional anónima con el denunciante. 

También es importante crear un proceso transparente para que todos en la organización sepan cómo manejar los informes, realizar investigaciones y saber cuáles son las consecuencias. 

Leer también > Cómo animar a los empleados a denunciar malas conductas 

Por último, debe haber sistemas de control para evitar que se tomen represalias contra un denunciante. Si se producen represalias, se deben imponer sanciones al perpetrador. Envía un mensaje claro de que tal comportamiento no es aceptable y que la persona que decida denunciar estará protegida por el sistema. 

3. Retroalimentación 

To Todas las denuncias deben investigarse lo antes posible y deben tomarse las medidas necesarias. 

El 30% de los empleados optan por no denunciar las malas conductas porque no creen que cambie nada. 

La forma en que una organización maneja los informes es crucial para el buen funcionamiento del sistema. Los empleados deben confiar en que una denuncia se responderá con prontitud y se tomarán medidas. 

La Directiva Whistleblowing de la UE menciona que al denunciante se le debe confirmar la recepción de su caso dentro de los siete días, y más feedback en un plazo de tres meses. 

Se debe garantizar especialmente que no habrá represalias. Esto no solo se aplica al denunciante, sino también a los testigos u otras personas involucradas en la investigación. Asegúrate de que todos los implicados en la denuncia estén protegidos.  

La respuesta también consiste en adaptar y mejorar continuamente el canal de denuncias. Es importante evaluar cuan efectivo es y detectar tendencias sobre las que la dirección puede actuar. Lo importante no es el número de denuncias, sino las desviaciones de la norma. 

Un software de canal de denuncias seguro y fiable 

Recuerda que un buen sistema de denuncias protege tanto a los empleados como a la organización. Estar informado sobre las conductas indebidas a través de un canal de denuncia seguro, conocido por los empleados permite a las organizaciones investigar las denuncias de forma segura y estructurada. 

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