3 viktiga tips för att skapa en framgångsrik visselblåsarfunktion 

Efter att EU-direktivet om visselblåsning trädde i kraft i december 2021, har många europeiska företag börjat se över sina nuvarande rutiner och processer för visselblåsning. Många kommer också att behöva skapa en helt ny visselblåsarfunktion för första gången.

Den största utmaningen som dessa står inför är kanske inte att tillämpa de nya lagarna, utan att skapa en visselblåsarlösning som faktiskt fungerar i praktiken och inte bara är fina ord på ett papper. För att man ska nå det målet måste medarbetarna kunna lita på att lösningen fungerar, och att de också är skyddade när de skickar in en visselblåsarrapport.

I den här artikeln ska vi fokusera på tre punkter som är nödvändiga för att skapa en känsla av tillit bland företagets anställda.

• Kännedom om visselblåsarlösningarna
• Skapa förtroende
• Ge feedback

1. Skapa kännedom om er visselblåsarfunktion

Alla anställda bör ha kännedom om företagets visselblåsarfunktion. De ska också veta hur de ska gå till väga för att skicka in en rapport.  42% kände inte till hur eller var man kan skicka in en rapport om missförhållanden.

Börja med att se till att alla dina anställda känner till att de kan skicka in en visselblåsarrapport om oegentligheter, och hur det går till. Det bör finnas flera olika rapportkanaler (både muntliga och skriftliga) att välja mellan. Enligt EU-direktivet har arbetsgivaren en skyldighet att informera om kanalerna för visselblåsning.

Visa förståelse för att det kan kännas svårt att göra en visselblåsningsrapport. Diskutera gärna olika tänkbara anledningar till att anställda inte vill eller vågar skicka in en rapport om sådant de har observerat. Hjälp också dina anställda att förstå nyttan med visselblåsarfunktionen. Det kan handla om företagsspecifika mål där man vill känna till problemen i organisationen för att kunna fixa dem. Man kan också hänvisa till visselblåsarlagen och olika policys angående etik och regelefterlevnad. Förmedla att företaget vill följa visselblåsarlagen, skydda sina medarbetare och göra det som är rätt.

2. Skapa förtroende för er visselblåsarfunktion

Alla anställda måste kunna känna sig säkra på att visselblåsarlösningarna är konfidentiella. Ca 80 % rapporterar inte om missförhållanden eftersom de är rädda för juridiska och finansiella följder.

Genom att vara så transparent och tydlig som möjligt med hur visselblåsarlösningarna fungerar och hur företaget kommer att hantera inkomna rapporter, kan man på sikt skapa förståelse och tillit för er visselblåsarfunktion. Medarbetarna måste kunna lita på att de blir tagna på allvar och inte utsätts för repressalier om de väljer att rapportera, helt i enlighet med visselblåsarlagen.

Den absolut viktigaste frågan när det handlar om förtroende för visselblåsarkanalen är att möjligheten att vara anonym. Ni behöver vidta åtgärder för att visselblåsarens identitet ska vara skyddad genom hela processen. Se till att rapportkanalerna är säkra och uppmärksamma de åtgärder man vidtagit för att upprätthålla sekretessen.

Var också tydlig med hur utredningen av inkomna rapporter kommer att gå till. När ni implementerar visselblåsarlösningar bör ni tänka på att de ska innehålla möjligheten till anonym tvåvägskommunikation med visselblåsaren.

Se till att noga framhålla att det är förbjudet att utsätta visselblåsare för repressalier i någon form. Och, om det ändå skulle hända behöver man fånga upp detta och tillämpa lämpliga sanktioner. Det sänder ett viktigt meddelande till alla medarbetare om att systemet kommer att skydda den som väljer att blåsa i visslan. 

3. Var responsiv

Man ska utreda alla inkomna rapporter utan dröjsmål, och vidta nödvändiga åtgärder om det krävs. 30% väljer att inte rapportera eftersom de inte tror att det ändrar något.

Det sätt på vilket företaget hanterar rapporter om oegentligheter kommer att ha en avgörande effekt på hur väl visselblåsarlösningarna fungerar. Medarbetarna måste kunna lita på att det kommer att vidtas åtgärder och att en visselblåsarrapport får svar inom rimlig tid. Det är även ett krav i EU-direktivet och visselblåsarlagen. Visselblåsaren ska få bekräftelse att rapporten är mottagen inom max 7 dagar och inom tre månader ska man få återkoppling i ärendet.

Under och efter utredningen bör man vara särskilt uppmärksam på att visselblåsaren inte blir utsatt för repressalier i någon form. Det gäller också personer som förekommer i rapporten, eller som hjälpt visselblåsaren på något sätt. Var noga med sekretessen och använd till exempel anonyma enkäter som ett sätt att få kännedom om och kunna rätta till eventuella repressalier.

Att vara responsiv betyder också att man är anpassningsbar och strävar till kontinuerlig förbättring. Du ska övervaka och utvärdera visselblåsarlösningarnas effektivitet och förbättra dem vid behov. Använd gärna mätbara mål men kom ihåg att det är inte bara antalet visselblåsarrapporter som är viktigt. Försök identifiera trender som företaget behöver agera på och som avviker från det normala.

Gör det enkelt att göra rätt

Kom ihåg att visselblåsarlösningarna också skyddar ditt företag från risker. Genom att skapa en visselblåsarfunktion med säkra rapportkanaler för att fånga upp information om potentiella missförhållanden vet alla oroliga anställda vart de kan vända sig. På så sätt kan företaget utreda problem och risker på ett strukturerat och säkert sätt. Genom att bygga tillit för visselblåsarfunktionen gör du det enkelt för alla att göra rätt.