Cultura della parola: Come costruire organizzazioni in cui tutte le voci vengono ascoltate e prese in considerazione

Di Elisabeta Grigoriu dello studio legale Grigoriu C. Elisabeta, Romania – The HUMAN CENTRIC

Introduzione

Elisabeta Grigoriu, fondatrice dello Studio Legale Grigoriu C. Elisabeta, crede che la leadership debba essere costruita sull’etica, non solo sulle prestazioni. Attraverso il suo studio, Elisabeta aiuta le organizzazioni a rafforzare la compliance mettendo le persone al primo posto. Con l’iniziativa The HUMAN CENTRIC, promuove un nuovo tipo di leadership che crea fiducia, sicurezza e successo a lungo termine.

In questo secondo articolo di una serie di tre parti, l’autrice condivide una guida pratica su come costruire organizzazioni etiche e incentrate sulle persone, a partire da una vera e propria Cultura Speak Up.

Creare una cultura della parola

In molte organizzazioni, la cultura della parola è ancora considerata uno slogan piuttosto che un vero e proprio impegno culturale. Tuttavia, al di là dell’adempimento degli obblighi legali o di conformità, una forte cultura della parola è diventata un vantaggio strategico. Protegge l’organizzazione e i suoi dipendenti, rafforza la fiducia e dà ai singoli la possibilità di sollevare dubbi prima che si trasformino in crisi.

Creare una cultura di questo tipo richiede più di un bel documento programmatico. Richiede comportamenti da parte dei dirigenti, una comunicazione aperta e processi che rendano l’espressione sicura ed efficace.

Questo articolo offre alcuni passi pratici ai manager, alle risorse umane e ai team di compliance per creare e mantenere una cultura in cui i dipendenti si sentano sicuri di esprimere le proprie preoccupazioni e confidino nel fatto che tali preoccupazioni saranno gestite in modo serio e responsabile.

Una guida pratica per i manager, le risorse umane e i team di compliance

La costruzione di una cultura della parola non è un’iniziativa una tantum, ma uno sforzo continuo e collettivo.

1. Comunicare chiaramente lo scopo e il processo

La trasparenza crea fiducia e la consapevolezza è il primo passo per raggiungere questo obiettivo. I dipendenti devono capire perché esiste e come funziona il processo di speak-up. Le politiche devono essere spiegate per essere comprese.

• Perché esiste questo processo: Le persone sono più disposte a impegnarsi quando capiscono il valore di sollevare dubbi e come questo contribuisca a creare un ambiente di lavoro sicuro ed etico.
• Cosa succede una volta inviata una segnalazione: la chiarezza sul flusso di lavoro rassicura i dipendenti sul fatto che le preoccupazioni saranno esaminate in modo equo e non saranno ignorate. Tutti devono capire che le ritorsioni sono severamente vietate.
• Chi gestisce le informazioni: I team o i ruoli responsabili della ricezione e della gestione dei problemi devono essere comunicati chiaramente.
• Come viene mantenuta la riservatezza: I dipendenti devono essere certi che la loro identità e le loro informazioni saranno protette in ogni fase del processo.

Una comunicazione chiara riduce l’incertezza e rafforza l’impegno dell’organizzazione verso la trasparenza e l’integrità.

2. Formare i manager per gestire efficacemente i problemi

I manager sono spesso il primo punto di contatto quando sorgono delle preoccupazioni. Il loro comportamento può incoraggiare una cultura di apertura o chiuderla del tutto, quindi il loro ruolo è molto importante.

COSA FARE: I comportamenti chiave che i manager devono padroneggiare

Incoraggiare le persone a farsi avanti e riconosci il coraggio che ci vuole per parlare. Agisci come modello di comportamento.
Ascoltare attivamente, senza giudicare o interrompere.
Evitare di fare promesse che non puoi mantenere.
Documentare i problemi in modo accurato.
Risolvere i problemi attraverso i canali appropriati.
Seguire con rispetto e solo con la guida del team di compliance.

COSA NON FARE: Cosa non devono mai fare i manager

Ignorare o minimizzare le preoccupazioni.
Reinterpretare le informazioni sulla base di opinioni personali.
Tentare di indagare da soli.
Fare o permettere ritorsioni.
Divulgare informazioni inutilmente.
Ignorare la necessità di dare un seguito.

I manager danno il tono. Quando gestiscono le preoccupazioni in modo coerente e rispettoso, i dipendenti si sentono più sicuri nel sollevare i problemi in anticipo.

3. Creare canali di segnalazione sicuri e accessibili

Un processo di implementazione della cultura della parola è efficace solo se i dipendenti sanno come utilizzarlo e si sentono a proprio agio.

Rendi il processo semplice

Usa un linguaggio semplice, fasi chiaramente definite e strumenti accessibili. Se il processo sembra complesso o oscuro, le persone saranno riluttanti ad affrontarlo.

Offri diverse opzioni di reportistica

La scelta aumenta l’accessibilità e il comfort. Tuttavia, assicurati che le informazioni siano chiare per evitare qualsiasi confusione. Considera:

• Una hotline interna confidenziale
• Una piattaforma di segnalazione digitale
• Riporto diretto a un manager di competenza, alle risorse umane o alla compliance
• Segnalazione anonima (ove consentito)
• Idealmente, un responsabile per la cultura della parola designato

Garantire la sicurezza psicologica

La sicurezza psicologica è fondamentale per una sana cultura della parola e organizzazione.

• Comunicare chiaramente che le ritorsioni non saranno tollerate
• Formare i manager a rispondere in modo imparziale e senza pregiudizi
• Rassicura i dipendenti sul rispetto della riservatezza in ogni fase

Quando i dipendenti sanno di essere protetti, è più probabile che si facciano avanti prima, consentendo di risolvere i problemi prima che si aggravino.

4. Rispondere in modo rapido ed equo

Le preoccupazioni non devono mai sparire nel nulla. Una risposta tempestiva e coerente dimostra l’impegno e rafforza la fiducia. Le organizzazioni devono assicurarsi che:

• Ricezione tempestiva delle segnalazioni
• Valutazione imparziale e obiettiva
• Comunicazione trasparente dei passi successivi, entro i limiti della riservatezza
• Risultati equi e coerenti
• Protezione continua dalle ritorsioni durante e dopo il processo

La leadership dà il tono

Una cultura della parola è in ultima analisi una scelta della leadership. I leader devono modellare i comportamenti che si aspettano dagli altri ascoltando attivamente, rispondendo in modo responsabile e sostenendo coloro che sollevano problemi.

Quando le persone si sentono ascoltate e vedono che vengono intraprese azioni concrete, l’organizzazione rafforza sia le sue basi etiche che il suo vantaggio competitivo. Una vera e propria cultura della parola diventa non solo un requisito di conformità, ma anche un segno distintivo di un forte employer branding.

Ulteriori informazioni su questo argomento

Se questo argomento ti interessa, non perderti la Parte 1: Ridefinire la leadership e la Parte 3: Una checklist per l’implementazione della cultura della parola della serie di Elisabeta Grigoriu sull’etica e la leadership.

Per saperne di più sui servizi legali di Elisabeta Grigoriu e sull’iniziativa The HUMAN CENTRIC, visita il sito thehumancentric.eu – Persone. Etica. Dati