Factori cheie pentru ca sistemul tău de avertizare să funcționeze 

Odată cu introducerea Directivei UE privind Whistleblowing, organizațiile din Europa actualizează sau creează politici privind sistemele de avertizare și implementează noi sisteme. 

Directiva a apărut ca urmare a nevoii de o mai bună protecție a celor care raportează fapte ilicite și de a încuraja mai mulți oameni să raporteze neregulile.  

O provocare pentru organizații este însă implementarea unui sistem de avertizare care funcționează în practică. Pentru a atinge acest obiectiv, trebuie să existe încredere. Cu alte cuvinte, un sistem de denunțare fiabil ar trebui să fie o parte naturală a unei culturi corporative pozitive. 

Trei domenii pe care să te concentrezi pentru a construi încrederea în rândul angajaților tăi. atunci când implementezi un sistem de avertizare sunt: 

• Conștientizare 
• Încredere 
• Feedback 

Să aruncăm o privire aprofundată la motivul pentru care aceștia sunt factori cheie care ajută la funcționarea sistemul de avertizare. 

1. Conștientizare 

Toți angajații ar trebui să știe cum să identifice o problemă și cum să trimită un raport de avertizare. 

Directiva UE cere ca angajații să cunoască diferitele canale de avertizare. Însă, în cadrul Consultației publice deschise privind raportarea de integritate (UE, 2017), 42% dintre respondenți au declarat că nu știu cum sau unde să trimită un astfel de raport.  

Asigură-te că angajații știu că pot raporta faptele greșite și unde o pot face. Spune-le ce canale de raportare diferite sunt disponibile pentru ei și că pot avertiza sub orice formă preferă. 

Este important să arătăm organizației că înțelege că întocmirea unui raport poate fi dificilă pentru un angajat. Discuțiile deschise despre dezvăluirea informațiilor și despre modul în care acestea vor fi tratate  le câștigă încrederea.  

Odată ce canalele de avertizare au fost introduse, este important să se explice de ce există și ce obiective se doresc atinse. Poate fi vorba despre obiectivele interne ale companiei, cum ar fi „vrem să cunoaștem problemele existente, ca să putem face ceva în privința lor”, sau referitor la legi și reglementări, de exemplu, „luăm în serios legile privind avertizorii de integritate”. 

Astfel se transmite mesajul că organizația are grijă să respecte legea, să își protejeze angajații și să acționeze responsabil.  

2. Încredere 

Angajații trebuie să se simtă în siguranță și să aibă încredere în procesul de avertizare de integritate al organizației.  

Aproximativ 80% dintre angajați nu raportează fapte greșite pentru că le este frică de consecințele legale și financiare.  

Claritatea în privința modului în care organizația va gestiona rapoartele, va ajuta la construirea încrederii în rândul angajaților. Evidențiază faptul că Directiva UE pentru Whistleblowing și legislația națională sunt acolo pentru a proteja avertizorii de acțiunile disciplinare. 

Cea mai importantă problemă atunci când vine vorba de încredere este posibilitatea ca un avertizor să fie anonim, iar identitatea lui să rămână protejată pe tot parcursul procesului. 

Atunci când implementezi un sistem de avertizare, asigură-te că acesta este sigur și evidențiază ce măsuri au fost luate pentru a proteja datele personale. De asemenea, verifică dacă sistemul permite comunicarea anonimă cu avertizorul. 

De asemenea, este important să se creeze un proces transparent, astfel încât toată lumea din organizație să știe cum se gestionează rapoartele, cum se efectuează investigațiile și dacă și care sunt consecințele. 

Mai citește și > Cum să încurajezi angajații să raporteze o conduită incorectă 

În cele din urmă, ar trebui să existe sisteme de control pentru a preveni represaliile împotriva unui avertizor. În cazul în care apar represalii, ar trebui să se impună sancțiuni. Organizația trebuie să transmită un mesaj puternic că un astfel de comportament nu este acceptabil și că persoana care alege să raporteze va fi protejată de sistem. 

3. Feedback 

Toate rapoartele trebuie investigate cât mai curând posibil și trebuie luate măsurile necesare. 

30% dintre angajați aleg să nu raporteze comportamentul necorespunzător pentru că nu cred că schimbă nimic. 

Modul în care o organizație gestionează rapoartele este crucial pentru cât de bine funcționează sistemul. Angajații trebuie să aibă încredere că un raport primește un răspuns prompt și se vor lua măsuri. 

Directiva UE pentru Whistleblowing precizează că un avertizor trebuie să primească confirmarea primirii raportului în termen de șapte zile, iar feedbackul trebuie furnizat în termen de trei luni. 

Un accent deosebit trebuie pus pe asigurarea faptului că nimeni nu este supus represaliilor. Acest lucru se aplică nu numai avertizorului, ci și martorilor sau altor persoane implicate în anchetă. Asigurați-vă că toată lumea implicată în raport este protejată de anonimat. 

 Este important să evaluăm cât de eficient este sistemul și să identificăm tendințele asupra cărora managementul poate acționa. Nu numărul de rapoarte de avertizare este important, ci abaterile de la normă. 

Un sistem de avertizare sigur și fiabil 

Amintește-ți că un sistem bun de avertizare protejează atât angajații, cât și organizația. Captarea abaterilor printr-un canal de raportare securizat, pe care angajații îl cunosc și în care au încredere, permite organizațiilor să investigheze rapoartele într-un mod sigur și structurat. 

Vrei să discutăm despre o soluție potrivită pentru organizația ta? 

Contactează Whistlelink pentru a vedea un Demo al sistemului.