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Facteurs clés pour faire fonctionner votre système de lancement d’alerte 

Make your whistleblowing system work.

Avec l’introduction de la directive européenne sur le lancement d’alerte, les organisations à travers l’Europe mettent à jour ou créent des politiques sur le lancement d’alerte et mettent en œuvre de nouveaux systèmes de lancement d’alerte. 

La directive est née du besoin de mieux protéger ceux qui signalent des actes répréhensibles et d’encourager davantage de personnes à se manifester et à signaler des irrégularités. 

Un défi pour les organisations, cependant, est de mettre en œuvre un système de lancement d’alerte qui fonctionne dans la pratique. Pour atteindre cet objectif, il faut qu’il y ait de la confiance. En d’autres termes, un système d’alerte fiable devrait faire naturellement partie d’une culture d’entreprise positive. 

Trois domaines sur lesquels se concentrer pour créer un sentiment de confiance entre vos employés lors de la mise en œuvre d’un système de lancement d’alerte sont les suivants  

  • Sensibilisation 
  • Confiance 
  • Retour d’information 

1. Sensibilisation 

Tous les employés doivent savoir comment identifier un problème et comment soumettre un rapport de lancement d’alerte. 

La directive européenne exige que les employés connaissent les différents canaux de lancement d’alerte. Mais dans la consultation publique ouverte sur le lancement d’alerte (UE, 2017), 42 % des personnes interrogées ont déclaré ne pas savoir comment ni où envoyer un rapport d’inconduite. 

Assurez-vous que vos employés savent qu’ils peuvent signaler des actes répréhensibles et où le faire. Faites-leur savoir quels sont les différents canaux de signalement à leur disposition et qu’ils peuvent faire des signalements sous la forme avec laquelle ils se sentent à l’aise. 

Il est important de montrer que l’organisation comprend que faire un signalement peut être difficile pour un employé. Avoir des discussions ouvertes sur la divulgation d’informations et la manière dont elles seront traitées peut aider à le prouver. 

Une fois que les canaux de lancement d’alerte ont été introduits, il est important d’expliquer pourquoi ils existent et quels objectifs vous espérez atteindre avec eux. Il peut s’agir d’objectifs internes à l’entreprise, comme « nous voulons connaître les problèmes, afin de pouvoir y remédier », ou de faire référence aux lois et réglementations, par exemple « nous prenons au sérieux les lois sur les lanceurs d’alerte ». 

2. Confiance 

Les employés doivent se sentir en sécurité et avoir confiance dans le processus de lancement d’alerte de l’organisation. 

Environ 80 % des employés ne signalent pas d’actes répréhensibles parce qu’ils craignent les conséquences juridiques et financières. 

Être clair sur les raisons de votre lancement d’alerte interne et sur la manière dont l’organisation traitera les signalements aidera à renforcer la confiance entre les employés. Soulignez le fait que la directive européenne sur les lanceurs d’alerte et la législation nationale sont là pour protéger les lanceurs d’alerte contre les mesures disciplinaires. 

La question la plus importante en matière de confiance est la possibilité pour un lanceur d’alerte d’être anonyme et que son identité reste protégée tout au long du processus. 

Lors de la mise en place d’un système d’alerte, assurez-vous qu’il est sécurisé et met en évidence les mesures prises pour protéger les données personnelles. Vérifiez également si le système permet une communication bidirectionnelle anonyme avec le lanceur d’alerte. 

Il est également important de créer un processus transparent afin que tout le monde dans l’organisation sache comment gérer les rapports, mener des enquêtes, et quelles sont les conséquences. 

Conseil de lecture > Comment inciter les employés à signaler une faute 

Enfin, des systèmes de contrôle doivent être mis en place pour empêcher qu’un lanceur d’alerte ne fasse l’objet de représailles. En cas de représailles, des sanctions doivent être imposées à l’auteur. Cela envoie un message puissant qu’un tel comportement n’est pas acceptable et que la personne qui choisit de signaler sera protégée par le système. 

Faites également savoir à tout le monde que l’entreprise ou l’organisation veille à respecter la loi, à protéger ses employés et à faire ce qu’il faut. 

3. Rétroaction 

Tous les signalements doivent faire l’objet d’une enquête dès que possible et les mesures nécessaires doivent être prises. 

30 % des employés choisissent de ne pas signaler une faute parce qu’ils pensent que cela ne change rien. 

La façon dont une organisation gère les rapports est cruciale pour le bon fonctionnement du système. Les employés doivent être sûrs qu’un signalement recevra une réponse rapide et que des mesures seront prises. 

La directive de l’UE sur la lancement d’alerte précise qu’un lanceur d’alerte doit recevoir la confirmation de la réception du signalement dans les sept jours, et un retour d’information doit être fourni dans les trois mois. 

Il faut veiller tout particulièrement à ce que personne ne fasse l’objet de représailles. Cela s’applique non seulement au lanceur d’alerte, mais également aux témoins ou à d’autres personnes impliquées dans l’enquête. Assurez-vous que tout le monde dans le rapport est protégé par l’anonymat. 

Répondre, c’est aussi adapter et améliorer en permanence le dispositif d’alerte. Il est important d’évaluer l’efficacité du système et de repérer les tendances sur lesquelles la direction peut agir. Ce n’est pas le nombre de lancement d’alerte qui est important, mais les écarts par rapport à la norme. 

Un système d’alerte sûr et fiable 

N’oubliez pas qu’un bon système d’alerte protège à la fois les employés et l’organisation. La capture d’inconduite via un canal de signalement sécurisé, que les employés connaissent et auxquels ils font confiance, permet aux organisations d’enquêter sur les signalements de manière sûre et structurée. 

Vous souhaitez discuter d’une solution adaptée à votre organisation ? 

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Si vous avez des idées sur cet article ou si vous souhaitez en savoir plus sur Whistlelink, nous serons ravis d’échanger avec vous.

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La directive de l'UE sur le lancement d'alertes expliquée

Iliesse Aichi, Whistlelink  Territory Manager, France

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