Schlüsselfaktoren, damit Ihr Hinweisgebersystem funktioniert 

Mit der Einführung der EU-Whistleblowing-Richtlinie aktualisieren oder erstellen Organisationen in ganz Europa Richtlinien zum Whistleblowing und implementieren neue Hinweisgebersysteme. 

Die Richtlinie für ein Whistleblowing-System entstand aus der Notwendigkeit heraus, das sich diejenigen, die ein Fehlverhalten melden, sich besser schützen können und immer mehr Menschen ermutigt werden, um Unregelmäßigkeiten zu melden. 

Eine Herausforderung für Organisationen besteht jedoch darin, ein Hinweisgebersystem zu implementieren, das in der Praxis funktioniert. Um dieses Ziel zu erreichen, muss Vertrauen vorhanden sein. Mit anderen Worten, ein zuverlässiges Whistleblowing-System sollte selbstverständlicher Bestandteil einer positiven Unternehmenskultur sein. 

Dabei sollten Sie sich auf folgende drei Punkte konzentrieren, um bei Ihren Mitarbeitern ein Gefühl von Vertrauen aufzubauen, wenn Sie ein Whistleblowing-System implementieren: 

• Bewusstsein 
• Vertrauen 
• Feedback 

Lassen Sie uns einen genaueren Blick darauf werfen, warum dies die Schlüsselfaktoren für die Arbeit Ihres Whistleblowing-Systems sind. 

1. Bewusstsein 

Alle Mitarbeiter sollten wissen, wie man ein Problem identifiziert und einen Whistleblowing-Bericht einreicht. 

Die EU-Richtlinie verlangt, dass Mitarbeiter die verschiedenen Hinweisgeberkanäle kennen. Aber in der Open Public Consultation on Whistleblowing (EU, 2017) gaben 42 % der Befragten an, dass sie nicht wüssten, wie oder wohin sie eine Meldung über Fehlverhalten senden sollten. 

Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter wissen, dass sie Fehlverhalten melden können und wo dies zu tun ist. Teilen Sie Ihren Mitarbeitern mit, welche unterschiedlichen Meldekanäle ihnen zur Verfügung stehen und dass sie Meldungen in der Form abgeben können, mit der sie sich am wohlsten fühlen. 

Es ist wichtig, der Organisation zu zeigen, dass das Erstellen einer Meldung für einen Mitarbeiter schwierig sein kann. Offene Diskussionen über die Offenlegung von Informationen und deren Handhabung können dazu beitragen, dies zu beweisen. 

Nach der Einführung der Whistleblowing-Kanäle ist es wichtig zu erklären, warum es sie gibt und welche Ziele damit erreicht werden sollen. Es kann sich um unternehmensinterne Ziele handeln, wie z.B. „Wir wollen die Probleme kennen, damit wir etwas dagegen tun können“, oder um Verweise auf Gesetze und Vorschriften, z. B. „Wir nehmen Whistleblower-Gesetze ernst“. 

Lassen Sie auch alle Mitarbeiter wissen, dass das Unternehmen oder die Organisation darauf bedacht ist, die Gesetze zu befolgen, ihre Mitarbeiter zu schützen und das Richtige zu tun. 

2. Vertrauen 

Mitarbeiter müssen sich sicher fühlen und Vertrauen in den Whistleblowing-Prozess der Organisation haben. 

Etwa 80 % der Mitarbeiter melden Fehlverhalten nicht, weil sie rechtliche und finanzielle Konsequenzen befürchten. 

Wenn Sie Ihre Gründe für internes Whistleblowing und den Umgang der Organisation mit Meldungen klar darlegen, wird dies dazu beitragen, Vertrauen unter den Mitarbeitern aufzubauen. Betonen Sie die Tatsache, dass die EU-Whistleblower-Richtlinie und die nationalen Rechtsvorschriften dazu da sind, Whistleblower vor Disziplinarmaßnahmen zu schützen. 

Das wichtigste Vertrauensproblem ist die Möglichkeit, dass ein Hinweisgeber anonym bleibt und seine Identität während des gesamten Prozesses geschützt bleibt. 

Stellen Sie bei der Implementierung eines Hinweisgeber Systems sicher, dass es nicht nur bedenkenlos genutzt werden kann, sondern auch welche Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten ergriffen wurden. Überprüfen Sie auch, ob das Whistleblowing-System eine anonyme bidirektionale Kommunikation mit dem Hinweisgeber zulässt. 

Es ist auch wichtig, einen transparenten Prozess zu schaffen, damit jeder in der Organisation weiß, wie er mit Meldungen umgeht, Untersuchungen durchführt und ob und welche Konsequenzen dies hat. 

Lesetipp > So ermutigen Sie Mitarbeiter, Fehlverhalten zu melden 

Schließlich sollten Kontrollsysteme vorhanden sein, um zu verhindern, dass gegen einen Hinweisgeber Vergeltungsmaßnahmen ergriffen werden. Wenn es zu Vergeltungsmaßnahmen kommt, sollten Sanktionen gegen den Täter verhängt werden. Es sendet eine starke Botschaft, dass ein solches Verhalten nicht akzeptabel ist und das die Person, die sich für eine Meldung entscheidet, vom System geschützt wird. 

3. Rückmeldung 

Alle Meldungen müssen so schnell wie möglich untersucht und die erforderlichen Maßnahmen ergriffen werden. 

30 % der Mitarbeiter entscheiden sich dafür, Fehlverhalten nicht zu melden, weil sie glauben, dass sich nichts ändert. 

Die Art und Weise, wie eine Organisation mit Berichten umgeht, ist entscheidend dafür, wie gut das System funktioniert. Mitarbeiter müssen darauf vertrauen, dass eine Meldung zeitnah beantwortet und Maßnahmen ergriffen werden. 

Die EU-Whistleblowing-Richtlinie schreibt vor, dass ein Hinweisgeber innerhalb von sieben Tagen eine Bestätigung über den Eingang der Meldung erhalten und innerhalb von drei Monaten eine Rückmeldung erfolgen muss.  

Ein besonderes Augenmerk muss darauf gelegt werden, dass niemand Vergeltungsmaßnahmen ausgesetzt ist. Dies gilt nicht nur für den Hinweisgeber, sondern auch für Zeugen oder andere an der Untersuchung beteiligte Personen. Stellen Sie sicher, dass jeder in dem Bericht durch Anonymität geschützt ist. 

Bei der Reaktion geht es auch darum, das Hinweisgebersystem anzupassen und kontinuierlich zu verbessern. Es ist wichtig, die Effektivität des Systems zu bewerten und Trends zu erkennen, auf die das Management reagieren kann. Nicht die Anzahl der Whistleblowing-Meldungen ist wichtig, sondern die Abweichungen von der Norm. 

Ein sicheres und zuverlässiges Hinweisgebersystem 

Denken Sie daran, dass ein gutes Whistleblowing-System sowohl Ihren Mitarbeiter als auch Ihrer Organisation schützt. Das Erfassen von Fehlverhalten über einen sicheren Meldekanal, den die Mitarbeiter kennen und dem sie vertrauen, ermöglicht es Organisationen, Meldungen auf sichere und strukturierte Weise zu untersuchen. 

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