La culture de la parole : Comment construire des organisations où chaque voix est entendue et prise en compte

Par Elisabeta Grigoriu du cabinet d’avocats Grigoriu C. Elisabeta, Roumanie – The HUMAN CENTRIC

Introduction

Elisabeta Grigoriu, fondatrice du cabinet d’avocats Grigoriu C. Elisabeta, est convaincue que le leadership doit être fondé sur l’éthique, et pas seulement sur la performance. Grâce à son cabinet, Elisabeta aide les organisations à renforcer leur conformité en donnant la priorité aux personnes. Avec l’initiative HUMAN CENTRIC, elle promeut un nouveau type de leadership – un leadership qui crée la confiance, la sécurité et le succès à long terme.

Dans ce deuxième article d’une série de trois, elle donne des conseils pratiques sur la manière de créer des organisations éthiques et centrées sur les personnes, en commençant par une véritable culture de la prise de parole.

Créer une culture de la parole

Dans de nombreuses organisations, « Speak Up » est encore considéré comme un slogan plutôt que comme un véritable engagement culturel. Pourtant, au-delà des obligations légales ou de conformité, une forte culture de la prise de parole est devenue un avantage stratégique. Elle protège l’organisation et son personnel, renforce la confiance et permet aux individus de faire part de leurs préoccupations avant qu’elles ne dégénèrent en crise.

Pour créer une telle culture, il ne suffit pas d’un beau document de politique générale. Elle exige des comportements de leadership, une communication ouverte et des processus qui rendent la prise de parole à la fois sûre et efficace.

Cet article propose des mesures pratiques aux responsables, aux équipes de RH et de conformité pour créer et maintenir une culture dans laquelle les employés se sentent à l’aise pour exprimer leurs préoccupations et ont confiance dans le fait que ces préoccupations seront traitées de manière sérieuse et responsable.

Un guide pratique pour les managers, les RH et les équipes chargées de la conformité

L’instauration d’une culture de la prise de parole n’est pas une initiative ponctuelle, mais un effort continu et collectif.

1. Communiquer clairement l’objectif et le processus

La transparence crée la confiance et la sensibilisation est la première étape pour y parvenir. Les employés doivent comprendre pourquoi le processus de prise de parole existe et comment il fonctionne. Les politiques doivent être expliquées pour être comprises.

• Raison d’être du processus : Les gens sont plus enclins à s’engager lorsqu’ils comprennent l’intérêt de faire part de leurs préoccupations et la manière dont cela contribue à un lieu de travail sûr et éthique.
• Ce qui se passe une fois qu’un rapport est soumis : la clarté du flux de travail rassure les employés sur le fait que leurs préoccupations seront examinées de manière équitable et ne seront pas ignorées. Chacun doit comprendre que les représailles sont strictement interdites.
• Qui traite l’information : Les équipes ou les rôles responsables de la réception et de la gestion des préoccupations doivent être clairement communiqués.
• La manière dont la confidentialité est maintenue : Les employés doivent avoir la certitude que leur identité et les informations les concernant seront protégées à chaque étape du processus.

Une communication claire réduit l’incertitude et renforce l’engagement de l’organisation en faveur de la transparence et de l’intégrité.

2. Former les gestionnaires à gérer efficacement les problèmes

Les cadres sont souvent le premier point de contact en cas de problème. Leur comportement peut soit encourager une culture d’ouverture, soit la faire disparaître complètement, d’où l’importance de leur rôle.

DOs : Les comportements clés que les managers doivent maîtriser

✔ Encouragez les gens à se manifester et reconnaissez le courage qu’il faut pour parler. Jouez le rôle de modèle.
✔ Écoutez activement, sans jugement ni interruption.
✔ Évitez de faire des promesses que vous ne pourrez pas tenir.
✔ Documenter les problèmes de manière précise.
✔ Faire remonter les problèmes par les voies appropriées.
✔ Assurez un suivi respectueux, et uniquement avec les conseils de l’équipe chargée de la conformité.

À NE PAS FAIRE : Ce que les managers ne doivent jamais faire

✘ Rejeter ou minimiser les préoccupations.
✘ Réinterpréter les informations sur la base d’opinions personnelles.
✘ Tenter d’enquêter par eux-mêmes.
✘ Exercer des représailles ou permettre des représailles.
✘ Divulguer inutilement des informations.
✘ Ignorez la nécessité d’un suivi.

Les managers donnent le ton. Lorsqu’ils traitent les problèmes de manière cohérente et respectueuse, les employés se sentent plus en sécurité lorsqu’ils soulèvent des questions.

3. Mettre en place des canaux signalement sûrs et accessibles

Un processus Speak Up n’est efficace que si les employés savent comment l’utiliser et se sentent à l’aise pour le faire.

Simplifiez le processus

Utilisez un langage simple, des étapes clairement définies et des outils accessibles. Si le processus semble complexe ou obscur, les gens hésiteront à s’y engager.

Offrir de multiples options de rapport

Le choix augmente l’accessibilité et le confort. Toutefois, veillez à ce que les informations soient claires afin d’éviter toute confusion. Pensez-y :

• Une Hotline interne confidentielle
• Une plateforme de reporting numérique
• Rattachement direct à un supérieur hiérarchique, aux RH ou au service de la conformité
• Rapports anonymes (lorsque cela est autorisé)
• Idéalement, un responsable « Speak Up » désigné

Assurer la sécurité psychologique

La sécurité psychologique est également au cœur d’une culture et d’une organisation « Speak Up » saines.

• Communiquez clairement que les représailles ne seront pas tolérées.
• Former les managers à répondre de manière impartiale et sans préjugés
• Rassurez les employés sur le respect de la confidentialité à chaque étape.

Lorsque les employés savent qu’ils sont protégés, ils sont plus enclins à se manifester rapidement, ce qui permet de résoudre les problèmes avant qu’ils ne s’aggravent.

4. Répondre rapidement et équitablement

Les préoccupations ne doivent jamais disparaître dans le vide. Une réponse rapide et cohérente démontre l’engagement et renforce la confiance. Les organisations doivent veiller à

• Accusé de réception rapide des rapports
• Évaluation impartiale et objective
• Communication transparente des prochaines étapes, dans le respect de la confidentialité
• Des résultats équitables et cohérents
• Une protection permanente contre les représailles tout au long de la procédure et après celle-ci

La direction donne le ton

Une culture de la prise de parole est en fin de compte un choix de leadership. Les dirigeants doivent donner l’exemple des comportements qu’ils attendent des autres en écoutant activement, en répondant de manière responsable et en soutenant ceux qui soulèvent des problèmes.

Lorsque les gens se sentent entendus et voient que des mesures concrètes sont prises, l’organisation renforce à la fois ses fondements éthiques et son avantage concurrentiel. Une véritable culture de la prise de parole devient non seulement une exigence de conformité, mais aussi la marque d’une forte image de marque de l’employeur.

Plus d’informations sur ce sujet

Si ce sujet vous intéresse, ne manquez pas les parties 1 et 3 de la série d’Elisabeta Grigoriu sur l’éthique et le leadership.

Pour en savoir plus sur les services juridiques d’Elisabeta Grigoriu et sur l’initiative The HUMAN CENTRIC, veuillez consulter le site suivant thehumancentric.eu – Les personnes. Éthique. Données